Табельный номер сотрудника: как присваивается, обязателен или нет

Как присваивается табельный номер сотруднику

С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.

Что такое табельный номер

Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

  • облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
  • табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
  • данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

  1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
  2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
  3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Кто присваивает табельный номер работнику

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования

Кому присваиваются табельные коды

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

  • тем, кто устроен на постоянной основе;
  • временным сотрудникам;
  • внешним совместителям;
  • сезонным работникам.

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
  2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
  3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
  4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
  5. Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.

Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.

Где регистрируется учет табельных номеров

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата приема его на работу;
  • должность и специальность;
  • номер трудового договора и его дата;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • собственно сам табельный номер.

Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.

Обязателен ли табельный номер сотрудника?

Уважаемые эксперты! Подскажите, пожалуйста, ответ на такой вопрос: какой табельный номер нужно присваивать сотруднику, пришедшему в компанию повторно: сохранять старый или заводить новый?
В соответствии с Порядком подачи данных ЕСН и НДФЛ (Порядок заполнения форм индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) — старый, так как «Если в течение налогового периода между налогоплательщиком и физическим лицом расторгается действующий, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, то в целях исчисления налоговой базы, сумм ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) нарастающим итогом с начала года налогоплательщик может вести одну индивидуальную карточку по данному физическому лицу.», а в соответствии с ОСТом (ОСТ 4.071.035- 83 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации» — новый, т.к. человек считается новым сотрудником, а старым номером можно пользоваться только чрез 3 года.

Порядок присвоения табельных номеров законодательно не определен, хотя многие нормативные документы ( в том числе указанные Вами, прямо или косвенно, говорят о необходимости наличия табельного номера.) Учитывая это, организации разрабатывают и утверждают своими внутренними документами порядок присвоения табельных номеров. В общем-то, эта процедура не сложна, но должна осуществляться с соблюдением определенных рекомендаций (рекомендаций – не более), в частности:
1) на предприятии должен быть ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере тому или иному работнику непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров;
2) табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день;
3) табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке, за исключением случая, указанного в пункте 6 данного перечня;
4) то, какой принятому работнику присвоен табельный номер, должно указываться непосредственно в приказе о приеме работника на работу;
5) табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии и сохраняется за ним после его увольнения с предприятия (даже в случае перехода на другую IT-программу);
6) в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;
7) табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.

Присвоение табельного номера работнику ИП

Цитата (Журнал «Кадровое дело» 30.07.2015):Как присваивается табельный номер сотрудника
При приеме сотрудника на работу необходимо оформить ряд кадровых документов: издать приказ о приеме на работу, завести личную карточку сотрудника. Для оформления документов кадровый работник должен присвоить табельный номер новому сотруднику.
Что такое табельный номер
Табельный номер работодатель присваивает каждому принятому на работу сотруднику. Фактически табельный номер представляет собой цифровой код, который работодатель использует во внутренней документации для идентификации работника.
Табельный норме работника является обязательным реквизитом при заполнении внутренних документов по учету кадров и учету рабочего времени (в случае, если эти документы ведутся по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Как присваиваются табельные номера
Ответ на вопрос: как присвоить табельный номер, трудовое законодательство не дает. Присвоение табельного номера работнику производится кадровым работником при составлении приказа о приеме на работу. Как правило, это очередной порядковый номер с учетом принятой в организации внутренней кодировки.
Присвоение табельного номера может производиться автоматически компьютерной программой, при внесении в нее информации о новом работнике. Присвоить табельный номер работнику кадровик (или при его отсутствии бухгалтер) можно и «вручную».
Оформление приказа о приеме на работу с указанием табельного номера
Приказ о приеме на работу оформляют по унифицированной форме № Т-1 (1) либо другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Наименование организации (2) соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код формы приказа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) является уникальным для каждой организации.
Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. С иностранцем заключают как бессрочный трудовой договор, так и срочный трудовой договор в случаях, определенных законом (ст. 59, ч. пятая ст. 327.1 ТК РФ).
Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу. Ф.И.О. (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность (ст. 65 ТК РФ). Отдел (8) оговаривают, если о нем было сказано в трудовом договоре (абз. 2 ч. второй, абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).
Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись (ст. 68 ТК РФ). При этом он ставит дату ознакомления.
Присвоение табельного номера внутреннему совместителю
Как правило, у кадровиков возникают вопросы о необходимости присвоения отдельного табельного номера внутреннему совместителю. Порядок присвоения внутреннему совместителю табельного номера нормативными актами не урегулирован. По нашему мнению, правильнее будет присвоить такому работнику два табельных номера. Иными словами при внутреннем совместительстве у сотрудника будет два табельным номера: один – по основной работе; другой – по работе по совместительству. Кстати отметим, что с внутренним совместителем заключается два трудовых договора (по основной работе и по совместительству) и издается два приказа о приеме на работу.
В табеле учета рабочего времени отдельно происходит учет отработанного времени по основной работе и по совместительству.

Читайте также:  Какую дату ставить в строке 120 6-НДФЛ

Процедура присвоения табельного номера

Трудовой кодекс не дает определения, что такое табельный номер работника. Это понятие появилось в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973. Когда человек устраивается на работу, в отделе кадров ему присваивают цифровой код – табельный номер. Эта комбинация цифр уникальна и не повторяется, у каждого сотрудника — своя. Код остается неизменным на протяжении всего периода трудовых отношений человека и компании.

В очень больших компаниях с многотысячным штатом этим может заниматься отдельный специалист – табельщик. В остальных фирмах такие обязанности возлагаются на специалиста отдела кадров или бухгалтерии.

Законодательство никак не регламентирует эту кодировку и ее присвоение и теоретически любая фирма вправе изобрести собственный шифр с использованием римских цифр, символов и букв. Но обычно табельщики следуют сложившейся годами практике.

Личная карточка: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупик

Нормативные акты не объясняют особенности ведения личной карточки. Краткие комментарии, как заполнять ее строки, дают Указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но на вопросы, которые возникают у кадровиков по работе с этим документом, они не отвечают. Эксперты «Справочника кадровика» восполнили этот пробел и подготовили ответы на семь самых частых вопросов по личной карточке.

Обычно начинаются табельные номера с единичного значения и увеличиваются вместе с численностью штата. Для шифровки используются только арабские цифры, никакие другие символы не допускаются.

Чтобы подобный учет упорядочивал внутреннюю документацию, а не вносил в нее хаос, лучше придерживаться таких рекомендаций:

  • вести учет должен только определенный сотрудник;
  • учитывать вновь поступившего работника сразу после оформления документов или в первый рабочий день;
  • цифровые комбинации должны идти в хронологическом порядке без пропусков;
  • присвоенный код надо сообщать сотруднику;
  • вносить номер в приказ о приеме на работу.

► Измените инструкцию по кадровому делопроизводству. Ваша устарела

Процесс присвоения табельного номера новому сотруднику традиционно таков:

  • специалист, оформляющий вновь прибывшего сотрудника, запрашивает у ответственного работника свободную комбинацию;
  • в приказ о приеме на работу и личную карточку заносится присвоенный человеку код;
  • сведения о принятом в штат специалисте и присвоенном ему номере вносятся в журнал учета.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно

Табельный номер сотрудника при повторном приеме

Присвоенный сотруднику при поступлении на работу код не меняется до увольнения человека из этой организации. Чтобы избежать путаницы, рекомендуется 1-2 года после увольнения работника не присваивать его код новым специалистам.

В этом случае, если сотрудник решит вернуться на предприятие, ему следует вернуть прежний идентификатор. В случае более позднего возвращения, прежний код человек получит, только если его не успеют отдать кому-то из новых специалистов.

Обязательно ли присваивать всем сотрудникам табельные номера
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Трудовое законодательство не содержит прямого ответа на этот вопрос. Представляется, что присваивать табельные номера все же следует всем сотрудникам в обязательном порядке.
Объясняется это следующим.
Табельный номер является одним из реквизитов документов по учету труда и его оплаты. Это внутренний код сотрудника, по которому его идентифицируют в организации. Табельный номер указывают в унифицированных формах таких документов, как приказы о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении, графики отпусков, личные карточки и т. д. Поэтому представляется, что табельные номера следует присваивать всем принимаемым на работу сотрудникам. На это также указывают действующие в настоящее время Основные положения по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, введенные письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27 апреля 1973 г. № 75-АБ/89/10-80. Так, принятому на постоянную, временную или сезонную работу сотруднику указанной отрасли присваивают табельный номер, который приводят во всех документах по учету труда и зарплаты. А при увольнении или переводе сотрудника его табельный номер не присваивают другому сотруднику в течение года – двух лет (п. 18 Основных положений, введенных письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27 апреля 1973 г. № 75-АБ/89/10-80).
Вместе с тем, порядок присвоения табельных номеров в трудовом законодательстве не установлен. Поэтому работодатель может самостоятельно определить порядок присвоения табельных номеров в своем внутреннем документе, например Правилах трудового распорядка (ст. 8 ТК РФ).
Из ответа «Как вести учет рабочего времени»

Как присваивается табельный номер?

Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

  • обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
  • ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
  • ТН указывается в приказе о приеме на работу;
  • нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
  • ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
  • при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.

ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:

  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема работника на работу;
  • должность или специальность работника;
  • реквизиты трудового договора (номер и дата);
  • структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
  • табельный номер.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

  • облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
  • табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
  • данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.
Читайте также:  Страховая пенсия по инвалидности для 1, 2 и 3 групп

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

  1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
  2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
  3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
  2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
  3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
  4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
  5. Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.

Как присваивается табельный номер сотруднику?

Табельный номер сотрудника – как присваивается и зачем он нужен? Рассмотрим эти и другие вопросы в нашей статье.

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

Каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты (п. 18 Приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80). При этом если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, то его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1–2 лет.

Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:

  • в зарплатной ведомости (форма № Т-53);
  • распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма № Т-11);
  • формах для отражения рабочего времени (№ Т-12, Т-13).

Указанный выше нормативный акт, принятый еще в советское время, действует, как и многие другие источники права СССР, до сих пор. Поэтому присвоение табельного номера работнику — обязательная процедура для российских работодателей.

Рассмотрим, как она может быть осуществлена на практике, а также какими нюансами характеризуется применение табельного номера специалиста в кадровом учете.

Процедура присвоения табельного номера

Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.

Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

  • Ф.И.О. принятого сотрудника;
  • даты принятия на работу;
  • должности специалиста;
  • табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1–2 года после прекращения трудового договора).

2. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).

В обоих документах фиксируется табельный номер.

Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2017».

3. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.

Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

Принципы формирования табельного номера

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из 4 цифр (п. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особенности применения табельного номера

Общепринятым можно считать правило, по которому табельный номер выполняет двойственную функцию:

  • идентифицирует работника;
  • определяет его должность.

Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-51 – расчетный лист».

Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается 2 табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Однажды присвоенный сотруднику табельный номер сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1–2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

Итоги

Табельный номер обязательно назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение 1–2 лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

Табельный номер сотрудника — что это, как присваивается

Вопрос о том, что это такое — табельный номер сотрудника, является актуальным в первую очередь для специалистов по кадровому делу. Однако о том, как присваивается табельный номер и что он означает, могут хотеть знать и простые работники, которым интересен порядок ведения кадровой документации и хранения их персональных данных на предприятии. Узнайте, обязателен или нет табельный номер сотрудника и какие нормативы регламентируют его использование на предприятии в рамках ведения экономической деятельности субъектами хозяйствования.

Табельный номер сотрудника — что это такое

С точки зрения кадрового дела, табельный номер сотрудника — это цифровая или состоящая из различных видов символов комбинация, которая присваивается каждому человеку при приеме на работу и служит для упрощения ведения кадровой документации. Особенно актуальным применение табельных номеров является в крупных компаниях, где можно неоднократно встретить сотрудников со схожими или одинаковыми именами и фамилиями. При этом в большинстве случаев, сам табельный номер применяется и используется исключительно в рамках ведения внутреннего документооборота и его учета и не упоминается даже в большинстве локальных нормативных актов компании.

Ещё одним преимуществом использования табельных номеров является упрощение ведения архива на предприятии, поиска личных карточек и личных дел работников. Также, присвоение табельного номера значительно упрощает ведение поиска в электронных системах кадрового документооборота. Наконец, при наличии табельного номера сотрудника в базах данных предприятия, его восстановление на работе может стать намного более простой процедурой.

Читайте также:  Увольнение за дисциплинарные взыскания – порядок по ТК РФ, пошаговая инструкция

Обязателен или нет табельный номер сотрудника в кадровом деле

Должностная инструкция горничной Вопрос того, обязателен или нет табельный номер сотрудника при ведении внутреннего документооборота и приеме работника в штат, является тоже одним из самых актуальных для специалистов по кадровому делу и работодателей. Ведь нарушение порядка ведения документации может привести к проведению внеочередных проверок и вынесению штрафов, а в некоторых случаях — даже к приостановлению ведения деятельности предприятия.

С точки зрения современного российского законодательства, прямых нормативов, которые обеспечивали бы регулирование вопроса обязательности применения табельного номера для сотрудников нет. Есть упоминания использования табельных номеров в нормативных актах СССР, однако они имеют сугубо рекомендательный характер и не являются документами, обязательными к ознакомлению и применению всеми современными российскими работодателями.

Таким образом, окончательно решение об использовании табельных номеров для сотрудников на предприятии принимает исключительно работодатель. При этом не имеет значения ни организационно-правовая форма субъекта хозяйствования, ни количество сотрудников и размер отдела кадров. Ключевое значение в решении данного вопроса имеют исключительно локальные нормативно-правовые акты, которые действуют только в рамках самого субъекта хозяйствования.

Как присваивается табельный номер сотрудника

Как уже было упомянуто ранее, все решения о присвоении работникам табельного номера принимает непосредственно сам работодатель. Чтобы обеспечить надежное функционирование и применение этого инструмента при ведении кадрового дела на предприятии, необходимо в первую очередь принять локальные нормативные акты, которые бы регламентировали вопрос использования табельных номеров трудящихся при ведении хозяйственной деятельности.

После того, как сформирована внутренняя нормативная база для использования в деятельности рассматриваемых обозначений, работодателю следует заполнить ведомость, штатное расписание или иной документ, регулирующий взаимоотношение с сотрудниками. Обычно, табельные номера присваиваются работникам сразу после предоставления ими документов для трудоустройства.

Нумерация является последовательной и начинается обычно с единицы, продлеваясь при каждом заключении нового трудового договора. При это при увольнении работника табельный номер не «освобождается», а закрепляется на постоянной основе за этим сотрудником. Это облегчает дальнейшее ведение документации. Если же сотрудник решит восстановиться на предприятии — он будет восстановлен под своим старым табельным номером.

Как присваивается табельный номер сотрудника

Сами сотрудники нечасто сталкиваются с табельными номерами, а часто и вовсе не знают об их существовании. Тем не менее, на многих предприятиях (чаще средних и крупных) в кадровой документации используется табельный номер сотрудника. Как присваивается этот номер и зачем он нужен, расскажем в этой статье.

Что такое табельный номер (ТН)?

Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН. Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.

ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, – производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени.

Как присваивается табельный номер?

Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 “Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве” (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

  • обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
  • ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
  • ТН указывается в приказе о приеме на работу;
  • нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
  • ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
  • при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.

ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:

  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема работника на работу;
  • должность или специальность работника;
  • реквизиты трудового договора (номер и дата);
  • структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
  • табельный номер.

ТН и учет рабочего времени

На предприятиях, где размер заработной платы зависит от времени, проведенного работником на рабочем месте, ТН используется для фиксирования и учета часов работы конкретного сотрудника. Если работник провел на работе больше положенного, ему должны быть предоставлены дни отгула или оплачено время работы сверх нормы.

Размер отдыха или допоплаты будет зависеть от того, какой работнику установлен режим рабочего времени:

  • нормальный – 40 часов в неделю;
  • сокращенный – до 4 часов в день, например для несовершеннолетних;
  • неполный – по соглашению с работодателем, для женщин с несовершеннолетними детьми, инвалидов, пенсионеров и т.д.

Так, несмотря на то, что присвоение ТН не является обязательным и не установлено законодателем, ТН активно используется многими организациями по сей день, а значит, ТН – это действительно удобный и эффективный инструмент ведения кадрового учета.

Как присваивается табельный номер сотрудникам организации

На многих крупных и средних предприятиях действует кадровая система табельных номеров. Работники даже могут не знать о существовании у них в организации особого учетного кода. При поступлении на работу для каждого специалиста используют новое кодовое обозначение, чтобы избежать повторов. Как присваивается табельный номер сотрудника, читайте в статье.

Как работает система табельной нумерации персонала

Сначала о том, что такое табельный номер работника. Табельные шифры прописывают в личных карточках сотрудников после оформления их приема на предприятие. Эти коды сохраняют свою актуальность на протяжении всего периода действия трудового соглашения с физическим лицом.

При увольнении работника высвободившийся номер не задействуют в отношении других лиц. Этот код сохраняют за человеком на случай его повторного трудоустройства в фирму.

В кадровом учете табельный номер применяют для таких целей:

  • идентификация сотрудника в первичной кадровой документации;
  • указание номеров в бухгалтерских формах при начислении зарплаты;
  • оперативный анализ по работникам, основанный на выборках по табельным кодам.

Отсюда становится понятно, нужны ли табельные номера. Это действительно очень удобно.

Однако обязателен ли табельный номер? Формально – нет, поскольку законодательной регламентации процедуры присвоения табельных кодов фактически не существует.

На сегодня, как присваивается табельный номер сотрудникам организации можно узнать из актов периода СССР. Так, работодатели, решившие внедрить в кадровый учет эту систему идентификации членов трудового коллектива, ориентируются на положения от 27 апреля 1973 года – это совместное письмо Госкомтруда № 75-АБ, Минфина № 89 и Центрального стат. управления № 10-80.

В пункте 18 этого письма сказано, как присваиваются табельные номера. Такой код должен быть у каждого работника, который трудоустроен:

  • временно;
  • на постоянной основе;
  • на один сезон.

Индивидуальное шифровое обозначение сохраняют за прежним работником на протяжении одного-двух лет.

Детально – как присвоить табельный номер, их высвобождение и учет – субъекты хозяйствования разрабатывают самостоятельно и утверждают внутренними нормативными актами.

Стандартный код по табелю состоит только из числовых знаков, но работодатель вправе ввести в него буквенные символы.

Работа системы табельной нумерации основана на таких принципах:

  1. Присвоением и учетом номеров занимается один специалист.
  2. За сотрудником закрепляют табельный код в день предоставления полного комплекта документов для приема на работу.
  3. Если табельные шифры есть, их прописывают в распорядительной документации, касающейся сотрудника.
  4. Нумерацию ведут в хронологическом порядке, числовые обозначения начинают с единицы.
  5. Первый номер выделяют для руководителя компании.
  6. Изменение присвоенных номеров не разрешено (даже в случае перевода специалиста в другое подразделение).

Для учета табельной нумерации на предприятии заводят отдельный журнал. В нем фиксируют:

  • сведения, идентифицирующие работника;
  • реквизиты трудового соглашения;
  • табельный код.

Таким образом, каждая фирма сама решает, как у неё будет происходить присвоение табельных номеров и будет ли вообще.

Применение табельной нумерации в первичных документах

При повремённой системе оплаты труда заполняют табели учета отработанных часов и дней. В этих бланках необходимо прописывать также табельные коды, чтобы зафиксировать по работнику период его фактического пребывания на рабочем месте.

Указание индивидуального шифра позволяет по одному номеру получить выборку по отработанному времени за месяц или более длительный период. Это актуально для суммированного учета рабочего времени, если надо определить объем переработки и своевременно предоставить человеку отгулы, правильно начислить ему сверхурочные.

Применение системы табельной нумерации при ведении кадрового и бухгалтерского учета в единой программе дает возможность быстро решать ряд задач:

  • осуществлять аналитические выборки по сотрудникам по любым показателям;
  • минимизировать риски неправильного выбора в расчетных операциях по работнику, если в компании трудоустроены однофамильцы;
  • простота учета переработок.

Ссылка на основную публикацию