Суточные в командировке в 2020 году в России и за границей – нормы трудящимся

Суточные при командировках в 2020 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Нормы командировочных расходов в 2020 году

  • Ведение финансово-хозяйственной деятельности ряда организаций может быть связано со служебными разъездами сотрудников. Все расходы, связанные с проживанием и питанием работников вне дома, должны возмещаться ему в виде суточных.

    Размер суточных командировочных расходов в 2020 году по России и за границей

    Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.

    Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.

    Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.

    Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.

    Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.

    Нормы суточных расходов для бюджетных учреждений

    Для работников бюджетной сферы размер выплаты суточных исчисляется в соответствии с Постановлением Правительства от 02.10.2002 № 729. Это 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.

    Служебные выезды за границу бюджетников оплачиваются в соответствии с Постановлением Правительства от 26.12.2005 № 812. По каждой из стран установлен свой размер суточных, указанных в приложении № 1 к Постановлению.

    Таблица 1. Нормы суточных при загранкомандировках в 2020 году:

    Лимиты суточных при командировках

    Налоговое законодательство устанавливает освобождение суточных от налогообложения, если они укладываются в лимит, утвержденный абз. 12 п. 3 ст. 217 НК. Предельная сумма ограничена следующими величинами:

    • 700 рублей в день при командировке по стране;
    • 2500 рублей в день нахождения за границей.

    Как учесть расходы суточных при оплате налогов?

    Работодатель с суточных, не превышающих лимит, не удерживает НДФЛ, а также не отражает их в налоговых декларациях.

    С превышающих пределы денежных средств необходимо исчислить налог и взносы в ПФР и ФСС (за исключением взносов на травматизм). Они подлежат отражению в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

    Таблица 2. Налогообложение суточных сверх нормы в 2020 году:

    Расчеты должны быть произведены в конце месяца представления работником авансового отчета по итогам командировки. К нему прилагаются все подтверждающие понесенные расходы в связи с исполнением служебного задания. Это:

    • любой из подтверждающих наем жилого помещения документ (гостиничный счет, квитанции об оплате жилья, договор с частным лицом), где должно быть указано количество дней пребывания в этом помещении и стоимость одного дня проживания;
    • проездные документы, выданные командированному по пути следования до места назначения и обратно (билеты, талоны и т.д.);
    • иные документы в подтверждение понесенных расходов в связи с поездкой.

    Согласно письма ФНС от 03.12.2009 № 3-2-09/362, расходование суточных не требуется подтверждать документально.

    Суммы суточных, выплаченные сверх установленного лимита, облагаются НДФЛ и взносами. Работодатель обязан их исчислить и уплатить в бюджет. При неисполнении этого требования, налоговый орган применяет штрафные санкции в размере 20 % от недополученного размера налога и взносов (ст. 122, 123 НК РФ).

    Порядок выплаты суточных

    Суточные выплачиваются в обязательном порядке:

    • за все дни командировки, в том числе выпадающие на выходные и официальные праздничные даты, дни в пути следования до места назначения и обратно, вынужденные остановки;
    • за дни нетрудоспособности, наступившей во время служебного разъезда.
    Читайте также:  Уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор

    Для установления полагающейся к оплате суммы исчисляется количество дней служебного разъезда, которое фиксируется в приказе. Выплата суточных происходит не позднее, чем за день до отправления, наличными средствами или путем зачисления на зарплатную карту.

    Скачать пример приказа об установлении нормы суточных: бланк и образец

    Суточные выплачиваются командированному работнику в соответствующей валюте страны пребывания. Допустимо заменить валюту денежным эквивалентом в российских рублях по официальному курсу на дату выплаты средств. Тогда сотрудник при пересечении границы производит самостоятельно обмен на местную валюту и подтверждает этот факт чеком обменного пункта.

    Даты прибытия и выбытия из одной страны в другую определяются по отметкам в заграничном паспорте или проездным документам (в случае с пересечением границы с СНГ).

    Продление срока командировки обязательно согласовывается с руководством компании. Тогда за дополнительные дни производится расчет и перечисление суточных на банковскую карту работника или переводом на его имя.

    Расчет суточных при загранкомандировках в 2020 году

    Нормы для служебных поездок за границу установлены законодательно для работников государственных структур. Они выражены в долларах США для каждой страны (см. выше таблицу).

    Расчет суточных производится в соответствии с нормативами и продолжительностью командировки. Поэтому для выдачи сумм на руки применяется формула, где учитывается количество дней пребывания на территории иностранного государства и время нахождения в РФ:

    Рсут = Кз × Тз + Кр × Тр, где

    • Кз – норматив суточных на один день за границей на человека;
    • Тз – дни фактического нахождения за границей;
    • Кр – норматив суточных на один день командировки по России на человека;
    • Тр – дни командировки по российской территории.

    Пример: Гражданин М. командирован с 13 по 17 июля 2020 года. Первые четыре дня он пробыл в европе, в последний день 17 числа находился в России. В положении о командировках ООО «Сила» установлено, что норма суточных в Норвегии составляет 79$ в день, в России 800 руб. в день. На день аванса курс доллара равен 63 рубля.

    Расчет суточных в рублях:

    79$ × 4 дня × 63 руб. + 800 руб. = 20 708 рублей.

    Если в течение одного служебного задания работнику приходится посетить не одну страну, то в каждой из них применяется свой норматив. На руки командируемому выдается сумма суточных из расчета дней пребывания в каждой из стран. Работодатель производит конвертацию валюты в рублевый эквивалент по текущему официальному курсу валюты на день расчета.

    Калькулятор расчета суточных и командировочных онлайн

    Платятся ли суточные при однодневной командировке?

    Не оплачиваются дни командировки, когда работник по транспортной доступности и характеру работы может ежедневно возвращаться домой. Следует заметить, что определяет возможность и целесообразность компенсации расходов руководитель организации в каждом конкретном случае отдельно и с учетом совокупности факторов командировки.

    Обоснование отказа от оплаты однодневной командировки вытекает из самой формулировки суточных, данной в ч. 1 ст. 168 ТК. Поскольку они являются компенсацией расходов, связанных с проживанием вне дома, а командировка в течение одного дня его не предусматривает, то о выплате сумм суточных не может быть и речи.

    Суточные в командировке — нормы в 2020 год

    Отправленному в командировку сотруднику, помимо оплаты времени, проведенного в ней, положена компенсация потраченных им средств на проживание в другом городе. При этом в 2020 году в суточные нормы при командировках были внесены некоторые коррективы. Далее детально рассмотрим порядок расчета и оплаты суточных при командировках по России и за границу.

    Определение и классификация суточных в командировке, их правовая база

    Суточными издержками в командировке является материальная нагрузка на бюджет работника, обусловленная его временным пребыванием в другом городе. Наниматель обязан возместить их в определенном законе размере. Кроме того, на период пребывание работника в командировке его заработная плата сохраняется в обычном объеме.

    Обратите внимание – практика показывает, что суточные будут выплачены работнику только в том случае, когда он находился в другом городе более суток. То есть, в случае необходимости искать место для ночевки.

    Суточные расходы делятся на такие категории:

    • Обустройство сотрудника на новом месте, то есть поиск и оплата жилья (отеля, хостела или съемной квартиры);
    • Питание в столовых или кафе, а также приобретение продуктов в магазинах (для компенсирования обязательно наличие чеков);
    • Перемещение посредством общественного транспорта. Возмещению подлежат затраты на проезд до места командировки и возвращение обратно, а также передвижение в границах города (при наличии чеков);
    • Проведение деловых обедов и иных, необходимых для компании, мероприятий;

    Допускаются также иные расходы, если руководитель сочтет, что они были обусловлены исполнением субъектом своих должностных обязанностей.

    Определить сумму суточных, подлежащих компенсированию сотруднику, помогают установленные на государственном уровне лимиты. Так, начиная с 2017 года, они претерпели определенные изменения, о которых каждый руководитель, если направляет подчиненных в командировки, должен знать.

    Изменения в суточных при командировках в 2020 году

    Главные корректировки суточных коснулись заграничных деловых поездок:

    1. Во-первых, с 2017 года контроль расчетных данных перешел от внебюджетных образований к налоговым инстанциям.
    2. Во-вторых, страховые отчисления будут считаться из превышающей законодательный лимит суммы суточных (речь о котором идет ниже). Так, руководитель компании может самостоятельно определять объем суточных в командировках для своих подчиненных, при этом он может превышать норму, зафиксированную в НК РФ. Однако, это должно отражаться в местном регламентирующем нормативе (коллективное соглашение, распоряжение о командировочных поездках и т.д.).
    3. Также изменения коснулись базы исчислений. Теперь для расчета суточной нормы расходов не принимаются во внимание страховые отчисления по травматизму.

    Размер суточных при командировке в 2020 году и налогообложение

    Законодатель не ограничивает максимально возможный объем суточных расходов любого сотрудника. Наниматель имеет право, исходя из собственного желания, определить объем выплат подчиненным за пребывание в командировке в 2020 году. Помимо этого, сумма возмещаемых средств может отличаться для рядового служащего и начальника отдельного подразделения.

    Помимо этого, основываясь на ПП РФ №729 от 02.10.2002 г., суточная норма финансовых средств при командировке в коммерческом хозяйствующем субъекте не должна быть меньше, чем в государственных организациях.

    В 2020 году принят ряд ограничений для отчислений налоговых сумм и взносов. Исходя из ст. 217 НК РФ, в 2020 году от налогового бремени освобождены следующие размеры суточных расходов:

    • Деловая поездка в пределах России – 700 руб.;
    • Деловая поездка за границу – 2500 руб.

    То есть, если распоряжением руководителя организации постановлено, что суточная норма расходов для конкретного подчиненного в командировке по РФ составит 1200 руб., то налоговые отчисления следует делать с разницы (1200 – 700 = 500 руб.).

    Изменить лимиты расхода финансовых средств подчиненными руководитель может в любое удобное для него время. Однако, как показывает практика, наиболее удачным периодом для принятия подобного решения, является начало года.

    Порядок расчета количества дней в командировке

    Чтобы можно было грамотно определить количество дней командировки, сотрудник по факту своего возвращения обратно должен предоставить документы, подтверждающие ее продолжительность и наличие расходов. В первую очередь, такими бумагами являются проездные билеты.

    Именно исходя из дат, указанных в проездных билетах, фиксируется количество дней, которые сотрудник провел в командировке:

    • Если деловая поездка осуществлялась в пределах России, то доказательством служит дата билета или обращения в транспортную службу.
    • Если работник, по нуждам компании, уезжал за рубеж, то его отбытие и прибытие фиксирует таможенная служба.

    Также для поездки в командировку подчиненный может использовать свой автомобиль. В этом случае выплата финансовой компенсации полагается, если субъектом предоставлены такие документы:

    • Путевой лист;
    • Квитанции, чеки или любые иные бумаги, которые бы удостоверяли, что автомобиль, использованный в интересах организации, следовал по требуемому маршруту.

    Порядок осуществления компенсационных выплат при командировке

    Компенсация затраченных в деловой поездке средств осуществляется сотруднику, возвратившемуся из-за рубежа либо из другого российского города, куда его командировали.

    Когда периодичность командировки составляет не более одного дня и выезд за границы страны не предполагается, работнику не предусматривается компенсация его затрат. Впрочем, руководитель вправе возместить расходы, совершенные в однодневной командировке. Он должен зафиксировать это в местных нормативных документах, детально определив порядок однодневных поездок.

    Порядок возмещения командировочных издержек при длительном отъезде подразумевает следующие этапы:

    1. Руководитель организации ставит подчиненного в известность о существующих в текущем году лимитах командировочных расходов.
    2. Субъект, находясь в отъезде, расходует финансовые средства, не превышая установленный лимит.
    3. После своего возвращения работник предоставляет руководителю и/или в бухгалтерию предприятия соответствующие бумаги, которые бы подтверждали все его траты (билеты на проезд, чеки, квитанции).
    4. Законодательно определенный размер суточных затрат в командировке умножается на число дней, которые сотрудник провел в деловой поездке. Полученная сумма является средствами к возмещению.
    5. Указанные средства компенсации выплачиваются с ближайшей заработной платой.

    Приведенный алгоритм действий является стандартным и может служить образцом для любых организаций. Он может несколько отличаться в зависимости от правил, закрепленных локальными регулирующими данный процесс документами.

    Суточные при однодневной командировке

    Отвечая на вопрос, что считать суточными расходами в командировке, требующими возмещения, многие эксперты подразумевают затраченные на командировку средства при условии пребывания субъекта в другом месте более суток. Однако, ни трудовое, ни налоговое законодательство не устанавливает ограничения относительно продолжительности одной командировки. Так, сотрудник может отправиться в деловую поездку даже на один день. При этом, отчитываться за нее придется по тем же требованиям, что и при длительном отъезде.

    Руководитель возмещает все затраты, имеющие место в подобной командировке (проезд или питание), однако, лимит издержек должен быть заранее оговорен и соблюден сотрудником. При этом, суточные на однодневные поездки заранее не выплачиваются. Соответственно, сотруднику положено только возмещение фактически затраченных средств.

    Деловые поездки сотрудников государственных учреждений регулируются ПП РФ №729. В положении определяются нормы по расходам на день для командировок в пределах страны. Так, объем суточных выплат на одного государственного сотрудника в подобных командировках составляет 100 руб.

    Порядок выдачи средств сотрудникам бюджетных организаций регулируется ПП РФ №812 в редакции от 29.12.2016 г.

    Суточные при командировке за границу

    В соответствии со ст. 217 НК РФ, норма суточных издержек для гражданина, направляющегося в командировку за границу, составляет 2500 руб. Если руководитель установит верхний предел трат выше обозначенной законом суммы, с дополнительных средств будет удержан НДФЛ и страховые взносы.

    Читайте также:  Управление мотивацией персонала в организации

    Помимо этого, нюансом заграничной командировки является заблаговременная выдача средств либо в иностранной, либо в отечественной валюте. Кроме того, поскольку такая поездка состоит из двух этапов (первый — передвижение сотрудника по территории РФ, а второй – пересечение границы страны), можно одновременно выдать как рубли, так и иностранные деньги.

    Также компания может предоставить субъекту средства в рублях с тем, чтобы сотрудник обменял эти деньги на иностранную валюту уже в момент нахождения за рубежом. Чтобы подтвердить данную операцию, работнику потребуется предъявить своему работодателю квитанцию из обменного пункта или банка.

    Все расходы, осуществленные в валюте, подлежат возмещению в рублевом эквиваленте, исходя из текущего курса ЦФ РФ на момент возвращения субъекта в Россию.

    Примеры расчета суточных при командировках

    Пример 1. Тарасов И.Г. на 14 дней был направлен в деловую поездку в пределах РФ. Дата отъезда, зафиксированная в билете на поезд – 01.09.2017, 14:00. Обратно Тарасов прибыл 14.09.2017 в 18:00. Объем суточных средств на предприятии составляет 670 руб. (что не превышает предельной границы в 700 руб.).

    Расчет суточных заключается в следующем: 670 * 14 = 9380 руб.

    Пример 2. Комаров Л.Д. отправляется в командировку в границах России на 14 дней. Норма суточных на предприятии является 950 руб., что на 250 руб. превышает установленный в законе лимит. Расчет суточных будет иметь следующий вид:

    1. 950 – 700 = 250 руб.
    2. Удерживается НДФЛ: 250 – 13% = 33 руб.
    3. Определяется размер суточных: (700 + 217) * 14 = 12 838 руб.
    4. Определяется НДФЛ, подлежащий перечислению в бюджет: 33 * 14 = 462 руб.

    Пример 3. Дронин С.В. поехал в командировку за рубеж на 10 дней (с 01.10.2017 по 10.10.2017). Так, 01.10 и 10.10 средства были истрачены Дрониным в пределах России. Оставшиеся 8 дней он пробыл за границей. Нормативным актом предприятия установлены следующие значения суточных:

    • деловые поездки по РФ – 900 руб.;
    • зарубежные поездки – 4100 руб.
    1. 900 * 2 = 1800 руб.;
    2. 4100 * 8 = 32 800 руб.

    Налог на прибыль будет исчисляться исходя из общей суммы, то есть 1800 + 32 800 = 34 600 руб.

    Необлагаемые налогами средства составят:

    • 700 * 2 = 1400 руб.;
    • 2500 * 8 = 20 000 руб.

    Налогооблагаемые средства составят:

    • 1800 – 1400 = 400 руб.;
    • 32 800 – 20.000 = 12 800 руб.

    Удерживаемый НДФЛ рассчитывается так: (400 + 12 800) * 13 % = 1716 руб.

    Таким образом, суточные при командировках в 2020 году претерпели определенные изменения. Теперь порядок их расчета регулируется постановлениями налоговых органов, а не внебюджетных фондов. Руководителям компаний рекомендуется чаще сверяться с поправками в законодательных актах во избежание неверного исчисления лимита суточных расходов для командировок своих подчиненных.

    Особенности расчета суточных в командировке

    Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

    Командировка и нормативы суточных

    Термин «суточные» приводится в ст. 168 ТК РФ, устанавливающей правовые нормы возмещения командировочных работнику. Суточные упомянуты в ст. 217 НК РФ п.3, как одна из компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ.

    Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

    Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

    Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

    Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

    В ЛНА размер суточных может быть прописан в любом размере, но, если он превышает предельные нормы, разница облагается НДФЛ. Сверх установленных пределов облагаются суточные и страховыми взносами (ст. 422-2 НК РФ). Взносы «на травматизм» рассматриваются в связи с суточными по правилам ФЗ-125 от 24/07/98 г. ст. 20.2-2. Взносами не облагаются все суммы, предусмотренные ЛНА работодателя.

    На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

    Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

    Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

    1. Минфин считает, что облагать налогом на доходы, например, расходы на питание в пределах 700 и 2500 рублей соответственно, противозаконно (Письмо Минфина России №03-04-07/6189 от 01/03/13 г.).
    2. ВАС РФ полагает, что суточные не являются доходом работника и должны компенсироваться ему без обложения НДФЛ (Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г.).
    3. ФНС РФ, руководствуясь ст. 122, 123 НК РФ, может доначислить на «лишний» оплаченный день работнику, помимо налога, штраф и пени.

    Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

    Если работник отправляется за границу, ему обязательно нужно компенсировать однодневную поездку в размере 50% установленной в компании суммы суточной выплаты (Пост. 749 п. 20). При расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога расходы по суточным берутся на уменьшение базы полностью (ст. 264-1-12, 346.16-1-13 НК РФ). Если в ЛНА установлен расчет суточных для загранкомандировок в валюте, при расчете налоговой базы делается пересчет по курсу на дату признания расхода (ст. 272-10 НК РФ), т.е. утверждения авансового отчета (п. 7 пп. 5 той же статьи).

    При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

    Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

    Если в один и тот же день произошло возвращение из командировки и одновременно гражданин направлен в другую командировку, суточные он должен получить дважды. Если сотрудник едет за границу, ему платят «российские» суточные до дня пересечения рубежа с Россией, после чего применяют «заграничные» нормативы, установленные фирмой, и по возвращении поступают аналогично. Момент пересечения можно отследить в загранпаспорте либо, если речь идет об СНГ, где пересечение границы таких отметок не требует, по проездным документам.

    В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

    Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

    Примеры расчета суточных

    По России

    Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

    1. Мартынова находилась в командировке 15 дней.
    2. 15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
    3. 700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
    4. 15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
    5. 4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
    6. 4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
    7. 3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

    За рубеж

    Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

    1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
    2. 4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
    3. 600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
    4. ( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

    С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

    Документирование и учет

    В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

    По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

    На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

    • ФИО работника, его табельный номер;
    • реквизиты приказа об отправке в командировку;
    • период командировки;
    • законодательная норма суточных;
    • фактическая выдача суточных в день.

    Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

    Читайте также:  Субординация на работе - что это такое, правила и законы

    Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

    Сумма суточных командировочных расходов в 2020 году

    Командировки – служебные поездки, за дни нахождения в которых сотрудник получает заработную плату с надбавками за проживание, питание, транспортные расходы и другие траты, вызванные служебной необходимостью. В экономическом выражении оплата подобных расходов называется суточными или командировочными выплатами, которые имеют определённые правила начисления. Какими будут суточные командировочные расходы в 2020 году?

    Суточные и их лимит

    Суточными называют дополнительные расходы человека, во время его служебных поездок в другой город. Расходы, связанные с оплатой еды, жилья и так далее, поэтому работодатель обязан возмещать сотруднику все его траты за каждый день служебной поездки – командировки.

    В том случае, если командировка выпадает на выходные дни (время в пути в этот момент также считается командировочной поездкой) работодатель оплачивает работу в повышенном размере.

    Российское законодательство не предусматривает четких норм для оплаты суточных раскладов, поэтому каждый работодатель самостоятельно вправе решать, сколько платить своему сотруднику. Обычно размер командировочных фиксируется внутренними документами, к примеру, во внутреннем положении организации о командировках.

    Однако необходимо принимать во внимание тот факт, что налоговый кодекс РФ ограничивает максимальный размер суточных выплат, который учитывается при расчёте страховых взносов, а также НДФЛ. Компании не удерживают налоги с сумм, которые не превышают лимит в 700 рублей за один день – если человек находится в России, и 2500 рублей в день – если подразумевается заграничная поездка.

    Новости по теме:

    Важно! На сегодняшний день меньше 100 рублей за сутки командировки работодатель выплачивать не может. Однако любой понимает, что данная сумма будет недостаточной, поэтому ее размер можно считать просто номинальным, то есть действующим исключительно на бумаге.

    Суточные по России в 2020 году

    В первую очередь заслуживает внимания норма суточных командировочных расходов по России. Она закреплена в положениях коллективного договора или локального трудового акта, и как уже было сказано выше, для того, чтобы не платить налог работодатели не устанавливают лимит более 700 рублей за одни командировочные сутки. Если по договору сумма будет больше, то из неё удерживаются НДФЛ и страховые взносы.

    Существуют основные правила выплат командировочных, к которым относится то, что они выплачиваются за каждый день, проведённый в командировке, включая выходной или праздник. Сюда же относится время пребывания в пути, а также оплата вынужденной задержки, даже в том случае если она произошла по вине транспорта.

    Первым днём командировки считается тот день, когда отправляется транспортное средство, а последний день – это время прибытия обратно к постоянному месту работы. Примечательно, что если транспорт отправляется в 23.50 4 мая, например, то именно этот день будет считаться первым и за него положены выплаты.

    Нюансы поездок за границу

    Относительно того, какой будет сумма суточных командировочных расходов в 2020 году стоит сказать, что максимальная норма по отношению к прошлому году не изменилась. Окончательная сумма устанавливается трудовым договором, но не облагается налогом НДФЛ только 2500 рублей.

    Важно! Бюджетники могут похвастаться собственными нормами суточных расходов при заграничных поездках, что было принято в постановление правительства ещё от 2005 года. Для каждой страны суммы разные – например, для Китая суточные составляют 67 долларов, а для поездки в Казахстан за сутки выплачивается только 55 долларов.

    Отдельное внимание уделяется тому, что даты выезда и въезда в Россию фиксируют проездные документы, на которых ставятся отметки, что характерно для стран СНГ, для поездок в другие уголки мира суточные считаются по печатям в загранпаспорте, которые свидетельствует о том, что сотрудник пересек границу.

    Отдельным нюансом является то, что если до выезда за границу человек вначале перемещается по территории России, то суточные для него считаются по внутренним нормам, то есть до 700 рублей в день. Однако с момента пересечения границы норма возрастает до 2500 рублей.

    Однодневные командировки – как оплачиваются?

    Выше уже было сказано о том, что однодневные командировки не оплачиваются работодателем, а с учётом того, что минимальные командировочные расходы суточные в 2020 году составляют 100 рублей в день, это бессмысленно. Однако работодатели при однодневных командировках обычно возмещают сотруднику стоимость проезда, иначе последний может просто отказаться, по сути, от выполнения своих трудовых обязанностей. В полном размере суточные оплачиваются в случае поездки за рубеж.

    Как правило, в командировках работодатель выплачивает компенсацию расходов сотрудника, которые связаны с поездкой. Обычно такое правило прописывается в локальном трудовом договоре или по нему издается указ, в котором содержится исчерпывающая информация по поводу компенсации суточных расходов при однодневной поездке.

    Суточные при загранкомандировках


    Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией

    (утв. Постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. N 299 “О внесении изменений в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93”)

    Страна Нормы (долларов США)
    при направлении в командировку на срок до 60 дней включительно из Российской Федерации и других стран при направлении в командировку на срок свыше 60 дней из Российской Федерации и других стран *
    Австралия6042
    Австрия6646
    Азербайджан5740
    Албания6747
    Алжир6546
    Ангола8056
    Андорра6243
    Антигуа и Барбуда6948
    Аргентина6445
    Армения5740
    Афганистан8056
    Багамские Острова6445
    Бангладеш6747
    Барбадос6848
    Бахрейн6647
    Белоруссия5740
    Белиз5941
    Бельгия6445
    Бенин6646
    Бермудские Острова6948
    Болгария5539
    Боливия6344
    Босния и Герцеговина6042
    Ботсвана6445
    Бразилия5841
    Бруней5740
    Буркина-Фасо7250
    Бурунди7452
    Вануату6848
    Великобритания6948
    Венгрия6143
    Венесуэла6445
    Вьетнам6344
    Габон7049
    Гаити6143
    Гайана6747
    Гамбия6243
    Гана6646
    Гватемала6848
    Гвинея6646
    Гвинея-Бисау9164
    Германия6546
    Гибралтар6948
    Гондурас7553
    Гренада9264
    Греция5841
    Грузия5438
    Дания7049
    Джибути7553
    Доминиканская Республика5941
    Египет6042
    Замбия6848
    Заморские территории Франции6546
    Зимбабве5740
    Израиль7049
    Индия6243
    Индонезия6948
    Иордания6243
    Ирак8157
    Иран6243
    Ирландия6546
    Исландия7049
    Испания6243
    Италия6546
    Йемен6646
    Кабо-Верде6445
    Казахстан5539
    Каймановы Острова6948
    Камбоджа6848
    Камерун6948
    Канада6243
    Катар5841
    Кения6646
    Кипр5941
    Киргизия5639
    Китай6747
    Китай (Гонконг)6747
    Китай (Тайвань)6747
    Корейская Народно-Демократическая Республика6546
    Колумбия6546
    Коморские Острова8660
    Конго8560
    Демократическая Республика Конго7653
    Коста-Рика6344
    Кот-д’Ивуар7452
    Куба6546
    Кувейт5941
    Лаос6445
    Латвия5539
    Лесото6143
    Либерия7855
    Ливан7351
    Ливия7049
    Литва5740
    Лихтенштейн7150
    Люксембург6143
    Маврикий6344
    Мавритания6747
    Мадагаскар6445
    Макао6747
    Македония6042
    Малави6646
    Малайзия6042
    Мали7049
    Мальдивы6747
    Мальта6143
    Марокко5841
    Мексика6445
    Мозамбик6848
    Молдавия5337
    Монако6546
    Монголия5941
    Мьянма6546
    Намибия6143
    Науру6042
    Непал6546
    Нигер7855
    Нигерия7250
    Нидерланды6546
    Никарагуа6848
    Новая Зеландия6546
    Новая Каледония6042
    Норвегия7955
    Объединенные Арабские Эмираты6042
    Оман6243
    Пакистан6948
    Палау, остров6344
    Панама6445
    Папуа – Новая Гвинея6848
    Парагвай5740
    Перу6344
    Территория под управлением Палестинской национальной администрации7049
    Польша5639
    Португалия6143
    Пуэрто-Рико7250
    Республика Кирибати7552
    Республика Корея6646
    Руанда7250
    Румыния5639
    Сальвадор6848
    Самоа6445
    Сан-Марино6546
    Сан-Томе и Принсипи7452
    Саудовская Аравия6445
    Свазиленд6546
    Сейшельские Острова7150
    Сенегал7049
    Сент-Люсия6948
    Сербия и Черногория6042
    Сингапур6143
    Сирия6243
    Словакия5941
    Словения5740
    Содружество Доминики6948
    Соломоновы Острова5639
    Сомали7049
    Судан7855
    Суринам6948
    Соединенные Штаты Америки7250
    Сьерра-Леоне6948
    Таджикистан6042
    Таиланд5841
    Танзания6646
    Того6546
    Тонга5438
    Тринидад и Тобаго6848
    Тунис6042
    Туркменистан6546
    Турция6445
    Уганда6546
    Узбекистан5941
    Украина5337
    Уругвай6042
    Фиджи6143
    Филиппины6344
    Финляндия6243
    Франция6546
    Хорватия6344
    Центральноафриканская Республика9063
    Чад9567
    Чехия6042
    Чили6344
    Швейцария7150
    Швеция6546
    Шри-Ланка6243
    Эквадор6747
    Экваториальная Гвинея7955
    Эритрея6848
    Эстония5539
    Эфиопия7049
    Южно-Африканская Республика5841
    Ямайка6948
    Япония8358

    * Указанные нормы также применяются при направлении в командировку работников загранучреждений Российской Федерации, филиалов (представительств) российских организаций за границей в пределах страны, где находится указанное загранучреждение, филиал (представительство), независимо от срока командировки.

  • Ссылка на основную публикацию