Служебная записка об отсутствии на рабочем месте: образец

Цель написания и образец составления служебной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте

На крупных предприятиях, где работает большое количество людей, трудно контролировать процесс на словах. Поэтому в работе с коллективом используется специальная внутренняя документация. Сюда относятся всевозможные служебные записки.

Причиной составления такого документа может быть отсутствие работника на рабочем месте. Для чего это нужно? Как составляется? И кто ее оформляет? На все вопросы ответим в этой статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Кто составляет документ?

Служебная или докладная записка о прогуле должна быть составлена лицом, которое по своей должности осуществляет непосредственный контроль над рабочим процессом и работниками:

  • Мастер производственного цеха.
  • Старшая медицинская сестра в лечебном учреждении.
  • Старший менеджер.
  • Секретарь, который ведет табель учета рабочего времени.
  • Заведующий магазином, складом.
  • Руководитель отдела.
  • И другие подобные должностные лица.

В работе большого предприятия недопустимо просто сказать начальнику, что такого-то работника не было вчера на месте. Все, что касается сверхурочных, отгулов, прогулов, больничных необходимо отражать в отчетной документации. Поэтому прогул тоже должен быть учтен документально.

Узнать больше о том, что это такое служебная записка и как оформляется этот документ по ГОСТу, можно здесь.

Основные требования

В объяснительной записке о прогуле обязательно необходимо отразить следующую информацию:

  1. Название отдела, подразделения, в котором составляется бумага.
  2. Заголовок – «Служебная (докладная) записка».
  3. Дата составления и номер документа.
  4. ФИО и должность лица, к которому обращаются.
  5. ФИО и должность прогуливающего работника.
  6. ФИО и должность составителя.
  7. Дата и время отсутствия работника. Если работник отсутствовал весь рабочий день, указывают время, с какого и по какое он должен был быть на своем месте.
  8. Предпринятые меры. Например, звонок работнику с выяснением причины отсутствия.
  9. В заключении следуют выводы по поводу происшествия и предложение о дисциплинарном взыскании.

Изложение должно придерживаться строгого делового стиля.

Как составить?

По содержанию и форме служебная записка напоминает заявление. Поэтому и структура у нее подобная.

В правом верхнем углу нужно оформить «шапку» с указанием данных кому и от кого.

Пример:

«Директору ОАО «Квадрат»
Кондратьеву Кондрату Кондратовичу
От старшего менеджера
Николаева Николая Николаевича»
.

В левом верхнем углу пишут название структурного подразделения.

Пример: «Отдел продаж».

Посередине заголовок. Верхняя строчка – служебная записка, нижняя – об отсутствии работника на рабочем месте. Обе строчки должны быть с заглавной буквы.

После заголовка «Служебная (докладная) записка» пишут дату и номер документа. Далее излагается факт отсутствия, с четким временным промежутком, выясненные причины отсутствия.

Пример:
«Довожу до вашего сведения, что работник отдела продаж Петров Петр Петрович отсутствовал на рабочем месте 5.05.2017 года весь рабочий день с 8 и до 18 часов. Мною были приняты меры для выяснения причины отсутствия в виде звонка на мобильный телефон Петрова. Ответив, он сообщил, что в его квартире произошла авария системы водоснабжения, из-за которой он был вынужден оставаться дома».

Пример: «Прошу принять изложенные факты к сведению и вынести менеджеру отдела продаж Петрову П. П. выговор».

Смягчающие обстоятельства – работник объяснил причину своего отсутствия уважительным поводом, а также, если такое случается впервые, и других нареканий нет. В этом случае составитель может просить о неприменении мер дисциплинарного взыскания.

Пример: «Прошу не применять дисциплинарных мер к менджеру по продажам Петрову П.П., так как подобный инцидент случился впервые, а достоверность изложенной причины отсутствия подтверждает справка из ЖЭКа об аварии системы водоснабжения по адресу проживания Петрова в указанное время его отсутствия».

Отягчающие факты – повторное, или многократное отсутствие на работе, нарекания по поводу исполнения обязанностей и прочее. Такие обстоятельства могут стать основанием для вынесения выговора, применения штрафных санкций и даже увольнения.

Пример: «Подобная ситуация случается уже в 4 раз за последние полгода, указанные ранее причины отсутствия не находили своего подтверждения, а подобное поведение Петрова П.П. приводит к срывам рабочих планов и убыткам. В связи с этим, прошу уволить менеджера по продажам Петрова П.П. в соответствии с п. 6 ст. 81 ТК РФ за прогул».

В конце составитель указывает должность, личные данные и ставит подпись. Между изложением факта прогула и просьбы о применении мер может присутствовать абзац с анализом ситуации.

Пример:
«В последние 3 месяца Петров П.П. часто опаздывал на работу, приходил со следами похмелья. Из чего могу сделать вывод, что отсутствие Петрова на работе связано с чрезмерным употреблением алкоголя и не имеет уважительных причин».

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно в отдельном материале, а подробно о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.
.

Как оформляется документ о невыходе сотрудника на работу?

Организация может запастись специально оформленными печатными бланками для заполнения, но можно написать служебную записку на листе формата A4, придерживаясь необходимых правил. Подписывает документ сам составитель, печать не требуется, если обратное не указано в уставе предприятия. Однако подобную документацию регистрируют в журнале учета секретаря, либо самого отдела.

Сроки

Служебную записку о прогуле составляют не в день прогула, сначала прогул фиксируют в табеле учета рабочего времени. Работника уведомляют об этом и дают 2 дня для предоставления объяснений своего отсутствия. За это время гражданин может подготовить подтверждающие документы, например, справку из ЖЭКа о том, что в его квартире была авария, и проводились работы по ее устранению (подробно о том, как писать служебную записку директору, а также как правильно оформить объяснительную, читайте в этой статье).

В справке должно быть указано время происшествия. Если спустя 2 дня работник не предоставил объяснения и доказательства, то оформляется служебная записка с указанием всех фактов.

Пример

Ни что так не объясняет, как наглядный пример. Для этого был составлен бланк такого документа с соблюдением всех правил и соответствующим содержанием.

Ремонтный цех
Начальнику ремонтного цеха
Борисову Борису Борисовичу
От мастера смены
Егоркина Егора Егоровича

Служебная записка
№ 123 от 15.12.2017 г.
Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до вашего сведения, что слесарь ремонтного цеха Сергеев Сергей Сергеевич отсутствовал на работе 12.12.2017 г. всю рабочую смену с 7:00 до 15:00. При попытке связаться с ним по телефону Сергеев не брал трубку. На следующий день Сергеев вышел на работу в положенное время, и предоставил справку из ГИБДД о том, что он стал участником ДТП и был задержан до выяснения обстоятельств до 13:00. Так как до конца смены оставалось мало времени, Сергеев решил не ходить на работу совсем.

В связи с тем, что слесарь ремонтного цеха Сергеев С.С. не отвечал на звонки, а также сам не предпринял мер к тому, чтобы предупредить меня о причине своего отсутствия, прошу вынести ему выговор.

Мастер смены Егоркин Е.Е. (подпись)

Ответ на служебку

Свое решение директор (начальник) может написать прямо на бланке докладной записки. Это может быть, как согласие с предложением составителя, так и отказ и применение других мер. Написанное удостоверяется подписью с расшифровкой.

Пример положительного ответа: «Подготовить приказ об объявлении выговора Серегину С.С. 15.12.2017 г. Борисов Б.Б. (подпись)».

Пример отказа: «Дисциплинарных мер к Серегину С.С. не применять, так как были предоставлены документы об уважительной причине его отсутствия. 15.12.2017 г. Борисов Б.Б. (подпись)».

О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали тут.

Заключение

Служебная записка о прогуле помогает вести контроль таких ситуаций, зафиксировать все обстоятельства и донести до высокого начальства. Для работника такой документ – не приговор, если он уверен в уважительной причине своего отсутствия, и может доказать это. В любом случае, лучше постараться предупредить свое начальство первым. Такие меры помогут избежать серьезных дисциплинарных мер вплоть до увольнения.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

Служебная записка об отсутствии на рабочем месте

Длительное и беспричинное отсутствие сотрудника на рабочем месте является нарушением трудовой дисциплины. Для того чтобы зафиксировать факт прогула или опоздания, а также принять решение о мерах наказания и их применении к работнику, необходимо составить ряд документов. Одним из этапов оформления нарушения будет создание служебной записки об отсутствии работника.

Служебная записка об отсутствии на рабочем месте

Служебные записки являются неотъемлемой частью документооборота любой фирмы. Их пишут для того, чтобы зафиксировать какой-либо факт, передать руководству просьбу о чем-либо, или донести необходимую информацию до начальника и заинтересованных структурных подразделений. Шаблоны этого документа разрабатываются в соответствии с принятым порядком документооборота.

В случае неявки на рабочее место сотрудника без уважительной причины или по неизвестным основаниям необходимо уведомить об этом факте руководство. В небольших фирмах, с несложной иерархической структурой, как правило, достаточно устного информирования кадровика или директора.

В крупных компаниях первоначальное оформление неявки происходит путем создания служебной записки. Написать ее может кто-либо из коллег неявившегося работника или его непосредственный руководитель.

В зависимости от принятой системы документооборота, направляется такой информационный документ на бумажном носителе либо в электронном виде с использованием ЭЦП. Его форма стандартизирована и содержит:

  • название компании и структурного подразделения;
  • данные руководителя, которого информируют о происшествии;
  • наименование документа «Служебная записка», его регистрационный номер и дату;
  • краткий заголовок, расшифровывающий тему документа;
  • описание инцидента;
  • принятые меры по установлению причины отсутствия работника;
  • предложения о дальнейших действиях.

Ведь в случае непредвиденных обстоятельств или наличия уважительной причины опоздания или прогула, примененные выговор или увольнение необходимо будет отменить.

Процедура оформления выявленного факта дисциплинарного нарушения предполагает коллегиальную фиксацию инцидента. Служебной запиской можно только проинформировать руководство о случившемся.

Служебная записка для обоснования отсутствия сотрудника

Кроме уведомления о произошедшем инциденте, служебная записка может быть ориентирована и на пояснение причин отсутствия сотрудника. Ее форма аналогична первому документу, но содержание имеет некоторое отличие. В ней указывают:

  • краткое описание инцидента;
  • пояснение причин;
  • документы, подтверждающие уважительность отсутствия.
  • Эту записку пишет человек, отсутствовавший на рабочем месте.

Ее можно использовать в качестве письменного пояснения причин несвоевременной явки на работу. По итогам рассмотрения этого документа руководство компании принимает решение об уважительности обоснования и необходимости применения мер дисциплинарного наказания.

Например, сотрудник опоздал на работу из-за того, что не пришел рейсовый автобус. Конечно, можно потребовать, чтобы он принес справку из автопарка о том, что рейс был пропущен или автобус был снят с маршрута и т. д. Но такие действия требуют гораздо больше временных затрат, чем простое принятие пояснения. В этом случае руководитель рассматривает необходимость применения дисциплинарного наказания исходя из предыдущего поведения и эффективности работы такого подчиненного.

Если опоздание носит единичный характер и существенно не повлияло на работу подразделения, либо сотрудник отработал пропущенное время, то начальник может не применять взыскание.

Любое решение руководства по несвоевременной явке подчиненного на рабочее место изначально фиксируется резолюцией на рассмотренной служебной записке, а затем на ее основании издаются соответствующие распорядительные документы и вносится информация в акт об отсутствии работника.

Примеры служебных записок об отсутствии

  1. Для информирования руководителя компании об опоздании или прогуле можно составить такую служебную записку:

Директору компании Мамонтову А. В.

Об отсутствии работника

20.02.2019 года менеджер отдела снабжения Макрохвоткин П. И. не явился на рабочее место к началу рабочего дня (8-30). До настоящего момента (14-00), установить местонахождение и причины отсутствия Макрохвоткина П. И. не представляется возможным, так как его личный и служебный мобильные телефоны не отвечают, а его жена, находившаяся дома в момент звонка на домашний телефон, причины неявки пояснить не смогла и сказала, что утром Макрохвоткин П. И. отправился на работу в обычное время.

Предлагаю зафиксировать неявку на рабочее место Макрохвоткина П. И., путем составления акта, внести соответствующую отметку в табель рабочего времени. Вопрос применения дисциплинарного взыскания, предлагаю рассмотреть после выяснения причины отсутствия.

Начальник отдела Симанткин Д. Ф.

  1. После того, как провинившийся сотрудник появится на рабочем месте, ему необходимо письменно пояснить причину отсутствия. Для этого также можно использовать такой документ, как служебная записка:

Директору компании Мамонтову А. В.

О причине неявки на рабочее место

20.02.2019 года, я Макрохвоткин Петр Иванович, менеджер отдела снабжения, не явился на рабочее место. Причиной отсутствия стала травма, которую я получил по дороге на работу (справку из травмпункта больницы СМП прилагаю). Поставить в известность кого-либо из коллег или начальника отдела, о причине своего отсутствия в тот же день я не мог, так как при падении разбил мобильный телефон.

Справка об оказании медицинской помощи в травматологии больницы СМП от 20.02.2019 № 125-86-35/75

Менеджер отдела Макрохвоткин П. И.

Служебная записка используется во многих компаниях, как форма взаимодействия между структурными подразделениями и руководством компании. В случае с невыясненным отсутствием сотрудника на рабочем месте, с помощью этого документа непосредственный начальник опоздавшего или прогулявшего работника ставит в известность об инциденте кадровую службу и руководство фирмы. Кроме того, служебную записку можно использовать и в качестве письменного пояснения провинившегося работника, которое является обязательным элементом оформления дисциплинарного проступка.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец составления на 2018 год

На предприятии существуют утвержденные специальным локальным актом правила трудового распорядка, которые должны соблюдать все сотрудники компании. Если нарушить их и отсутствовать в свое рабочее время, то это правонарушение является дисциплинарным проступком, за который предусматривается увольнение работника за прогул. Но для этого должна быть составлена докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника представляет собой документ, составляемый ответственным лицом при отсутствии работника на месте работы, с целью доведения до сведений руководства факта совершения дисциплинарного проступка.

Вместе с этим документом происходит также оформление такого документа, как акт об отсутствии работника на рабочем месте. В нем производится фиксация точного времени и даты отсутствия физлица, с которым заключен трудовой контракт, а также какие меры были предприняты, для того чтобы связаться с ним.

После того, как оба бланка оформлены, они должны быть направлены администрации компании, которая, изучив все обстоятельства случившегося, должна принять решение в отношении данного сотрудника. Например, увольнения его за прогул.

Однако, к этой процедуре необходимо подойти серьезно, соблюсти все установленные законодательством мероприятия, полноту отражения фактов на бумаге, описывающих совершенный работником проступок.

Рекомендуется докладную составлять сразу же в момент неявки работника на его место работы, а не по мере возникновения необходимости в этом документе.

Обязательно нужно проверить, что случившееся действительно является прогулом, а не вынужденным отсутствие работника по уважительным причинам, к примеру по болезни.

Это можно сделать, если попытаться обратиться к этому отсутствующему сотруднику через доступные средства связи для объяснений.

В ситуации, когда работник не выходит на контакт или у него нет уважительных причин для отсутствия, необходимо подготовить докладную на имя руководства.

Этот бланк не включается в состав обязательных документов, фиксирующих проступок работника. Однако, она также является доказательством этого нарушения и свидетельствует о происшедшем.

Составитель докладной может в этом документе описать не только произошедшие события, но и попросить принять соответствующие меры.

Такое часто происходит на больших предприятиях, когда директор компании может не знать, что именно произошло или же непосредственный начальник просит снизить меру наказания за проступок.

Однако, информация докладной должна носить информационный характер, рекомендовать меры, а не указывать руководству, что именно ему делать.

Важность докладной повышается, когда работника планируется привлечь к материальной ответственности. Ведь в этом случае она обязательно должна включаться в пакет подтверждающих документов.

Кто должен составить докладную

Закон не содержит прямого указания на то, какой именно работник должен составлять докладную при неявке другого на работу. В теории, это может делать любой из работников. Однако необходимо обязательно соблюдать субординацию между должностями.

Таким образом, обычно на прогульщика оформляет докладные его непосредственный начальник. Он лучше всего знает своего подчиненного, и именно он должен в первую очередь пытаться определить, почему кто-то не появился на своем месте.

Если же руководитель не предпринимает усилий для определения места нахождения работника, докладную может составить другой сотрудник.

Например, из-за невыхода одного работника остановилась работа другого структурного подразделения. В такой ситуации оформлять докладную может руководитель пострадавшего подразделения.

Ведь такой сотрудник по своему характеру работы должен отслеживать появление или отсутствие работников на предприятии и отмечать эти факты в документах.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец 2018 года

Файлы для скачивания:

Скачать образец докладной записки об отсутствии сотрудника, word.

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Для такого документа не существует обязательной формы. Обычно, его составляют в произвольном формате, но при этом соблюдаются правила делового письма. Также, в докладной должны находиться несколько обязательных реквизитов, присущих документам.

Записка может быть полностью написана от руки, либо набрана на компьютере и распечатана на принтере.

Сначала в верхней правой части листа указывается лицо, которому адресуется документ — его должность, наименование субъекта бизнеса, Ф.И.О. адресата. Эти сведения нужно указать в дательном падеже.

Затем на новой строке посередине записывается наименование документа – «Докладная записка». Рядом можно предусмотреть место, на котором будет производиться отметка о регистрации — входящий номер документа, дата поступления.

На следующей строке после заголовка можно кратко указать содержание записки — например, «О неявке на рабочее место Петрова Г. П.».

Далее, в повествовательной манере необходимо изложить произошедшее событие. В частности, обязательно нужно упомянуть точные дату и время, когда было обнаружено, что работника нет на своем месте, общая длительность его отсутствия на работе, наименование подразделения, личную информацию о сотруднике.

Следующим шагом нужно подробно описать, что было предпринято составителем документа для определения места нахождения работника. К примеру, можно рассказать о попытках связаться по сотовому либо городскому телефону, отправке электронных писем и т. д.

Затем нужно рассказать о результатах, которые были достигнуты в процессе розыска сотрудника. Например, удалось ли или нет выяснить причины отсутствия его на работе.

Дальше можно указать, был ли предприятию причинен какой-либо ущерб по причине отсутствия сотрудника на месте. Если это так, то необходимо оценить степень ущерба.

Следующий шаг — работник, который производит составление записки может порекомендовать меры для воздействия к нарушителю. Это может быть выговор, лишение премии, увольнение.

Завершается составление документа проставлением даты написания и подписи.

Как выглядит правильный образец докладной записки о прогуле работника – правила оформления и пример для скачивания

Если работник прогуливает, то это считается нарушением трудовой дисциплины.

Когда он не находится на работе без каких-либо видимых причин, то это может для него плохо закончится вплоть до увольнения.

Начальнику нужно оформить акт и написать докладную вышестоящему руководству.

Даже если сотрудник не явился на рабочее место всего лишь один раз, всё равно данное событие нужно задокументировать.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Составляется ли при отсутствии работника на рабочем месте?

Докладная записка оформляется на работника, если он провинился, и его не было на рабочем месте длительное время – более 4 часов. Информация с помощью этого документа доносится руководству.

Вместе с докладной составляется акт об отсутствии на рабочем месте, в нем записывается точное время, когда сотрудник не явился.

Оформленные документы отдают руководителю для рассмотрения. После получения объяснений о причинах прогула, в случае их неуважительности руководитель может уволить сотрудника либо наложить на него дисциплинарное взыскание. Можно ли уволить беременную за прогул?

Необходимо знать, что такие документы нужно составлять аккуратно и в тот же день, когда работник не пришел на рабочее место.

Сначала нужно выяснить причину отсутствия на рабочем месте. Неявка не считается прогулом, если человек заболел, его вызвали в суд или в правоохранительные органы.

Прежде чем составлять докладную записку и акт, необходимо позвонить сотруднику и узнать, почему его нет на рабочем месте.

Если работник не смог объяснить свою неявку на работу, то необходимо зафиксировать факт отсутствия документально. Закон не содержит обязательного требования о том, чтобы составить докладную или служебную записку, но документ необходим, так как является доказательством совершения прогула.

В более крупных компания следует составить докладную записку, если сотрудника нет на рабочем месте больше четырёх часов без уважительной причины.

Можно внести в документ не только данные о прогуле, но и сведения о совершении каких-либо поступков, дать рекомендацию о том, как наказать работника.

Имеет большое значение это на крупных предприятиях, когда начальник не может знать всех работников лично.

Бывает так, что непосредственный руководитель прогульщика хочет сделать мягче наказание. В таких ситуациях докладная поможет подобрать правильные меры пресечения.

Кто может оформить?

Оформляется докладная записка в том случае, если сотрудник не поднимает трубку и отсутствует уже больше, чем четыре часа. В законе не говорится, кто именно должен заниматься оформлением документа.

Но обычно это делает непосредственный начальник сотрудника. Ведь он лучше всех знает людей, которые работают у него. Поэтому он и должен выяснять причину, почему работник нет на рабочем месте.

Если начальник ничего не делает, то оформить документ имеет право любой сотрудник предприятия. Если маленькая компания, то докладную записку составляет либо работник отдела кадров, либо специалист, который отвечает за ведение учета рабочего времени.

Как написать, если сотрудник не вышел на работу?

Оформление такого документа обычно делается в свободном виде, но необходимо соблюдать некоторые правила. Должны обязательно быть реквизиты.

Записка может быть, как распечатана, так и написана от руки.

С правой стороны вверху листа нужно написать должность начальника, кому передается документ. Нужно записать название предприятия и Ф.И.О. прогульщика в полном виде.

Посередине докладной нужно назвать документ и недалеко от этого написать входящий номер и дату получения. Дальше нужно будет рассказать причину отсутствия сотрудника на работе, внести дату и время, когда человека не оказалось на рабочем месте, продолжительность прогула.

Необходимо написать, какие меры предпринимал непосредственный начальник, чтобы узнать, где находится сотрудник.

Можно указать, что пытался дозвониться, как на мобильный, так и на городской номер, указать результаты поисков отсутствующего сотрудника. Если виновный пытался объяснить причину отсутствия, то это тоже нужно указать. При нанесении ущерба фирме из-за прогула, этот факт также нужно включить в текст.

После составления внизу необходимо поставить подпись и дату того дня, когда составлялся документ.

Скачать образец

Скачать пример оформления докладной записки о прогуле – word.

Так выглядит образец:

Дополнительные документы

Если подаётся докладная записка о прогуле сотрудника, к ней ответственное лицо может по желанию приложить дополнительные бумаги.

Полезны будут все документы, которые позволят доказать вину человека. Вчастности необходим акт об отсутствии на работе.

Если таковых бумаг не имеется, тогда можно обойтись без них. Главное, своевременно оформить записку и передать ее вышестоящему руководству.

Дальнейшие действия зависят от руководства. Именно оно будет решать, что именно делать с нарушителем. При этом предварительно требуется увидеть на бумаге мнение работника, если ему есть что сказать.

Объяснительную сотрудник, допустивший прогул, писать не обязан, однако этот документ необходим, чтобы постараться оправдать свою вину.

На основании предоставленных документов руководство принимает решение о возможном дисциплинарном взыскании и издает соответствующий приказ.

Скачать образец приказа о вынесении выговора или замечания можно здесь.

Полезное видео

Что должна содержать докладная записка, кому и кем подается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Подводя итоги, можно отметить, что докладная является важным документом, так как информирует руководство о нарушении трудовой дисциплины в виде прогула.

Рекомендуется записку заполнять в той ситуации, если какой-либо сотрудник не являлся на работу дольше 4 часов. При этом обязательно нужно убедиться в том, что у него нет уважительных причин, объясняющих подобное поведение.

К докладной прикладываются дополнительные документы – акт, бумаги, подтверждающие возможный ущерб из-за отсутствия сотрудника, объяснительная при ее наличии. Весь пакет передается руководству для рассмотрения вопроса наложения дисциплинарного взыскания за нарушителя.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец составления на 2018 год

На предприятии существуют утвержденные специальным локальным актом правила трудового распорядка, которые должны соблюдать все сотрудники компании. Если нарушить их и отсутствовать в свое рабочее время, то это правонарушение является дисциплинарным проступком, за который предусматривается увольнение работника за прогул. Но для этого должна быть составлена докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника представляет собой документ, составляемый ответственным лицом при отсутствии работника на месте работы, с целью доведения до сведений руководства факта совершения дисциплинарного проступка.

Вместе с этим документом происходит также оформление такого документа, как акт об отсутствии работника на рабочем месте. В нем производится фиксация точного времени и даты отсутствия физлица, с которым заключен трудовой контракт, а также какие меры были предприняты, для того чтобы связаться с ним.

После того, как оба бланка оформлены, они должны быть направлены администрации компании, которая, изучив все обстоятельства случившегося, должна принять решение в отношении данного сотрудника. Например, увольнения его за прогул.

Однако, к этой процедуре необходимо подойти серьезно, соблюсти все установленные законодательством мероприятия, полноту отражения фактов на бумаге, описывающих совершенный работником проступок.

Рекомендуется докладную составлять сразу же в момент неявки работника на его место работы, а не по мере возникновения необходимости в этом документе.

Обязательно нужно проверить, что случившееся действительно является прогулом, а не вынужденным отсутствие работника по уважительным причинам, к примеру по болезни.

Это можно сделать, если попытаться обратиться к этому отсутствующему сотруднику через доступные средства связи для объяснений.

В ситуации, когда работник не выходит на контакт или у него нет уважительных причин для отсутствия, необходимо подготовить докладную на имя руководства.

Этот бланк не включается в состав обязательных документов, фиксирующих проступок работника. Однако, она также является доказательством этого нарушения и свидетельствует о происшедшем.

Составитель докладной может в этом документе описать не только произошедшие события, но и попросить принять соответствующие меры.

Такое часто происходит на больших предприятиях, когда директор компании может не знать, что именно произошло или же непосредственный начальник просит снизить меру наказания за проступок.

Однако, информация докладной должна носить информационный характер, рекомендовать меры, а не указывать руководству, что именно ему делать.

Важность докладной повышается, когда работника планируется привлечь к материальной ответственности. Ведь в этом случае она обязательно должна включаться в пакет подтверждающих документов.

Кто должен составить докладную

Закон не содержит прямого указания на то, какой именно работник должен составлять докладную при неявке другого на работу. В теории, это может делать любой из работников. Однако необходимо обязательно соблюдать субординацию между должностями.

Таким образом, обычно на прогульщика оформляет докладные его непосредственный начальник. Он лучше всего знает своего подчиненного, и именно он должен в первую очередь пытаться определить, почему кто-то не появился на своем месте.

Если же руководитель не предпринимает усилий для определения места нахождения работника, докладную может составить другой сотрудник.

Например, из-за невыхода одного работника остановилась работа другого структурного подразделения. В такой ситуации оформлять докладную может руководитель пострадавшего подразделения.

Ведь такой сотрудник по своему характеру работы должен отслеживать появление или отсутствие работников на предприятии и отмечать эти факты в документах.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец 2018 года

Файлы для скачивания:

Скачать образец докладной записки об отсутствии сотрудника, word.

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Для такого документа не существует обязательной формы. Обычно, его составляют в произвольном формате, но при этом соблюдаются правила делового письма. Также, в докладной должны находиться несколько обязательных реквизитов, присущих документам.

Записка может быть полностью написана от руки, либо набрана на компьютере и распечатана на принтере.

Сначала в верхней правой части листа указывается лицо, которому адресуется документ — его должность, наименование субъекта бизнеса, Ф.И.О. адресата. Эти сведения нужно указать в дательном падеже.

Затем на новой строке посередине записывается наименование документа – «Докладная записка». Рядом можно предусмотреть место, на котором будет производиться отметка о регистрации — входящий номер документа, дата поступления.

На следующей строке после заголовка можно кратко указать содержание записки — например, «О неявке на рабочее место Петрова Г. П.».

Далее, в повествовательной манере необходимо изложить произошедшее событие. В частности, обязательно нужно упомянуть точные дату и время, когда было обнаружено, что работника нет на своем месте, общая длительность его отсутствия на работе, наименование подразделения, личную информацию о сотруднике.

Следующим шагом нужно подробно описать, что было предпринято составителем документа для определения места нахождения работника. К примеру, можно рассказать о попытках связаться по сотовому либо городскому телефону, отправке электронных писем и т. д.

Затем нужно рассказать о результатах, которые были достигнуты в процессе розыска сотрудника. Например, удалось ли или нет выяснить причины отсутствия его на работе.

Дальше можно указать, был ли предприятию причинен какой-либо ущерб по причине отсутствия сотрудника на месте. Если это так, то необходимо оценить степень ущерба.

Следующий шаг — работник, который производит составление записки может порекомендовать меры для воздействия к нарушителю. Это может быть выговор, лишение премии, увольнение.

Завершается составление документа проставлением даты написания и подписи.

Образец как правильно пишется докладная записка о прогуле работника — кем оформляется на рабочем месте, скачать пример

Совершение прогула на рабочем месте грозит для работника большими проблемами. Работодатель вправе привлечь такого сотрудника к дисциплинарной ответственности. На нарушителя могут наложить такие наказания: выговор, замечание и увольнение. Увольнение сотрудника происходит за грубое нарушение трудовой дисциплины, к таким относятся: длительный прогул на рабочем месте, систематические неявки и т.д.

Для наказания начальник должен зафиксировать факт, о некорректном поведении на работе, составив письменный документ с необходимыми подписями. К таким документам относится: служебная записка, акт о прогуле, либо докладная.

Некоторые руководители, очень серьезно относятся к опозданиям, либо прогулам, даже если отсутствие работника по уважительной причине. В любом случае работник мог предупредить начальство, а после предоставить документальное подтверждение своей неявки на работу.

У любого могут случиться непредвиденные обстоятельства, когда работник не пришел на работу. Не нужно позволять себе много лишнего, если хотите, чтобы ваш начальник лояльно и с пониманием подходил к возникшим причинам неявки. Предупредите его заранее, объясните причину!

Однако к некоторым работникам начальство относится предвзято и даже небольшое нарушение может обратиться для работника очень серьезно.

Что такое докладная, насколько это важная бумага?

Что считается докладной запиской, это достаточно распространенный вид служебных записок, которые адресованы вышестоящему руководству, о намерении сообщить про возникшую ситуацию, проступке, либо выполнении определенных работ и т.д.

Уважаемые читатели! Если Вы не нашли на нашем сайте нужную информацию по тому или иному вопросу, задавайте его в режиме онлайн по телефонам:

Также, получить бесплатную юридическую помощь у нас на сайте . Заданный Вами вопрос не заставит долго ждать!

Докладная записка имеет юридическую силу, что не скажешь о служебной записке. При ее оформлении, вышестоящее руководство обязано отреагировать на сообщаемую информацию в документе.

Кем оформляется об отсутствии работника на рабочем месте

Законодательство не описывает, кто обязан заниматься оформлением докладных записок.

Оформить докладную записку об отсутствии работника нужно в том случае, если работник не находился на рабочем месте более 4 часов подряд, целый день или смену, либо его нет уже несколько дней. Если зафиксирована неявка, на данное количество времени отсутствия на работе, считается прогулом. Понятие прогул закреплено статьей 81 трудового кодекса РФ.

При невозможности обнаружения нарушителя, который не выходит на связь, телефон отключен и т.д. более четырех часов подряд, следует зафиксировать прогул документально. Если работник наконец-то появился, вышестоящий руководитель должен уведомить его о даче объяснений.

На работника, не вышедшего на работу, непосредственный начальник, мастер или другое ответственное лицо должен зафиксировать факт отсутствия, указав в докладной дату, время отсутствия, попытки разыскать прогульщика.

Оформить докладную может сотрудник, который отвечает за ведение табельного учета рабочего времени или кадровый работник, если непосредственный начальник не предпринимает никаких действий.

Как правильно пишется, если сотрудник не вышел на работу, образец заполнения

По трудовому кодексу единой формы как написать правильно докладную на работника, который не вышел на работу, не утверждено, она составляется произвольно. Пишется от руки или печатается на компьютере.

В правой стороне бланка пишется должность, наименование организации и ФИО ответственного лица, далее должность и ФИО прогульщика.

Посередине докладной записки написать заголовок, под ним номер и дата.

Далее переходим к основной текстовой части, где непосредственный мастер, начальник описывает возникшую ситуацию, применяемые розыскные меры, например:

«Довожу до Вашего сведения следующую информацию, что слесарь 2 разряда Волошкин С.Р. 25 сентября 2018 года не вышел на работу в течение всей рабочей смены с 08:00 до 20:00 часов. Попытка выяснить причину отсутствия работника на рабочем месте по телефону не увенчались успехом. Какой либо информации указывающей на уважительные причины, не предоставлены. В связи с вышеизложенной ситуацией, прошу применить к сотруднику Волошкину С.Р. дисциплинарное наказание».

Ниже пишется должность, ФИО и подпись непосредственного руководителя.

Какие еще нужны дополнительные документы?

После того как на работника оформлена докладная записка, для предоставления вышестоящему руководству правильнее будет собрать как можно больше доказательств. Например, акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, если он отсутствует — это не критично. Заставить работника написать объяснительную записку не возможно. Это решение за сотрудником, если данный прогул на самом деле несет вынужденный характер, и есть подтверждающие на то документы.

Самое главное вовремя передать бумаги на принятие решения по данному инциденту.

На основании поданных документов руководство вынесет решение, какой метод наказания будет применен к нарушителю. Какое бы решение не последовало, в любом случае составляется приказ.

Видеоматериал

Что лучше оформить докладную записку или служебную записку, в чем отличие и различие двух документов. смотрите видео:

Пример как правильно написать?

Образцы для скачивания:

Как пишется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте без уважительной причины — Образец скачать в word

Юридическая консультация!

У Вас накопилось много вопросов? Не знаете как их разрешить?

На сайте не нашли ответа на свой вопрос?

Задавайте их опытным юристам, ответ будет отправлен в течении 10 минут.

Помощь административного, семейного, жилищного, гражданского и уголовного права!

Хотите получить консультацию по телефону, звоните прямо сейчас:

Читайте также:  Сокращенный рабочий день по ТК РФ - по инициативе работодателя, для женщин
Ссылка на основную публикацию