Восстановление кадрового учета – пошаговая инструкция для кадровика

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Автор: Анна Рябцева
руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

  • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
  • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
  • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

  1. На кого возлагались эти обязанности.
  2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
  3. Есть ли вредность на предприятии.
  4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
  5. Есть ли приказы на командировки.
  6. Менялись ли фамилии у сотрудниц.
  7. Правильно ли оформлены документы на декретниц.

Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Ситуация с отсутствием кадрового учета или его ненадлежащим ведением на хозяйствующем субъекте в кадровой практике нередка. Зачастую руководство не уделяет этому достаточно важному вопросу должного внимания, следствием чего является не только хаос в бумагах, но и определенные меры со стороны государства. Исправить и предотвратить это поможет восстановление кадрового учета. С чего он начинается и на что обращать внимание в процессе, рассмотрено далее.

Восстановление кадрового делопроизводства – сущность понятия

Под восстановлением делопроизводства следует понимать приведение имеющейся кадровой документации в норму, обусловленную отечественными законодательными актами, а также разработка недостающих бумаг.

Целями подобных исправлений ситуации являются систематизация документооборота, касающегося штатных единиц, предотвращение спорных ситуаций с ними, а также минимизация негативных последствий проверок хозяйствующего субъекта.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Сотрудник, решивший восстановить кадровый документооборот, должен действовать по определенной схеме.

Первое, что он должен сделать, – ознакомиться с наличием таких документов, выдаваемых при регистрации субъекта, как:

  • Устав;
  • решение о назначении гендиректора;
  • свидетельство о присвоении ОГРН;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой;
  • банковские документы, подтверждающие открытие счетов;
  • извещение из ПФР и ФСС.

После изучения регистрационных бумаг проверяют наличие и комплектность кадровых. Согласно трудовому законодательству, они делится на:

К первым относится:

Наименование документаСтатья ТК, регламентирующая обязательность наличия
ПВТР
  • 189;
  • 190
Трудовые договоры, штатное расписание
  • 56;
  • 57;
  • 67
Трудовые книжки
  • 65;
  • 66
Распоряжения руководителя о найме сотрудников на работу
  • 68
Распоряжения руководителя об увольнении подчиненных
  • 84
Правила обработки личной информации членов коллектива
  • 86;
  • 87;
  • 88
Табель учета рабочего времени
  • 91;
  • 99
График смен (если их предполагает производственный процесс)
  • 103
График отпусков
  • 123
Правила охраны труда
  • 212

Кроме того, обязательными, согласно Постановлению № 225 от 16.04.2003 г., являются также личные карточки подчиненных (ф. Т-2).

Ко второму типу документации (рекомендуемым) относят различные учетные журналы (например, договоров и приложений к ним, распоряжений администрации), положения (о выплате премий) а также должностные инструкции.

Вторым шагом сотрудника после анализа наличия и комплектности документов является проверка их содержания и формы, в ходе которой следует обращать внимание на:

  • правильность утверждения бумаг;
  • наличие в них всех обязательных пунктов.

Без этого дальнейшее восстановление кадровой документации будет невозможным.

Так, в Уставе содержится:

  • полное и краткое название хозяйствующего субъекта;
  • сведения о месте его нахождения;
  • информация о составе и функционале ее управленческих органов, размере УК, правах и обязанностях участников, порядке документооборота;
  • иные сведения.

В процессе ознакомления с ПВТР проверяется наличие пунктов о порядке трудоустройства и расторжения рабочих отношений с подчиненными, их основных правах, обязанностях и ответственности, трудовом режиме, а также иных, определенных ст. 189 ТК.

В трудовых соглашениях проверяется указание рабочего места подчиненного, его функционала, отражение начала работы и ее условий, трудового режима и так далее.

Проверка трудовых договоров всех штатных единиц – достаточно трудоемкая процедура, сократить которую (например, путем выборочного ознакомления) нельзя.

Параллельно с ТД подчиненного, проверяется:

  • приказ о его трудоустройстве (важно, чтобы информация в двух документах была одинаковой);
  • его должностная инструкция (на наличие обязательных глав, требований к текущей деятельности, знаний и функционала).

В штатном расписании, часто требуемом налоговиками в ходе налоговых проверок, должны быть зафиксированы:

  • наименование отделов или подразделений, а также должностей;
  • объемы оплаты труда и поощрений.

Проверка приказов по основной деятельности, созданных по инициативе управленца с целью контроля ключевых рабочих процессов, заключается в контроле наличия:

  • виз ответственных лиц и подчиненных;
  • корректных формулировок целей приказов.

Изучение содержания трудовых книжек подразумевает проверку:

  • наличия записей о трудоустройстве подчиненных, их внутренних передвижениях, поощрениях и увольнениях;
  • соответствия записей законодательным требованиям и фактическому состоянию дел.

Также немаловажно при восстановлении учета кадров определить:

  • ответственных за разработку и хранение недостающих или некорректных документов лиц и тех, кто, в будущем, будут отвечать за восстановленный документооборот;
  • участников разработки и утверждения новых документов.

Следует также проверить оформление дополнительной работы (совмещения, расширения функционала, увеличения объёма работы) на наличие таких ошибок:

  • совмещение имеет место де-факто, но де-юре не отражено;
  • дополнительная работа вменена подчиненного без полученного от него согласия (возложена распоряжением управленца);
  • вместо совмещения оформлено совместительство.

На этом этапе также проверяется документирование переводов, перемещений увольнений. На практике имеют место следующие нарушения:

  • полученные от штатных единиц соглашения на перевод составлены некорректно либо отсутствуют;
  • отсутствуют приказы на перевод;
  • в приказах на перевод отсутствуют подписи подчиненных;

Что касается внутренних перемещений (в пределах одного субъекта), то согласия работника на них не требуется в том случае, если они не влияют на определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора (ст. 72.1 ТК). Если же в ТД отмечено наименование подразделения, перемещение в другой отдел требует получения согласия.

Наиболее распространенной ошибкой при оформлении увольнений является отсутствие документов-оснований. Если восстановить их не получится, об этом следует доложить руководству. Также важно проверить, всем ли уволенным выданы их трудовые книжки и положенные средства (ст. 140 ТК).

Также следует проверить содержание документов по ОТ. Особенно внимательно следует ознакомиться с результатами спецоценки условий труда.

В заключение проверяется рабочее время коллектива, которое должно соответствовать законодательно определенному (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Для этого сопоставляются все устанавливающие и регулирующие его рабочие документы (в частности, табель учета ф. Т-12 и ф. Т-13, который, согласно ст. 91 ТК РФ, должен иметься на любом хозяйствующем субъекте).

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверки:

  • в документах не указан режим рабочего времени подчиненных;
  • документы противоречат друг другу либо отсутствуют.

Третьим шагом сотрудника станет непосредственно восстановление учета, в ходе которого важно помнить следующее:

  • разработка локальных актов возлагается на управленца, а, в некоторых случаях, требует участия профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ);
  • ТД должны быть составлены в 2-х экземплярах (один из них, согласно ст. 67 ТК РФ, передается подчиненному) и распечатаны, но не на фирменном бланке, поскольку они представляют собой соглашение равных между собой сторон. В случае, если изменения ТД нигде не отражались, со штатными единицами заключаются допсоглашения, содержащие точную дату вступления в силу корректировок;
  • электронные распоряжения администрации должны быть распечатаны, подписаны руководством и работниками (ст. 68, 84.1 ТК РФ), а также иметь дату ознакомления подчиненных;
  • все имеющиеся электронные карточки ф. Т-2 должны быть распечатаны, недостающие — оформлены и продемонстрированы подчиненным, причем они должны расписаться о том, что ознакомлены с документом;
  • трудовые книжки подчиненных не должны находиться у них на руках. Они хранятся в отделе кадров (либо бухгалтерской службе, если его нет). Отсутствующие заменяются на дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  • приказы об отпусках должны быть распечатаны. Они хранятся на протяжении трех лет и более ранние восстанавливать не нужно. Недостающие за последние три года восстановить надо, с учетом данных бухгалтерских записок-расчетов, заявлений на отпуск от подчиненных и т. д.;
  • приказы о трудоустройстве и увольнении подчиненных следует восстановить полностью. Если завизировать их нельзя, можно подшить в дело неподписанный документ с пометкой «восстановлено»;
  • табель учета рабочего времени должен храниться в печатном виде в отделе кадров;
  • график отпусков на текущий год должен быть распечатан. Восстанавливать их за предыдущие годы не нужно, поскольку срок их хранения – 12 месяцев. Документ за предыдущий календарный период хранится до завершения того периода, который следует за периодом завершения его делопроизводства (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558).

Начинать восстановление кадровых документов легче всего с трудовых договоров, особенно по работающим и недавно уволенным подчиненным, которых можно пригласить для визирования исправленного или оформленного документа.

В теории, восстановление должно проходить с учетом временных отрезков, то есть дат принятия ТД либо его корректировок. Но на практике это возможно не всегда (например, имеет место смена руководства и уволившийся управленец не может завизировать составленный документ).

В таком случае алгоритм действий следующий:

  • сотрудник в письменном виде уведомляется об отсутствии заключенного с ним при трудоустройстве ТД и необходимости его составить;
  • текущей датой составляется ТД с указанием реальной даты трудоустройства подчиненного и актуального оклада, и визируется действующим руководством. К нему прикладывается уведомление штатной единицы, объясняющее расхождение в датах.

Если ТД имеется, но отсутствуют его изменения, которые, тем не менее, должны обязательно быть зафиксированы согласно ст. 72 ТК РФ, следует составить допсоглашения.

При восстановлении трудовых книжек (корректировке записей в них или замене на дубликат) следует руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Пример корректировки записи в трудовой

Запись в трудовой книжке Иванова О.О. о его трудоустройстве сделана некорректно. Дальнейшие записи оснований для ее аннулирования не содержат.

Для исправления ошибки делается следующая запись:

№/текущая дата/ Запись № ___ недействительна, «правильная формулировка и дата трудоустройства».

Что касается восстановления личных карточке ф. Т-2, то, для начала, их следует распечатать (если они ведутся электронно) и предоставить сотрудникам для ознакомления под роспись. В имеющиеся карточки можно вручную вписать недостающие сведения, если имели место корректировки.

Восстановление штатного расписания проводится по периодам. Его порядок зависит от хронологии утверждения приказов по подчиненным, поскольку внутренние перемещения или изменения выплаты трудового вознаграждения оказывают прямое влияние на структуру расписания. К примеру, при переводе работника в другое подразделение проверяется утверждение в действующем на тот период документе его новой должности и оклада.

Законодательно разрешенные способы восстановления штатного расписания:

  • утверждение нового;
  • корректировка существующего путем издания руководителем соответствующего приказа.

Из вышеприведенного можно сделать вывод, что восстановление кадрового учета – весьма кропотливое дело, охватывающее многие аспекты деятельности хозяйствующего субъекта. Тем не менее, его следует осуществить, чтобы оградить себя от разбирательств с работниками и проверяющими органами.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Кадровый учет и делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

    • Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
    • постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
    • правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
    • методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
    • приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

  1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

    • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
    • кадровая структура организации;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;
    • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

    • трудовые контракты;
    • книга по учету движения трудовых книжек;
    • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
    • табель по учету времени работы;
    • персональные карточки сотрудников;
    • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
    • должностные инструкции и другие документы;
    • журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

    • коллективный договор;
    • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
  1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

  1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

  1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Автор: Аида Ибрагимова – руководитель кадрового отдела КСК групп

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

  • документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
  • документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

Положение об оплате труда

Табель учета рабочего времени

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ

Условия, при которых документ становятся обязательным

Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

Если в организации введена сменная работа

Положение о неразглашении коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть

Документ отсутствует

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

  • Нет обязательных локальных нормативных актов.
  • Нет документов по штатному расписанию.
  • Нет графика отпусков.
  • Отсутствуют табели учета рабочего времени.
  • Нет обязательных кадровых журналов.
  • Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
  • Нет приказов по личному составу.
  • Нет личных карточек работников.
  • Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
  • Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
  • Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
  • Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
  • В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
  • Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Как восстановить кадровое делопроизводство

Иногда работодатели с небольшим штатом работников не обращают внимание на то, что нужно оформлять все необходимые кадровые документы. С ростом штата сотрудников необходимость в приведении всех документов в порядок возрастает. Поэтому работодатели все начинают задаваться вопросом о восстановлении кадровых документов. В статье рассмотрим, как восстановить кадровое делопроизводство в организации, ели оно не велось совсем, либо только частично.

Какие документы нужно восстановить

Восстановление кадрового делопроизводства обычно требуется в мелких организациях, которые, как правило, не придают особое внимание данному вопросу. Если число сотрудников в компании возрастает, то это потребует приведение кадровых документов в порядок. В первую очередь потребуется определиться с перечнем документов, которые должны быть в отделе кадров, какие из них есть и каких нет. К таким документам относят:

  • документы, которые в кадровом делопроизводстве должны быть обязательно;
  • документы, которые должны быть в кадровом учете при определенных обстоятельствах;
  • необязательные документы.

Важно! Кадровику нужно будет подготовить перечень отсутствующих документов, так как из нужно будет вновь разработать для восстановления учета.

Определить ответственных лиц

После этого нужно будет определиться с лицами, которые будут ответственны за восстановление документов.Отдельно нужно будет определить, кто ответственен за учет, ведение и хранение трудовых книжек.Данный сотрудник должен будет внести отсутствующие записи в книжки, а если потребуется, то и исправления. На этого сотрудника работодатель должен издать приказ, которым он назначается ответственным за ведение и выдачу книжек. Кроме того, определить также потребуется тех лиц, которые будут ответственны за составление кадровых документов, за их утверждение, а также лиц, имеющих право подписи таких документов (Читайте также статью ⇒ Нумерация приказов в кадровой делопроизводстве).

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как восстановить кадровое делопроизводство

Когда становится понятно, что в компании не достает тех или иных кадровых документов, то остается только одно – восстанавливать эти документы с нуля. Выбирая способ восстановления, следует учитывать вид кадрового документа:

Виды кадровых документовНюансы восстановления
Локальные актыРазрабатывает руководитель, при этом иногда требуется мнение профсоюзной организации.
Личные карточки работниковЕсли карточки на работников заведены только в электронном виде, то их нужно распечатать. А если каких-либо карточек нет, то их следует оформить.
Трудовые договорыСледует составить в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, а второй отдают работнику. Договоры подписываются и работником и работодателем. Если договора есть, в них не внесены необходимые изменения, то следует оформить, заключив дополнительные соглашения.
Приказы о приеме на работу/увольненииЕсли приказы оформлены в электронном виде, то их следует распечатать и предоставить руководителю на подпись. Подписать приказы также должны сотрудники в подтверждение того, что с приказом они ознакомились.
Приказы на отпускЕсли приказы есть в электронном виде, то их следует распечатать. Если в электронном виде их также нет, то их следует оформить на основании заявлений сотрудников, записок-расчетов и иных документов. Если у работников имеется много неиспользованных отпусков, то часть отпуска (свыше 28 дней) можно заменить денежной компенсацией.
Трудовые книжкиЕсли трудовые книжки хранятся на руках у сотрудников, то их следует передать в отдел кадров. При этом следует проверить правильно ли они заполнены. Если у кого-либо из работников трудовые книжки утеряны, то следует оформить дубликаты.
График отпусковГрафики отпусков на текущий год должны быть составлены. Кроме того, график по предыдущему году должен храниться до окончания текущего года.
Табель учета рабочего времениДолжен храниться не в электронном, а в бумажном варианте у отделе кадров.
Книга учета движения трудовыхЕсли книга не велась, то ее нужно будет восстановить в соответствии в требованиями Постановления Минтруда России №69 (Приложение №3). Это позволит избежать проблем при проверках, а также ответственности, предусмотренной 5.27 КоАП РФ.
Журнал проверокЕсли журнала проверок нет, то его следует оформить.

Локальные акты

Важно! При восстановлении кадровых документов, обратить внимание следует на следующие локальные акты: штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка.

Если штатного расписания в компании нет, то нужно будет составить, а после этого утвердить. Если же штатное расписание в компании имеется, но уже устаревшее, то ответственным лицам нужно будет составить новое.При этом не стоит допускать какие-либо нарушения, так как практически все кадровые документы составляются в соответствии со штатным расписанием.

После этого следует проверить наличие Правил внутреннего трудового расписания, а также иных локальных актов. Если во время проверки обнаружится, что в этих документах есть какие-либо несоответствия действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору или действительности, то нужно будет внести необходимые изменения.

Трудовые договоры

При проверке трудовых соглашений учитывать нужно будет следующие моменты:

  • с каждым работником должен быть заключен трудовой договор;
  • все условия трудового договора должны составляться в соответствии с действующим трудовым законодательством;
  • условия, прописанные в договоре, должны соответствовать действительности.

Чтобы кадровикам облегчить себе работу, можно разработать бланк трудового договора, после чего согласовать его с директором. А затем заключить договор с каждым из сотрудников, с которыми раньше договоры заключены не были.

Прошедшим числом заключать трудовой договор нельзя. Оформление трудовых отношений происходит в текущее время, а значит и дата должна стоять реальная.

После составления документа, его следует проверить на соответствие нормам действующего законодательства. Не всегда в договора указывают некоторые обязательные условия, соответствующие ст. 57 ТК РФ. Кроме того, также следует проверить соответствие условий договоров локальным актам организации, а также действительности. К примеру, размеры окладов сотрудников, а также даты выплаты заработной платы. Если в договорах есть какие-либо нарушения, то их нужно устранить, составив к договорам дополнительные соглашения.

Документы, устанавливающие рабочее время

При восстановлении кадрового делопроизводства следует также проверить документы, устанавливающие рабочее время, а также регулирующие его. К таким документам относят: коллективные договоры, трудовые договоры, дополнительные соглашения, графики работы, правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Довольно часто в таких документах допускают следующие ошибки:

  • противоречия в этих документах;
  • ни в одном из указанных документов не определен режим рабочего времени;
  • неправильно составлены документы, устанавливающие рабочее время.

Важно! Следует проверить есть ли в компании табель учета рабочего времени. Если он отсутствует, то его необходимо завести. Если же табель есть, то его следует проверить отдельно по каждому работнику.

Если в организации установлено неполное рабочее время, то проверяется наличие и правильность оформления этих документов.Также следует проверить наличие оснований для установления такого режима работы. Кроме этого проверке подлежит правильность привлечения сотрудников к работе сверхурочно, праздники и выходные или в ночное время. Проверяется наличие согласия работников, а также соответствующих приказов.

Совмещения, перемещения и отстранения

Восстанавливая кадровое делопроизводство, следует проверить наличие документов, которыми оформлены совмещение, перемещение и отстранение. При оформлении таких документов могут быть допущены следующие ошибки:

  • нет документального оформления;
  • работнику поручается дополнительная работа или оформляется перевод без его согласия;
  • вместо совмещения оформляется совместительство;
  • работник не ознакомлен с приказом;
  • отсутствуют записи в трудовой книжке;
  • другие ошибки.

Важно! Обнаружив ошибки в указанных документах, кадровику следует их устранить. Если каких либо документов нет, то их необходимо оформить.

Каждый вид увольнения сотрудников оформляется определенным образом. При этом следует выяснить наличие документов по каждому из увольнений. Одним из таких документов является приказ об увольнении. Если он отсутствует, то задним числом оформить его нельзя. Но подготовить его также необходимо. Также проверяется выданы ли работникам трудовые книжки и правильно ли произведен с ними расчет. Если обнаружится наличие трудовых уволенных сотрудников, то им нужно будет направить уведомления о необходимости явиться за книжкой.

Читайте также:  Увольнение переводом в другую организацию с согласия работника – плюсы и минусы
Ссылка на основную публикацию