Срок хранения служебных записок в организации

Срок хранения служебных записок

Любая компания, в которой следят за стабильностью документооборота, рано или поздно сталкивается с необходимостью фиксации переписок между членами коллектива, касающихся вопросов трудового характера. С этой целью уместно использовать служебные записки. Однако, это влечет ряд дополнительных обязательств, например, корректное оформление документов и соблюдение сроков хранения служебных записок в организации. Для этого кадровое подразделение должно иметь образец рассматриваемых бумаг, а также регламентацию их движения, закрепленную в локальном нормативе.

Назначение и преимущества служебных записок, нюансы использования журнала по их учету

Под служебной запиской понимается внутренний документ, посредством которого можно максимально оперативно и эффективно передавать информацию между членами трудового коллектива, в том числе между нанимателем и подчиненными.

К основным преимуществам использования служебных записок относится следующее:

  • именно посредством рассматриваемой записки возможно лаконично описать проблему или имеющиеся предложения по ее решению адресату. При необходимости, составитель также вправе приложить к ней определенные документы, которые позволят подтвердить или объяснить основную мысль бумаги;
  • передача и регистрация служебных записок обеспечивает прозрачность процесса деловой переписки. Подразумевается, что в каждом последующем документе должна делаться ссылка на предыдущий, что в будущем может помочь выявить недостающие элементы или предотвратить фальсификацию бумаг;
  • записка позволяет дополнительно подчеркнуть личную ответственность составителя за написанную информацию;
  • служебные записки существенно сокращают объем ошибок, допускаемых при получении распоряжения от вышестоящих подразделений или должностных лиц в устной форме;
  • бумага дойдет до адресата быстро, особенно если имеет срочный характер и фиксируется в соответствующем журнале.

Многие управленцы считают, что заполнять специальный регистр служебных записок не стоит, если их количество небольшое. Однако, ведение журнала, даже если количество записок за год не превышает 650 штук, все равно рационально. Отсутствие регистрации рассматриваемых документов может привести к путанице, а также искажению доносимой таким образом информации.

Нормативное регулирование сохранности документации на предприятии

Законодательство регламентирует хранение документации на предприятии. Подразумевается необходимость сохранности бумаг в кадровом подразделении или в архиве предприятия.

Служебные записки как один из способов коммуникаций внутри компании также подчиняются законодательной регламентации. В частности, нормативной базой для оформления данных документов выступают следующие правовые акты:

  • Положения ТК РФ, касающиеся требований к составлению того или иного документа. Например, ст. 230 и 230.1 ТК РФ регламентируют порядок хранения бумаг, касающихся несчастных случаев на производстве;
  • ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле РФ». Данный норматив фиксирует порядок хранения определенной документации на протяжении конкретных сроков, характерных для отдельных видов бумаг;
  • Приказ Минкульта РФ № 558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых архивных документов…». Указанный законодательный акт содержит список обязанностей компаний в части соблюдения сроков хранения разных видов документации (учитывая не только кадровую, но также налоговую и бухгалтерскую);
  • «Правила работы архивов компаний», утвержденные Постановлением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. Данные Правила носят условно-рекомендательный характер и их соблюдение не является обязательным. Впрочем, большинство нанимателей, тем не менее, придерживаются их с целью упрощения и нормализации системы документооборота в фирме.

Правила хранения документации в компании в 2019 году

Регистрация служебной записки наделяет бумагу юридической силой, а также упрощает учет входящих и исходящих документов. На основании проведенной регистрации в дальнейшем можно судить о движении записки, а также о ходе ее рассмотрения и исполнения.

Регистрацией рассматриваемой документации зачастую занимается сотрудник кадрового подразделения. Однако, нередко данные обязанности вменяются делопроизводителю или секретарю.

Служебную записку также можно направить в электронном варианте – документ сканируется, после чего направляется адресату. Однако для этого, тем не менее, бумагу следует зарегистрировать, после чего отметка о данном факте также предоставляется адресату в электронном формате.

Субъект, являющийся ответственным за хранение документации кадрового подразделения, должен определяться посредством публикации распоряжения управленца. Обязанности, возлагаемые на данного сотрудника, следует отражать в соответствующей должностной инструкции.

Все бумаги, являющиеся частью документооборота, должны фиксироваться в соответствии с принятой в компании номенклатурой. Понимается специальная группировка документов в папки.

Оформление архива в соответствии с номенклатурой происходит в следующем порядке:

  1. При формировании папок необходимо отображать на них ряд реквизитов. К ним относятся название компании в полной форме, наименование подразделения, чьи бумаги систематизируются, номенклатурный номер конкретной папки, заголовок дела, а также срок хранения служебных записок.
  2. После формирования папки в нее могут подшиваться бумаги, которые были грамотно оформлены, зарегистрированы и исполнены. При этом подшиваться должен только подлинник записки. Важно также учитывать, что одна папка (как и журнал регистрации служебных записок) должна соответствовать одному календарному году.

Внутри папки записки должны подшиваться по порядку, установленному нумерацией при регистрации. В случае, когда количество документов превышает 250 единиц, то дело должно делиться на тома, исходя из реального объема документооборота.

Сроки хранения служебных записок в отделе кадров

Срок хранения служебных записок по «Перечню типовых архивных документов», утвержденному Приказом Минкульта РФ № 558, может варьироваться, исходя из их содержания. В частности:

  1. Все распоряжения административного аппарата, предназначенные структурным подразделениям компании, включая выписки, докладные записки, заключения и прочие подобные бумаги, должны храниться 5 лет.
  2. Записки, докладные, заявления, списки и иные документы о выдаче или утрате удостоверений, о пропусках и идентификационных картах должны находиться в сохранности на предприятии на протяжении 1-го года.
  3. Бумаги, включая записки, которые не вошли в состав личных дел, хранятся в течение пяти лет.
  4. Записки, подтверждающие нарушения внутреннего распорядка, должны храниться один год.
  5. Все бумаги о проверках контролирующих инстанций на государственных предприятиях должны храниться постоянно.
  6. Докладные, служебные записки, сводки и иные подобные бумаги должны находиться в сохранности в течение одного года, а также на протяжении еще одного года после их снятия с учета.
  7. Бумаги о соблюдении правил внутреннего распорядка сохраняются на протяжении трех лет.
  8. Служебные записки о фактах обращения к гражданским служащим различных третьих лиц с целью склонения первых к совершению коррупционного преступления, должны храниться постоянно.
  9. Бумаги об организации охраны компании и безопасности трудовой деятельности сохраняются на протяжении пяти лет.
  10. Документы об административно-организационной деятельности хранятся также в течение пяти лет.

Нюансы электронного хранения служебных записок

Законодательство не предусматривает ограничений для компании при переводе хранения служебных записок в электронный режим.

Однако при этом не избежать трудностей технического характера, так как появляется множество сложностей с переносом оригиналов документов в электронный формат. В основном это касается бумаг с длительным сроком хранения.

Однако решение данного вопроса уже имеется – для этого существуют специализированные архивы в электронном виде, технические возможности которых позволяют обеспечивать юридическую силу документов, а также читаемость всех электронных оригиналов.

В случае, когда управленец принимает решение хранить служебные записки в электронном виде, необходимо учитывать следующие нюансы:

  • в условиях, когда записка должна храниться 10 и менее лет, то в случае наличия в компании соответствующего технического обеспечения, весь период существования бумаги может протекать в электронном варианте;
  • если период сохранности документа более 10 лет, то формировать и утверждать служебную записку правомерно в электронном варианте, однако затем данная бумага должна оформляться в бумажном варианте и храниться как оригинал в стандартной папке в архиве компании.

Таким образом, период хранения служебных записок различен и зависит от информационного наполнения документа. Чаще всего подобные бумаги хранятся в компаниях 5 лет. Однако, кадровому служащему настоятельно рекомендуется заранее ознакомиться с рассмотренным в тексте Перечнем, где приводятся более детальные сведения об указанных сроках.

Срок хранения служебных записок в организации

Войти через социальные сети

“СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО” № 08/2014

Ольга МОИСЕЕНКО,
научный редактор журнала

Сроки хранения документов определяют на основании Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень), а также ведомственных перечней, разработанных в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Срок хранения докладных и объяснительных записок различается в зависимости от их тематической направленности и содержания. Так, например, в соответствии с п. 644 Перечня докладные записки, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел, хранятся во всех организациях 3 года. А если мы обратимся, например, к п. 77 Перечня, то увидим, что докладные записки, затрагивающим вопросы состояния работы по рассмотрению обращений граждан, хранятся:

– по месту составления — в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно; в государственных организациях, не являющихся источником комплектования, — 10 лет;

– в других организациях — 5 лет.

При детальном изучении Перечня мы сможем увидеть, что докладные и объяснительные записки зачастую входят в состав документов, перечисляемых для уточнения понятия «Документы о…». Например, п. 52 Перечня: «Документы о подготовке дел об административных правонарушениях и ведению административного процесса (протоколы, объяснительные записки, постановления, переписка и др.), срок хранения во всех организациях — 3 года после административного взыскания».

Кроме того, существует ряд докладных и объяснительных записок, которые входят в дела с пометкой «ЭПК». Например, п. 522 Перечня предписывает хранить документы о предоставлении компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (акты, справки, докладные записки и др.) во всех организациях 5 лет, при этом в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей по прошествии данного срока перед выделением к уничтожению эти документы должна изучить экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), которая вынесет решение о выделении документов к уничтожению или продлении срока хранения (что в обязательном порядке отражается в протоколе заседания ЭПК).

Таким образом мы видим, что не существует единого срока хранения докладных и объяснительных записок, он зависит от ряда факторов и требует неформального подхода.

Некоторые сроки хранения докладных и служебных записок в соответствии с Перечнем

Виды и названия документов

Срок хранения документов

В государственных органах, иных организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей

В государственных организациях, не являющихся источником комплектования государственных архивов

Документы по основной деятельности, представляемые в государственные органы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения и др.)

Документы о проведении проверок мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)

При условии проведения следующей проверки мониторинга. Проверок, по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственной операций, — после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Копии документов, предоставляемых в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам (акты, справки, докладные записки, характеристики и др.)

После вынесения решения

Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий» (докладные записки, справки, переписка и др.)

Документы о результатах проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.)

При условии проведения следующей проверки

Документы о результатах проведения проверок соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений (акты (справки) предписания, сведения, объяснительные записки, переписка и др.)

При условии проведения следующей проверки

Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки,графики, сводки, контрольные листы и т.д.)

Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты и т.д.)

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля

Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.)

Документы о разработке и пересмотре тарифных сеток, тарифных ставок (окладов) (докладные записки, справки, расчеты, переписка и др.)

Документы о расследовании причин аварий, несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний (акты, планы, схемы, эскизы, технические расчеты, протоколы опросов, объяснения потерпевшего, медицинские заключения и др.)

Аварий, несчастных случаев на производстве (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) — постоянно

Документы о выдаче, утрате (хищении) повреждении служебных удостоверений, пропусков (докладные записки, объяснительные записки, акты, переписка и др.)

Документы о состоянии и обслуживании различных видов транспортных средств (справки, докладные записки, сведения, переписка и др.)

Сроки хранения служебных писем

  • Носарева Наталия | эксперт в сфере ДОУ и архивного дела
Читайте также:  Уровни квалификации в профессиональных стандартах согласно ТК

С егодня «переписка» является одним из наиболее распространенных видов служебной документации. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. И понятно желание регулярно очищать шкафы от «лишних» документов.

Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», «Исходящая переписка», то процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения может существенно затянуться, так как, рассматривая каждую бумажку, придется решать извечный вопрос: «Хранить или в шредер?»

Поэтому в первую очередь необходимо грамотно определить сроки хранения документов для соблюдения основного правила формирования документов в дела: «В одно дело формируются документы одного срока хранения!» Тогда по его истечении уничтожать можно будет папками (без полистного просмотра, ну почти без него).

Придется несколько охладить ваше горячее желание сократить до минимума сроки хранения служебных писем. Ведь служебное письмо – это элемент (иногда и самый ценный) единого информационного комплекса по какому-то вопросу или контрагенту, и рассматривать входящие в состав этого комплекса документы нужно в едином ключе, не забывая о том, что важнейшим назначением документа является изложенная в нем информация, ее практическое, научное и историческое значение.

При определении сроков хранения особого внимания требуют «переписка» и «документы». В настоящее время переписка несет большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить ее по ряду вопросов. Переписка может оказаться единственной, заслуживающей постоянного срока хранения или отметки «ЭПК» в соответствующем разделе перечня.

Нормативная база

Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности.

Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях. В изданных в 2011 г. «Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
  • Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения. – М., 1999;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010 (далее – Перечень 2010 года);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000 (далее – Перечень 2000 года).

На сегодняшний день Перечень 2000 года не является действующим. Часто спрашивают, каким перечнем пользоваться при установлении сроков хранения документов: перечнем, действующим сегодня, или перечнем, действовавшим на период создания документа?

Заведующая отделом документоведения ВНИИДАД Вера Иритикова в своем интервью, опубликованном сразу после выхода Перечня 2010 года, советовала: «По итогам 2010 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2010 делопроизводственного года, по новому Перечню типовых архивных документов 2010 года».

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года. Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться. Ты только что уничтожил документы. Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения.

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный. Есть и такие документы, для которых срок хранения нигде не установлен, в этом случае его оптимальную продолжительность специалистам организации нужно будет вычислить самостоятельно. Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят?

Основным критерием, оказывающим существенное влияние на сроки хранения документов, является содержательная часть письма – его информационная составляющая. То есть в первую очередь следует ответить на вопрос: о чем документ, какие бизнес-процессы он затрагивает? Как правило, по какому-либо вопросу выявляются:

  • наиболее ценные документы и
  • документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации. Так, если вы внимательно просмотрите отдельные разделы любого типового перечня, то увидите, что для основополагающих документов (решений, протоколов, планов, отчетов, докладов, регламентов и пр.) устанавливаются наибольшие сроки хранения, а для переписки по этой тематике сроки хранения чаще всего ограничиваются периодом в 5 лет (за редким исключением).

При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.

Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.

Внешнеэкономическая и внутренняя переписка

В качестве примера рассмотрим переписку по вопросам внешнеэкономической деятельности. Если вы переписываетесь с российскими организациями, то срок хранения документов – 5 лет (ст. 502 Перечня 2010 года), а срок хранения переписки с зарубежными организациями значительно выше – 15 лет (ст. 503 Перечня 2010 года).

То же самое происходит и с перепиской, казалось бы, по одному и тому же вопросу, но с адресатами различного уровня. Так, парламентские запросы депутатов федерального уровня и переписка по их рассмотрению будет храниться постоянно, а для переписки с депутатами муниципального уровня Перечнем 2010 года рекомендуется установить пятилетний срок хранения.

Однако не всегда «корреспондентский» признак формирования дел является основополагающим при установлении сроков хранения документов. В качестве иллюстрации можно рассматривать переписку кредитной организации с Центральным Банком РФ. Несмотря на то, что переписка ведется с организацией федерального уровня, сроки хранения документов будут устанавливаться в зависимости от изложенных в них вопросов, то есть от информационной составляющей документа.

Переписка с Центробанком по различным вопросам

Переписка с Центральным Банком РФ по вопросам создания/ликвидации кредитных организаций включает в себя документы, на основании которых кредитная организация осуществляет свою деятельность (кстати, при ликвидации кредитной организации данные документы запрашиваются комиссией ЦБ в первую очередь). Поэтому для переписки с этим корреспондентом по данному вопросу устанавливается максимальный срок хранения – постоянно.

А вот для переписки по вопросам ревизий установлен пятилетний срок хранения!

Интересна также переписка по вопросам предоставления отчетности. Понятно, что к длительному хранению будут выделены служебные письма, в которых обсуждались проблемы, связанные с годовой отчетностью. А письма по вопросам, связанным с квартальной, ежемесячной и ежедневной отчетностью, будут храниться минимально установленные сроки, но не менее сроков хранения «основных» документов по этому вопросу (ежедневные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты).

Эти сроки взяты из ст. 351, 352, 359 Перечня 2010 года.

В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике.

Переписка по административно-хозяйственным вопросам и по операциям с недвижимостью

Наименьший срок хранения – 1 год – устанавливается, как правило, для переписки по административно-хозяйственным вопросам, для писем по вопросам приобретения мебели, канцелярских товаров и пр.

Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Переписка по вопросам лицензирования и символики

Длительному хранению подлежит переписка по вопросам лицензирования, государственной регистрации товарных знаков, о разработке символики организации и т.д. (ст. 63 Перечня 2010 года).

Что касается гарантийных писем, то срок хранения (5 лет) для них будет исчисляться от даты окончания срока гарантии (ст. 377 Перечня 2010 года).

Довольно краток жизненный путь у сопроводительных писем. Не стоит устанавливать для них срок хранения, идентичный сроку хранения сопровождаемых документов. Достаточно, с моей точки зрения, и одного года.

Кажется, что может быть прозаичнее жалоб и обращений граждан? Однако для некоторых из них установлен предельный срок хранения – постоянно. Но он устанавливается только для тех обращений и предложений, которые носят творческий характер. К этой же категории отнесены жалобы и заявления граждан, касающиеся не «личных проблем», а жизни общества и государства: по вопросам хищений, коррупции и прочих «черных пятен» на теле нашего государства (ст. 183 Перечня 2010 года).

При установлении сроков хранения документов на первое место ставятся интересы собственника документов, но не будем забывать и об истории. Особое внимание необходимо уделить служебным письмам, относящимся к какому-либо периоду жизни общества или выдающегося государственного деятеля. Например, особо ценной является переписка по хозяйственным вопросам, относящаяся к периоду Второй мировой войны. Естественно, что срок хранения документов этого периода максимален – постоянно.

Определение сроков хранения служебных документов – творческий процесс и подходить к нему необходимо с полной ответственностью. Поговорка «рукописи не горят» в этом случае не работает. А утрата (несвоевременное уничтожение) каких-либо документов часто бывает безвозвратной.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в “Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Ниже приводим извлечение из этого документа.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г. N 18380

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 25 августа 2010 г. N 558

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ “ПЕРЕЧНЯ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ХРАНЕНИЯ”

Врио Министра
А.Е.БУСЫГИН

Согласовано
Решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Росархиве
от 15 сентября 2009 г.

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. “Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (далее в тексте – Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте – организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Читайте также:  Код ошибки 50 в СЖВ-СТАЖ: как исправить

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2 – 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин “документы”, а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство

1.3. Контроль

1.5 Документальное обеспечение управлением

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Организация труда и служебной деятельности

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

7.3. Охрана труда

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Повышение квалификации работников

8.4. Награждение

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

Срок хранения “постоянно” (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения “до минования надобности” не может быть менее одного года.

Отметка “ЭПК” (“ЦЭК”, “ЭК”) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения “постоянно”.

Здесь и далее звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

ЦЭК – центральная экспертная комиссия

ЦЭПК – центральная экспертно-проверочная комиссия

ЭК – экспертная комиссия

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

Сроки хранения служебных писем

Сегодня «переписка» является одним из наиболее распространенных видов служебной документации. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. И понятно желание регулярно очищать шкафы от «лишних» документов.

Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», «Исходящая переписка», то процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения может существенно затянуться, так как, рассматривая каждую бумажку, придется решать извечный вопрос: «Хранить или в шредер?»

Поэтому в первую очередь необходимо грамотно определить сроки хранения документов для соблюдения основного правила формирования документов в дела: «В одно дело формируются документы одного срока хранения!» Тогда по его истечении уничтожать можно будет папками (без полистного просмотра, ну почти без него).

Придется несколько охладить ваше горячее желание сократить до минимума сроки хранения служебных писем. Ведь служебное письмо – это элемент (иногда и самый ценный) единого информационного комплекса по какому-то вопросу или контрагенту, и рассматривать входящие в состав этого комплекса документы нужно в едином ключе, не забывая о том, что важнейшим назначением документа является изложенная в нем информация, ее практическое, научное и историческое значение.

Фрагмент документа

При определении сроков хранения особого внимания требуют «переписка» и «документы». В настоящее время переписка несет большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить ее по ряду вопросов. Переписка может оказаться единственной, заслуживающей постоянного срока хранения или отметки «ЭПК» в соответствующем разделе перечня.

Нормативная база

Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности.

Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях. В изданных в 2011 г. «Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
  • Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения. – М., 1999;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010 (далее – Перечень 2010 года);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000 (далее – Перечень 2000 года).

На сегодняшний день Перечень 2000 года не является действующим. Часто спрашивают, каким перечнем пользоваться при установлении сроков хранения документов: перечнем, действующим сегодня, или перечнем, действовавшим на период создания документа?

Заведующая отделом документоведения ВНИИДАД Вера Иритикова в своем интервью, опубликованном сразу после выхода Перечня 2010 года, советовала: «По итогам 2010 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2010 делопроизводственного года, по новому Перечню типовых архивных документов 2010 года».

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года. Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться. Ты только что уничтожил документы. Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения.

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный. Есть и такие документы, для которых срок хранения нигде не установлен, в этом случае его оптимальную продолжительность специалистам организации нужно будет вычислить самостоятельно. Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят?

Основным критерием, оказывающим существенное влияние на сроки хранения документов, является содержательная часть письма – его информационная составляющая. То есть в первую очередь следует ответить на вопрос: о чем документ, какие бизнес-процессы он затрагивает? Как правило, по какому-либо вопросу выявляются:

  • наиболее ценные документы и
  • документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации. Так, если вы внимательно просмотрите отдельные разделы любого типового перечня, то увидите, что для основополагающих документов (решений, протоколов, планов, отчетов, докладов, регламентов и пр.) устанавливаются наибольшие сроки хранения, а для переписки по этой тематике сроки хранения чаще всего ограничиваются периодом в 5 лет (за редким исключением).

При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.

Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.

Пример 1

Внешнеэкономическая и внутренняя переписка

Пример 2

Однако не всегда «корреспондентский» признак формирования дел является основополагающим при установлении сроков хранения документов. В качестве иллюстрации можно рассматривать переписку кредитной организации с Центральным Банком РФ. Несмотря на то, что переписка ведется с организацией федерального уровня, сроки хранения документов будут устанавливаться в зависимости от изложенных в них вопросов, то есть от информационной составляющей документа.

Пример 3

Переписка с Центробанком по различным вопросам

Переписка с Центральным Банком РФ по вопросам создания/ликвидации кредитных организаций включает в себя документы, на основании которых кредитная организация осуществляет свою деятельность (кстати, при ликвидации кредитной организации данные документы запрашиваются комиссией ЦБ в первую очередь). Поэтому для переписки с этим корреспондентом по данному вопросу устанавливается максимальный срок хранения – постоянно.

А вот для переписки по вопросам ревизий установлен пятилетний срок хранения!

Интересна также переписка по вопросам предоставления отчетности. Понятно, что к длительному хранению будут выделены служебные письма, в которых обсуждались проблемы, связанные с годовой отчетностью. А письма по вопросам, связанным с квартальной, ежемесячной и ежедневной отчетностью, будут храниться минимально установленные сроки, но не менее сроков хранения «основных» документов по этому вопросу (ежедневные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты).

Эти сроки взяты из ст. 351, 352, 359 Перечня 2010 года.

В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике.

Пример 4

Переписка по административно-хозяйственным вопросам и по операциям с недвижимостью

Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Пример 5

Переписка по вопросам лицензирования и символики

Пример 6

Пример 7

Пример 8

При установлении сроков хранения документов на первое место ставятся интересы собственника документов, но не будем забывать и об истории. Особое внимание необходимо уделить служебным письмам, относящимся к какому-либо периоду жизни общества или выдающегося государственного деятеля. Например, особо ценной является переписка по хозяйственным вопросам, относящаяся к периоду Второй мировой войны. Естественно, что срок хранения документов этого периода максимален – постоянно.

Определение сроков хранения служебных документов – творческий процесс и подходить к нему необходимо с полной ответственностью. Поговорка «рукописи не горят» в этом случае не работает. А утрата (несвоевременное уничтожение) каких-либо документов часто бывает безвозвратной.

Перечни документов со сроками хранения: порядок их применения. Часть II

Как работать с перечнем

Cрок хранения документов определяется в результате аналитической работы: проводится полистный просмотр дела, анализируются включенные в дело документы, изучается их содержание, выявляются функции, которые обеспечивают данные документы, подбирается соответствующая описательная статья.

Читайте также:  Зарплата военнослужащих в 2020 году

На практике алгоритм работы с перечнем выглядит так:

1. В алфавитном указателе к перечню выявляем названия видов или разновидностей документов, сроки хранения которых необходимо определить.

Например, служебные записки, которые составлялись в инициативном порядке и направлялись на рассмотрение руководству организации. По алфавитному указателю к Перечню ТУД выявляем, что «СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ» и сроки их хранения устанавливаются в 16-ти описательных статьях, в том числе:

– к поручениям – в 7;

– структурных подразделений – в 87;

– по административной организационной деятельности – в 89;

Находим указанные номера описательных статей и просматриваем их содержание:

статья 7 устанавливает срок хранения служебных записок, которые составляются в процессе исполнения поручений руководства;

статья 87 устанавливает срок хранения для документов (докладов, справок, обзоров, докладных, служебных записок, справок), представляемых структурными подразделениями руководству организации (без учета их содержания);

статья 89 устанавливает срок хранения служебных записок, которые возникают в процессах корпоративного и коллегиального управления (документы для рассмотрения коллегиальными и исполнительными органами).

2. Анализируем содержание тех документов, срок хранения которых необходимо определить, их подлинность или копийность, соотносим результаты анализа с названием описательной статьи перечня.

Делаем вывод, что служебные записки имеют справочно-информационный характер, все они направлялись заместителю руководителя организации, курирующему деятельность подразделения, документы которого проходят экспертизу ценности. В подразделении хранятся копии, которые необходимы для обеспечения доказательства того, что руководитель был информирован о работе подразделения.

3. Принимаем решение о выборе срока хранения анализируемых документов.

Описательная статья, соответствующая их сути и содержанию – номер 87 «Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации». Срок хранения – 5 л. ЭПК.

Значит для оригиналов служебных записок, отложенных в делопроизводстве секретариата руководителя, устанавливаем срок хранения 5 л. По истечении пятилетнего срока решение о дальнейшей судьбе данных документов принимает экспертная проверочная комиссия.

В структурном подразделении, где отложились копии служебных записок, используем общий типовой срок хранения копий документов – «До минования надобности». И если служебные записки были составлены в 2012 году, то в 2014 году их копии могут быть включены в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Экспертиза ценности документов

Алгоритм определения сроков хранения документов отражает процесс аналитической работы с документами – экспертизу их ценности. Экспертиза ценности представляет собой отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов осуществляется в делопроизводстве организаций сначала в процессе разработки номенклатур дел. Затем – в процессе подготовки дел к передаче в архив организации. И далее – в архиве организации, при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Действующими в настоящее время основными нормативно-методическими документами по организации и методике экспертизы ценности документов являются:

  • Основные правила работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).

Экспертиза ценности документов рассматривается, прежде всего, как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Первая задача экспертизы – установить, какие документы содержат самую ценную информацию (для деятельности организации или для жизни всего государства и его субъектов, а также граждан) и предусмотреть (отобрать) их постоянное хранение с определением места хранения. Коммерческие организации самостоятельно несут ответственность за организацию хранения своих документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления и некоторые организации государственного сектора являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Эту задачу помогает решать система перечней документов (она была создана до 1991 г. и в настоящее время развивается, что является российским конкурентным преимуществом в рамках реализации концепции управления документами).

Третья задача –определения путей восполнения недостающих в архивах документов в случае их частичной утраты.

В связи с внедрением в делопроизводственные процессы информационных систем и необходимостью сохранять документы на различных носителях (электронный или бумажный документ) появляется еще одна непростая задача экспертизы ценности. В настоящее время она может быть сформулирована как определение методов обеспечения сохранности документов (и в организации, и в архиве).

Экспертиза ценности документов базируется, прежде всего, на принципах историзма, системности и целостности, к которым на основании концепции управления документами сейчас можно добавить и принцип доказательности. Международный опыт подтверждает, что документы организации хранятся преимущественного для доказательства законности владения активами, законности их передачи, наследования и т.п., законности совершения деловых операций, соответствия установленным нормативам и правилам издания документов.

Например, в большинстве стран мира установлено, что в корпоративном управлении нельзя протокол общего собрания акционеров хранить без бюллетеней голосования участников собрания/акционеров и их доверенностей на право голосования по каждому пункту повестки дня общего собрания. Юридическая сила протокола и законность решений обеспечиваются комплексом подписанных бюллетеней, а сами бюллетени без протокола и документов к нему практически ничего не доказывают.

Критериями ценности являются происхождение, содержание и внешние особенности документов. При проведении экспертизы ценности они применяются комплексно.

Критерии происхождения – это роль и место организации в системе управления, в отрасли, её организационно-правовая форма, значимость направлений деятельности и функций организации, время и место создания документа, а также значимость деятельности физического лица (гражданина или должностного лица) в жизни общества или в деятельности организации.

Например, при общем сроке хранения личных дел 75 л. (ст. 656 Перечня ТУД, личные дела первого руководителя, его заместителей и главного бухгалтера подлежат постоянному хранению).

К критериям содержания относятся значимость события, факта, явления, зафиксированных в документе, цель создания документа, значение информации, содержащейся в нем, повторение информации документа в других, связанных с ним документах, вид и разновидность документа, его подлинность.

Критерии внешних особенностей – это форма документа (электронная, бумажная), форма представления текста (табличная, графическая, типовой или трафаретный текст), состав и правильность оформления реквизитов документа, состава его удостоверения, физическое состояние.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов образуются экспертные комиссии (ЭК), действующие в статусе совещательных органов при руководителе организации. Руководитель или представитель службы делопроизводства включаются в состав ЭК, а руководитель архива или лицо, ответственное за архив (архивное хранение документов организации, если архив не создан как подразделение), является секретарем ЭК.

Для разработки положения об ЭК организации рекомендуется использовать материал главы 2. Основных правил работы архивов организаций или Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2), которое сохраняет свою актуальность.

Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативных правовых актов и нормативных и методических документов трех уровней иерархии:

  • действующее законодательство Российской Федерации (рекомендуется учитывать Закон о бухгалтерском учете и Налоговый кодекс РФ), нормативные правовые акты Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления/делопроизводству, законодательство субъектов Российской Федерации по архивному делу;
  • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, которые в настоящее время активно разрабатывают архивные органы в субъектах Российской Федерации;
  • нормативно-методические документы федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в сфере архивного дела (Федеральное архивное агентство, Росархив), и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Приказы о материальной помощи многие относят к приказам по личному составу, но они не подходят к названиям категорий приказов по ст. 19 б) Перечня ТУД, т.к. помощь – это не премирование и не поощрение.

Каков срок их хранения? Как эти приказы формируются в дела?

Действительно, приказы о предоставлении материальной помощи, издаются в организациях, как правило, как индивидуальные приказы по личному составу. Анализируя ситуацию их издания, необходимо исходить из того, что материальная помощь предоставляется работодателем работнику, находящемуся в трудной жизненной ситуации (чаще всего это непредвиденные обстоятельства и возникшие в связи с ними финансовые трудности – болезнь, похороны родственника и т.п.), и обычно в форме денежных средств. Материальная помощь не является составной частью системы оплаты труда или системы материальной мотивации, а в Трудовом кодексе Российской Федерации понятие “материальная помощь” вообще не упоминается. Тем не менее, конкретный факт выплаты денежных средств как материальной помощи (единовременной) на основании приказа фиксируется в лицевом счете работника (едином учетном документе о выплатах конкретному сотруднику, который имеет срок хранения 75 л. ЭПК, ст.413 Перечня ТУД).

Между материальной помощью и другими видами социальных пособий имеются различия. Они связаны с факторами налогообложения и исчисления среднемесячного заработка сотрудника, в размере которого материальная помощь не учитывается. Т.е. в основе экспертизы ценности документа – анализ ситуации его создания и содержания.

Проанализируем критерий внешних особенностей документа. Поскольку приказ о материальной помощи издается на общем бланке организации с оформлением констатирующей части (причин издания приказа), то данный критерий не имеет особого значения для определения сроков хранения документа.

Нормативный срок хранения подобных приказов в Перечне ТУД не определен. Поэтому возможно установить пятилетний срок хранения приказов о материальной помощи сотрудникам организации. Но данное решение должно быть подтверждено решением ЭК организации (протоколом заседания, ссылка на дату и номер которого оформляется в графе «Примечание» номенклатуры дел).

А поскольку подобные приказы представляют собой небольшой документопоток, то в номенклатуре дел организации возможно закрепление формирования самостоятельного переходящего дела с заголовком:

Приказы генерального директора о предоставлении сотрудникам материальной помощи – 5 л., протокол заседания ЭК от 20.11.2011 № 3

Выводы

1. Перечень документов со сроками хранения – основной документ, содержащий нормативный сроки хранения, который используется для проведения экспертизы ценности документов.

Перечень типовых документов для конкретной организации имеет значение нормативного, но все-таки справочника, т.к. на его основе определяются нормативные сроки хранения созданных в организации документов.

При этом ведомственный перечень имеет более выраженный нормативный, обязательный характер для организаций при условии полного выявления конкретных видов, разновидностей и комплексов документов по всем направлениям деятельности отрасли и по всем уровням управления (включая филиалы, представительства и т.п.).

2. В соответствии со стандартами (ISO 15489, серия ISO 30300; ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1 – 2008 и т.д.) и в связи с внедрением систем электронного документооборота каждая организация должна стремиться к разработке своего индивидуального перечня документов со сроками хранения.

ФОИВ должны разработать ведомственные перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 499 (с изменениями от 07.09.2011).

3. В современных условиях перечни документов со сроками хранения в организациях могут рассматриваться в качестве базовых в системе классификаторов и справочников, поддерживающих электронный документооборот. Лучшие практики показывают, что в перечне документов, образующихся в деятельности конкретной организации, с указанием сроков хранения, очень удобно дополнительно закреплять форму представления документов (электронная или бумажная), закреплять и уточнять сроки хранения с учетом данного критерия.

Например: Приказы генерального директора по основной деятельности – Пост.;

Приказы генерального директора по основной деятельности. Электронные копии – До минования надобности или Пост. в составе фонда пользования в архиве организации. В графе «Примечания» такого конкретного перечня обычно указывают место нахождения/хранения электронных копий (БД «Приказы» корпоративной информационной системы);

Приказы генерального директора по основной деятельности. Резервные копии – Пост. В графе «Примечания» – Подлежат передаче на архивное хранение вместе с бумажными оригиналами.

4. Организация определяет ценность документов, выраженную в сроке хранения, для себя, своих акционеров, заинтересованных лиц (стейкхолдеров), контрольных органов, считая документы собственным нематериальным (и даже материальным) активом, соблюдая установленные в государстве сроки и правила хранения документов, а при необходимости –уточняя и увеличивая их с целью обеспечения главной функции документа – правовой функции доказательства.

Ссылка на основную публикацию