Замещение работника на время отпуска по ТК РФ

Как рассчитывается доплата за совмещение должностей на время отпуска

Отпуск положен каждому сотруднику, но предприятие во время отпусков в преобладающем большинстве случаев не останавливает свою деятельность. Отсутствие одного сотрудника не должно сказаться на работе всей организации, а это значит, что его полномочия необходимо кому-то делегировать. При этом коллега, получивший дополнительные обязанности, а вместе с ними и дополнительную ответственность, должен иметь право на компенсацию.

Как осуществляется доплата за совмещение должностей во время отпуска, что говорит о такой ситуации трудовое законодательство РФ, в чем заключаются нюансы оформления, учета и налогообложения такого совмещения — разбираемся вместе.

Что говорит закон о замене временно отсутствующего работника

Основными законодательными актами, регулирующими кадровый вопрос на время отпусков и других причин не присутствия на работе, являются Трудовой Кодекс РФ и специальные акты, такие как разъяснения Минтруда.

В Трудовом кодексе эта проблема рассматривается в следующих статьях:

  • ст. 60.2 – процедура совмещения должностей;
  • ст. 72.2 – временное замещение работников;
  • ст. 74 – возможность работодателя перевести одного сотрудника на должность другого на время;
  • ст. 149 – оплата труда, когда условия отличаются от обычных;
  • ст. 155 – доплата за совмещение в рамках одной организации.

Письма Минтруда РФ вносят ясность в определения совмещения, замещения и расширения круга обязанностей.

Совмещение или замещение?

Трудовой Кодекс РФ в ст. 60.2 различает эти понятия. Разница в том, выполняет ли оставшийся работник только чужие обязанности (замещение) или делает это, находя возможность для дополнительной работы, не в ущерб своей (совмещение).

Временное замещение

Применяется тогда, когда должность, оставленная работником на время отпуска, достаточно ответственная и квалифицированная — чаще всего руководящая. Чтобы выполнять все предусмотренные ею обязанности в полном объеме, сотруднику-заместителю придется временно оставить свои непосредственные функции. Такое временное назначение может стать серьезной проверкой на компетентность и, возможно, предварять последующее повышение.

ВАЖНО! Слишком долгой такая нагрузка быть не может: закон разрешает применять временное замещение не дольше чем 1 месяц.

Замещение не предполагает увеличения обычной платы, кроме случаев, когда временно замещается более высокая должность. Тогда сотруднику будет выплачена разница в окладе (абзац 2 п.1. Разъяснения Минтруда № 30 от 20 января 2001 года). Нужно помнить, что оплата труда временного заместителя не может быть ниже, чем оплачивалась его обычная должность по трудовому договору.

Временное совмещение

Совмещение должностей на время отпуска можно определить как исполнение обязанностей сотрудника, временно отсутствующего на рабочем месте, без освобождения или снижения собственной трудовой функции. Оно, в отличие от замещения, вследствие увеличения нагрузки предусматривает дополнительное денежное вознаграждение за труд.

Такая же схема может действовать в случае других причин временного отсутствия, кроме отпуска длительной командировки, нахождения на больничном.

Расширение круга обязанностей

Еще одним способом обеспечить выполнение работы отсутствующего сотрудника может быть вменение его обязанностей другому работнику.

Такой путь возможен, если у сотрудников была одинаковая квалификация и сходная трудовая функция, а штатное расписание позволяет временно соединить две должности в одну.

Этот способ, в отличие от двух предыдущих, не ограничивает права работодателя, поскольку выполнение всех функций по той или иной должности отражено в трудовом договоре, а в данном случае просто расширяются границы должностей, но не нарушаются условия договора. Доплаты, как и согласия сотрудника, этот путь не предусматривает.

Когда надо спросить согласие работника

Замещение и совмещение должностей не может производиться без выраженного в письменной форме согласия самого назначаемого. Требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые не были прописаны в трудовом договоре, работодатель просто не имеет права. Когда у работодателя возникает подобная ситуация, он может пойти одним из двух путей:

  • заручиться согласием работника (письменным);
  • предупредить работника за 2 положенных месяца об изменении трудовых условий и совместить должности законным порядком, а в случае категорического несогласия уволить работника, не желающего дополнительной нагрузки.

Отдельного документа для выражения согласия работника не нужно, достаточно его подписи «Ознакомлен» на соответствующем приказе, изданном руководством. Если работодатель хочет перестраховаться, то в письменном виде надо направить работнику уведомление о грядущем замещении за 2 месяца и получить подпись на нем.

Оформление совмещения (замещения) на время отпусков

Для избежания возникновения трудовых споров рекомендуется действовать строго по регламенту:

  1. Составление и подписание допсоглашения о возникновении новых обязанностей на конкретный период.
  2. Издание приказа о совмещении (замещении) должностей. В тексте приказа обязательны следующие пункты:
    • ФИО сторон – замещаемого и замещающего работника;
    • даты начала и конца замещения (совмещения);
    • должности сторон;
    • дополнительные обязанности;
    • размер доплачиваемого вознаграждения и принцип его расчета (какой именно оклад станет базой).
  3. Ознакомление замещающей стороны с приказом, подписание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке, табеле учета рабочего времени и личной карточке отражения совмещения не требуется.

Обязательные налоги в связи с совмещением

Закон обязывает произвести с выплат в счет совмещения должностей обычные налоговые отчисления:

  • налог на доходы физических лиц – положенные 13%;
  • взносы в фонды социального страхования – 22%.

Расчет доплаты

Порядок определения размера дополнительного вознаграждения в случаях замены может быть оговорен в коллективном договоре или специальном документе, а может решаться непосредственно между работодателем и работником, при этом получив отражение в приказе.

ВАЖНО! Доплата не может быть меньше, чем установленные нормы оплаты труда, иначе работодатель рискует административной ответственностью.

Факторы, влияющие на размер доплаты:

  • сложность принятых допобязанностей;
  • объем дополнительной работы;
  • фиксированная сумма или процентное соотношение в зависимости от результатов труда;
  • режим занятости замещающего (полный или неполный рабочий день, свободный или строгий график и т.п.).

При регламентировании расчетов такой доплаты во внутренних нормативных актах может фигурировать конкретные суммы либо проценты от существующих окладов.

Пример расчета

Оклад экономиста Петровского Г.М., уходящего в отпуск в августе, составляет 35 000 руб. в месяц, а оклад Лукьянцева Р.Т., также экономиста, – 32 тыс. руб. в месяц. Р.Т.Лукьянцев назначен совмещать свои обязанности и обязанности Петровского Г.М. на время 20-дневного отпуска.

По положениям колдоговора за такое совмещение полагается доплата в размере 70%. Рассчитаем, сколько денег получит Лукьянцев в августе:

  • 32 000 руб. – собственную заработную плату;
  • 70% от 35 000 руб. – 24 500 руб. – положенная доплата за полный месяц;
  • поскольку совмещение проходило не весь месяц, а только 20 дней, то доплата положена за 2/3 от положенных 70%: 16 333 руб.;
  • итого Лукьянцеву положено 32 000 + 16 333 = 48 333 руб.;
  • с этой суммы нужно отчислить НДФЛ: 13% от 48 333 = 6283 руб. и страховые взносы 22% от 48 333 = 10 633;
  • итого на руки: 48 333 – 6 283 – 10 633 = 31 417 рублей.

Можно ли отменить или уменьшить доплату?

Закон указывает лишь один случай, когда такое действие работодателя будет правомерным – ухудшение качества работы замещающего по сравнению с замещаемым. Если такое имеет место, работодатель вправе изменить условия совмещения, но он должен предупредить об этом проштрафившегося работника в письменном виде.

Как прекратить замещение

Когда отпуск замещаемого закончится, и он вернется на свое рабочее место, ситуация «замещения» прекратится сама собой. Для возвращения на круги своя не нужно издавать специальных приказов или распоряжений – период, который подошел к концу, уже был указан в первом приказе «на совмещение». Когда отдохнувший работник приступает к своим обязанностям, его временный преемник прекращает получать дополнительные выплаты.

Как происходит доплата за замещение на время отпуска?

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Существует несколько способов замены отпускников:

  • Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
  • Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
  • Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
  • Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).

Расширение обязанностей или совмещение

Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).

Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.

Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.

Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.

Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.

Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.

ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.

Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.

Оклад кассира равен 17 000 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.

Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.

Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.

Выполнение и оплата временного перевода

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Читайте также:  Сокращение на работе: права работника, выплаты и компенсации

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Как оформляется и оплачивается совместительство

Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).

Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.

Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».

Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.

В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.

Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.

Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).

Прием временного сотрудника

Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).

Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.

Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.

Итоги

Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.

Пошаговый алгоритм замещение временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ + образцы документов

Неотъемлемой частью трудового процесса является отпуск сотрудника. Но деятельность компании не должна останавливаться в отсутствии какого-либо специалиста.

В такие моменты работодатель задается вопросом об организации замещения на время отпуска трудящегося в соответствии с нормами Трудового кодекса.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Как возложить функции временно отсутствующего работника по ТК РФ?

Действующее законодательство предполагает несколько вариантов выполнения функций временно отсутствующего специалиста в связи с отпуском:

  • без освобождения от основного вида деятельности;
  • временный перевод (перемещение);
  • совместительство.

При совмещении или расширении круга обязанностей сотрудника используются внутренние ресурсы компании.

Статья 60.2 ТК РФ позволяет осуществлять выполнение работ, обозначенных в трудовом договоре, в течение дня по другой или аналогичной должности за дополнительное материально вознаграждение.

Срок исполнения дополнительных функций, их содержание определяется работодателем с письменного согласия работника.

Если положительный ответ от сотрудника не получен, руководитель вправе в одностороннем порядке перевести подчиненного на другую должность на срок не более 30 дней.

Данная возможность должна быть обязательно прописана в трудовом договоре. Кроме этого, без согласия заместителя замещение допускается в некоторых ситуациях: природные катастрофы или техногенные катаклизмы, аварии на производстве, стихийные бедствия, эпидемии.

При оформлении соглашения устанавливается размер вознаграждения в фиксированной сумме или процентах от оклада (ст. 151 ТК РФ), а также содержание и объем работ, срок исполнения дополнительной работы.

Если период замещения определить невозможно, то конкретная дата в соглашении не прописывается, достаточно зафиксировать фразу: «до выхода отсутствующего специалиста из отпуска на работу».

Информация о временном замещении на период ежегодного отпуска в трудовую книжку не вносится.

Подписанный документ является основанием для издания приказа о временном исполнении обязанностей. Унифицированной формы документа нет, он составляется в произвольном виде.

Иногда пакет документов при замещении дополняется договором о полной материальной ответственности.

Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

Ограничений по начислению минимальных или максимальных доплат за совмещение Трудовым кодексом не обозначено.

Для каждого отдельного случая подписывается договоренность с учетом пожеланий работодателя и подчиненного. Если планируется установить фиксированную доплату, руководитель предприятия может ориентироваться на положения собственных локальных актов.

Трудящийся, оформленный в качестве совместителя на период отпуска, может настоять на неполной смене или рабочем дне (ст 93ТК РФ).

Доплата в этом случае рассчитывается в соответствии с фактически отработанными часами.

Как правило, за выполнение дополнительных функций за временно отсутствующего работника обозначается вознаграждение в виде процентов от должностного оклада замещаемой должности.

Также применяется оплата за выработку — количество изготовленного продукта, товара. При установлении размера вознаграждения работодатель ориентируется на экономическую выгоду.

Не следует надеяться на 100% размер от основного или дополнительного оклада, в данной ситуации целесообразно принять в штат нового специалиста.

Для расчета доплаты за совмещения установленный процент умножается на оклад, а затем на отработанные дни (смены).

Письмо Минздравсоцразвития от 12 марта № 22-2-897 разъясняет, что в некоторых моментах исполнение трудовых обязанностей отсутствующего специалиста может быть на безвозмездной основе.

Это допустимо, если должностные инструкции работников отдельных категорий предусматривают случаи исполнения обязанностей отсутствующего работника со схожей трудовой функцией.

В данном случае совмещение — часть трудовых функции, которые дополнительно не оплачиваются.

Как оформить служебную записку о возложении обязанностей?

Документ составляется в произвольной форме на имя главы предприятия. Составителем записки является руководитель структурного подразделения.

Для придания бланку официального тона необходимо руководствоваться положениями норм ГОСТ Р 6.30-2003.

В записке необходимо указать название организации, адресата и автора письма, дату и подробное описание ситуации, при которой необходимо замещение, перераспределение обязанностей между коллегами в связи с отсутствием по причине отпуска, подпись обратившегося.

На записку руководитель компании накладывает свою резолюцию.

Количество замещаемых должностей в законе не ограничено. Существуют лишь ограничения, запрещающие замещать некоторые категории должностей: главного бухгалтера банка и руководителя предприятия.

Скачать образец

Скачать служебную записку о возложении обязанностей – образец.

Так выглядит образец:

Оформление заявления о согласии на совмещение должностей

Согласие — заявление, которое пишется в свободной форме, если в компании нет утвержденного образца подобного документа.

В бланке указывается адресат (наименование фирмы и его руководитель) и заявитель (сотрудник).

После слова «заявление» указывается, когда и кем была предложена возможность совмещения, осведомленность о режиме труда и дополнительной оплате.

Прописывается, что заявитель согласен с меняющимися условиями работы, проставляется его личная подпись и дата.

Пример

Скачать заявление о согласии на выполнение дополнительных обязанностей на время отпуска – образец.

Так выглядит образец:

Полезное видео

Особенности оформления временного замещения отсутствующего работника — можно узнать из данного видео:

Выводы

Специалист вправе досрочно отказаться от временного замещения должности отсутствующего по причине отпуска, так же как и работодатель может отменить свое поручение об исполнении обязанностей.

Обо всех изменениях другой стороне сделки сообщается в письменном виде не позднее чем за 3 рабочих дня. Данный порядок определяется ч.4 ст. 60.2 ТК РФ.

При замещении профессий не запрещается устная договоренность, позволяющая избежать множества формальностей. Главе компании не придется тратить время на оформление документации.

Но для работника подобная схема действий является менее защищенной. Должностная инструкция при этом меняется, нагрузка на работника возрастает, смыкаются сразу две штатные единицы, дополнительное вознаграждение на выплачивается.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Выплаты за совмещение должностей (размер) в 2020 году

Трудовой Кодекс РФ предписывает работодателям сохранять рабочее место и должность за сотрудниками, временно отсутствующими на предприятии по причине болезни, материнства и ухода в отпуск. Разумеется, обязанности таких работников должны кем-то выполняться в течение этого времени, чтобы не допускать перерывов в деятельности фирмы. И здесь работодателю необходимо решить, как поступить – нанять новый персонал по договору временного трудоустройства или возложить обязанности отсутствующего подчиненного на сотрудника, выполняющего аналогичную функцию в коллективе. Второй вариант, как правило, оказывается наиболее удобным и менее затратным. Предлагаем выяснить, какая работнику полагается доплата за совмещение должностей на время отпуска, больничного другого сотрудника.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска, больничного: основные положения

О совмещении должностей в момент исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника предприятия говорят в том случае, если выполняются все перечисленные ниже условия:

  • работник отсутствует на рабочем месте по причине ухода в отпуск, оформления больничного (в том числе по беременности и родам), отъезда в командировку и т.д.;
  • за отсутствующим сотрудником в соответствии с законом сохраняется рабочее место и должность;
  • другой подчиненный фирмы дает письменное согласие на выполнение трудовых функций отсутствующего работника на период его отсутствия на работе;
  • сотрудник, временно заменяющий отсутствующего служащего, продолжает также выполнять и свои прямые обязанности (не освобождается от своей основной работы).

Важно! Работодатель имеет право не только возложить обязанности отсутствующего сотрудника на другого члена коллектива, но и распределить его обязанности между несколькими работниками фирмы.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска, больничного: что говорит закон

Основные положения, касающиеся оплаты работы, выполняемой на условиях совмещения должностей в период отсутствия другого работника, приведены в следующей таблице:

№ п/п.Положения о доплате за совмещение должностейЗаконодательный или нормативный акт
1Работодатель обязан произвести доплату работнику предприятия, согласившемуся трудиться на условиях совмещения должностей (исполнения обязанностей временно отсутствующего на рабочем месте подчиненного)ст. 151 ТК РФ
2Величина доплаты определяется в момент переговоров между сотрудником и работодателем и закрепляется в письменном соглашении. При этом во внимание принимаются объем дополнительной работы и ее содержание.
3Наниматель, устанавливая величину доплаты за совмещение должностей, должен обеспечивать одинаковую оплату за работу равной ценности.ст. 22 ТК РФ
4Доплата за совмещение должностей назначается только тогда, когда сотрудник не освобождается от своей основной работы и при этом выполняет обязанности отсутствующего коллеги. Если же подчиненный на время отстраняется от своих прямых обязанностей – это уже перевод на другую должность, и оплата устанавливается соответствующая.ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ

Важно! Доплату за совмещение должностей в период отсутствия на рабочем месте основного сотрудника работодатель вправе утверждать в процентах к тарифной ставке (окладу), в процентах к заработной плате или в твердой денежной сумме.

Важно! Законом не установлен ни минимальный, ни максимальный размер доплаты за совмещение должностей.

Выплаты за совмещение должностей (размер) в 2020 году

Важно! Если замещение основного сотрудника осуществляется по причине его ухода в отпуск, замещающий работник освобождается от своих прямых обязанностей – он только выполняет работу ушедшего в отпуск коллеги. Вместе “доплаты” в соглашении будет фигурировать понятие “размер оклада на период замещения”.

В Трудовом Кодексе РФ не содержится указаний относительно минимального или максимального размера доплаты, положенной сотруднику, который готов помимо основной работы исполнять обязанности отсутствующего коллеги. Однако, как показывает практика, работодатели устанавливают величину доплаты в пределах 30-50% оклада. Однако, закон не запрещает утвердить доплату в фиксированной сумме. При этом:

  1. Величина доплаты за совмещение должностей не должна превышать сумму оклада основного сотрудника за соответствующий отрезок времени.
  2. Если работодатель решит распределить обязанности временно отсутствующего сотрудника между несколькими подчиненными, суммарный размер всех произведенных доплат не может оказаться больше суммы оклада основного сотрудника (без учета всевозможных надбавок).

Пример расчета величины доплаты за совмещение должностей

Работник консалтинговой фирмы Петренко В.В. был командирован по решению начальства на 15 дней – с 15 января по 30 января 2020 года включительно. Оклад Петренко на момент отъезда составлял 44 350 рублей. В течение тех 15 дней, что Петренко отсутствовал на работе, его обязанности частично были возложены на его коллегу – Сергеенко И.А., оклад которого составляет 36 500 рублей. Работодатель подписал с Сергеенко трудовое соглашение, по условиям которого ему полагается доплата в размере 40% оклада. Оба сотрудника трудятся на условиях 40-часовой рабочей недели. Бухгалтер консалтинговой фирмы произвел расчет по следующему алгоритму:

  1. Производится расчет среднего дневного заработка сотрудника Сергеенко И.А. в том месяце, в котором он подменял отсутствующего Петренко (в январе):
  • 36 500 руб. : 22 раб.дн. = 1659 руб. 9 коп.
  1. Осуществляется расчет величины доплаты за 1 день совмещения должностей:
  • 1659,09 руб. х 40% = 663 руб. 63 коп.
  1. Производится расчет общей суммы доплаты за совмещение должностей:
  • 663,63 руб. х 15 дн. = 9954 рубля 45 копеек.

Доплата за совмещение должностей, оплата за замещение на время отпуска (уплата НДФЛ)

Положенная сотруднику доплата за совмещение должностей в период отсутствия основного сотрудника на рабочем месте, облагается налогом на доход физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами, поскольку данная выплата включена в систему оплаты труда.

Аналогично, оплата, полученная замещающим сотрудником за период замещения основного работника, ушедшего в отпуск, будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Порядок оформления совмещения должностей или профессий

Важно! На оформление совмещения сотрудник должен дать согласие в письменной форме, иначе работодатель не имеет права документально оформить факт совмещения должностей/профессий или замещения отсутствующего сотрудника.

Рассмотрим все этапы документального оформления факта совмещения должностей и замещения отсутствующих на работе сотрудников:

№ п/п.Этап оформления совмещения и замещенияПодробные сведения
1Согласование условий совмещения/замещенияРаботодатель оговаривает с подчиненным условия, на которых тот будет замещать отсутствующего работника или осуществлять совмещение должностей без отрыва от основной деятельности. Уточнению подлежат период совмещения/замещения, условия выполнения дополнительных работ, размер доплаты/оклада.
2Подача письменного заявления сотрудникомПока сотрудник не даст письменное согласие, работодатель не имеет законного права оформить совмещение/замещение. Согласие работника выражается путем подачи заявления с просьбой разрешить ему совмещение должностей или замещение отсутствующего сотрудника.
3Заключение дополнительного соглашения к трудовому договоруУсловия совмещения должностей или замещения отсутствующего сотрудника прописываются в дополнительном соглашении к трудовому договору, положения которого не влияют на основные функции работника.
4Издание работодателем приказаПосле того, как приказ будет составлен (подробнее читай далее), сотрудник должен ознакомиться с его текстом и подписать его в знак согласия.

Приказ о совмещении должностей на время отпуска, больничного, командировки

Важно! С сотрудником, который согласился на то, чтобы в дополнение к основной работе исполнять обязанности временно отсутствующего работника, должен быть заключен отдельный договор (дополнение к трудовому договору, соглашение), в котором прописываются условия работы и величина доплаты к окладу.

После того, как соглашение с работником заключено, работодатель издает соответствующий Приказ, в тексте которого желательно отразить следующие моменты:

  1. Причину, по которой возникла необходимость переложить обязанности одного работника на другого, и по которой с сотрудником заключается соглашение о совмещении должностей. Причиной может стать отпуск основного подчиненного, больничный, декрет, уход за ребенком или нетрудоспособным членом семьи, командировка и т.д.
  2. Период времени, на протяжении которого сотруднику необходимо будет выполнять и свою основную работу, и работу отсутствующего подчиненного.
  3. Перечень обязанностей, которые будут переложены на заместителя основного сотрудника.
  4. Величина доплаты за исполнение обязанностей другого работника.

Распространенные ошибки по теме “Выплаты за совмещение должностей (размер) в 2020 году”

Ошибка: Один из сотрудников фирмы ушел в отпуск на 28 календарных дней. На время его отсутствия обязанности были переложены на другого работника. Согласно соглашению, замещающий подчиненный исполняет обязанности временно отсутствующего служащего, а также выполняет свою основную работу.

Ошибка заключается в том, что при замещении сотрудника, ушедшего в отпуск, замещающий работник не должен выполнять свою основную работу – он только исполняет обязанности отдыхающего служащего.

Ошибка: Сотрудник, замещающий ушедшего в отпуск работника, получает за выполнение его работы доплату к зарплате.

На самом деле, работодатель обязан выплачивать замещающему работнику полноценную зарплату в соответствии с выполняемой работой. Доплата полагается только в том случае, если происходит совмещение должностей (когда в дополнение к основной работе замещающий сотрудник исполняет также обязанности отсутствующего подчиненного).

Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Доплата за совмещение должностей на время отпуска, больничного”

Вопрос: Будет ли факт совмещения должностей отражен в кадровых документах?

Ответ: Нет, сведения о временном замещении отсутствующего работника не должны быть отражены в трудовой книжке сотрудника, в его личной карточке и в табеле учета рабочего времени.

Вопрос: Может ли работодатель принудить сотрудника к совмещению должностей на период отсутствия основного работника, уехавшего в командировку?

Ответ: Нет, принуждение со стороны работодателя в данном случае не допускается. Замещение основных сотрудников на время отпуска и совмещение должностей по различным причинам становятся возможными исключительно с согласия сотрудников.

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение.

Совмещение на время отпуска

Совмещение заключается в том, что выбранный работодателем работник выполняет одновременно и свою работу, и работу ушедшего в отпуск коллеги (ст. 60.2 ТК РФ).

Совмещение на время отпуска возможно только с согласия работника, которому планируется поручить исполнение трудовых обязанностей отпускника.

Оплата за совмещение на время отпуска

Работнику, совмещающему свою работу и работу отпускника, помимо собственной зарплаты, полагается доплата за совмещение. Размер данной доплаты определяется исходя из объема и специфики выполняемой дополнительной работы. Доплата устанавливается по соглашению между работником-заместителем и работодателем (ст. 155 ТК РФ). Она может быть установлена как в твердой сумме, так и, к примеру, в процентах от оклада сотрудника, ушедшего в отпуск.

Соглашение о совмещении

Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:

Дополнительное соглашение

к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД

г. Москва 10.05.2016

Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.

3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.

Приказ о совмещении на время отпуска

Совмещение оформляется соответствующим приказом, в котором желательно отразить:

  • причину, по которой работник будет совмещать свою и чужую работу. В данном случае причиной является отпуск другого сотрудника;
  • время, на которое работнику предстоит совмещать свою работу и работу отпускника;
  • обязанности, которые будет исполнять работник в связи с совмещением;
  • размер доплаты за совмещение.

Приказ о совмещении на время отпуска: образец

Данный приказ может выглядеть следующим образом:

ООО «Шелковый путь»

Приказ о совмещении должностей

В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ приказываю:

1. В связи с отпуском старшего кассира Золотаревой Е.М. с 16.05.2016 по 29.05.2016 возложить обязанности старшего кассира согласно должностной инструкции в порядке совмещения должностей на бухгалтера Сметанину Л.К.

2. Установить Сметаниной Л.К. за данный период времени доплату в размере 10000 (Десять тысяч) руб.

Генеральный директор Г.С. Шелкопрядов

С приказом ознакомлена:

Бухгалтер Л.К. Сметанина

должностей не возражаю Л.К. Сметанина

Доплата за совмещение и НДФЛ

Сумма доплаты, причитающаяся работнику-совместителю, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Совмещение должностей и кадровые документы

Информация о том, что работник совмещал свою работу и работу сотрудника, находящегося в отпуске, не отражается ни в его трудовой книжке, ни в личной карточке, ни в табеле учета рабочего времени.

Замещение на время отпуска

Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.

Временный перевод работника оформляется письменным соглашением между работником и работодателем. Такое соглашение можно сделать по аналогии с соглашением о совмещении, заменив в нем информацию на сведения, подходящие для конкретной ситуации (например, указав размер оклада на период замещения, а также информацию о том, что в период замещения работник выполняет только работу отпускника).

Замещение сотрудника на время отпуска: оплата

Работник, замещающий коллегу на время его отпуска, получает зарплату в соответствии с выполняемой работой.

Заявление на замещение на время отпуска: образец

При замещении заявление не оформляется. Однако нужно составить приказ о замещении. Для его составления вы можете воспользоваться одной из унифицированных форм ( Т-5 или Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

). К примеру, приказ о замещении по форме Т-5 будет выглядеть так:

Код
Форма по ОКУД0301004
ООО «Шелковый путь» по ОКПО45617843
наименование организации
Номер документаДата составления
Приказ
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
3310.05.2016
Дата
Перевести на другую работус16.05.2016
по29.05.2016
Табельный номер
Сметанину Людмилу Константиновну
фамилия, имя, отчество
145
временно
вид перевода (постоянно, временно)
Прежнее место работыБухгалтерия
структурное подразделение
Бухгалтер
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
ежегодный основной оплачиваемый отпуск старшего кассира Золотаревой Е.М.
причина перевода
Новое место работыБухгалтерия
структурное подразделение
Старший кассир
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
Тарифная ставка (оклад) 45000 руб. 00 коп.
цифрами
Надбавка — руб. — коп.
цифрами
Основание:
изменение к трудовому договору от «10» мая 2016 г. № 21-ТД; или другой документ _____________________________________________________________________
документ (заявление, медицинское заключение и пр.)
Руководитель организации Генеральный директор ______________ Г.С. Шелкопрядов
должность личная подпись расшифровка подписи
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ___________________ «10» мая 2016 г.
личная подпись

Оплата при замещении и НДФЛ

Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

Замещение работника на время отпуска

В трудовой деятельности иногда может возникнуть ситуация, когда уход сотрудника на отдых может нанести ущерб производственному процессу и деятельности организации, и чтобы минимизировать связанные с этим потери может производиться замещение работника на время отпуска. При этом ТК РФ содержит в себе различные нормативы, позволяющие заместить отсутствующего сотрудника иным работником. О том, как их применять, как проводится замещение работника на время декретного отпуска или же отпуска за свой счет и в иных ситуациях следует знать всем сторонам трудового договора.

Замещение работника на время отпуск – основные способы и особенности процедуры

Действующее трудовое законодательство предусматривает достаточно большое количество способов, при использовании которых есть возможность провести замещение работника на время отпуска по ТК РФ. При этом знать о них следует как работодателю, так и сотрудникам – как уходящим в отпуск, так и замещающим их лицам.

В целом, основных методов и способов замещения есть пять. Некоторые предполагают привлечение сторонних сотрудников, другие же – использование внутренних кадровых ресурсов организации. К видам и способам замещения работников во время отпуска так можно отнести:

  • Временный перевод одного из сотрудников организации на рабочее место отсутствующего работника. В данном случае законодательство строго регламентирует означенную процедуру, а также права и обязанности сторон в соответствии с положениями ТК РФ.
  • Совмещение должностей в рамках предприятия для одного из работающих сотрудников. В таковой ситуации совмещающий должности работник одновременно выполняет не только свои прямые должностные обязанности, но и работу ушедшего в отпуск лица за дополнительную плату или в соответствии с условиями договора или локальных нормативных актов предприятия.
  • Наём нового сотрудника по совместительству. Привлечение совместителя позволяет минимизировать затраты на труд и упростить оформление трудовых взаимоотношений.
  • Привлечение нового работника по срочному трудовому договору. В данном случае работник привлекается на время отсутствия основного сотрудника, после чего трудовой договор расторгается.
  • Привлечение сторонних специалистов от аутсорсинговых и аутстаффинговых компаний. В таковой ситуации работодатель заключает договор на аутсорсинг или аутстаффинг, а его взаимоотношения с работником регулируются положениями не трудового, а гражданского законодательства.

Например, если отсутствующий сотрудник являлся единственным ответственным за охрану труда специалистом с соответствующей квалификацией, либо в иных случаях, когда это предусмотрено законодательством. Однако в большинстве ситуаций необходимость заместить работника на время отпуска диктуется лишь экономической целесообразностью для недопущения финансовых потерь предприятия за счет отсутствия работника.

Каждый из вышеописанных способов замещения работника на время отпуска будет рассмотрен более подробно с учетом всех нюансов и нормативов ТК РФ. Следует отметить, что работодатель обладает возможностью составления графика отпусков и изначально может регулировать возможные временные потери одного из работников. Однако в случае декрета, который может длиться вплоть до трех лет, или же при появлении оснований для внеочередного отпуска вне графика, работодатель может быть поставлен в неудобное положение и ему может потребоваться замена работника и срочный поиск вариантов для осуществления таковой.

Временный перевод для замещения отпуска одного из сотрудников

Если один из работников ушел на положенный ему отдых, замещение отпуска может быть произведено путем перевода другого работника на предприятии на его рабочее место. При этом правовое регулирование подобных действий раскрывается в положениях статей 72.1 и 72.2 ТК РФ и предусматривает предоставление переводимому работнику определенных гарантий.

Следует помнить, что перевести работника на место отсутствующего можно различными способами, а в некоторых ситуациях работодатель даже не должен спрашивать согласия работника на осуществление перевода. Так, без согласия работника, можно перевести его для замены ушедшего в отпуск сотрудника в следующих случаях:

  • В случае, когда возможность перевода обусловлена условиями заключенного индивидуального трудового договора. Работодатель вправе вменить в обязанности сотрудника замещение им иных должностей и работников при необходимости.
  • Если фактическое место работы сотрудника, а также его должностные обязанности и трудовые условия никак не изменятся при переводе.
  • При переводе сроком до одного месяца, если перевод для замещения необходим в целях недопущения катастроф, обеспечения безопасности труда и населения. Или же если перевод проводится для предотвращения простоя, в том числе и по причине отсутствия основного сотрудника, но только если новая работа не является нижестоящей по статусу и должности на предприятии.

В остальных ситуациях для временного перевода на иную работу необходимо получить согласие самого заменяющего сотрудника. При этом допускается заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором могут быть оговорены условия начисления заработной платы и предоставления других гарантий или льгот.

К преимуществам подобного замещения работника в отпуске можно отнести следующие особенности:

  • Возможность перевода специалиста, точно знающего все нюансы работы предприятия.
  • Простота поиска замены при большом штате работников.
  • Наименьшие затраты в случае замены работником с аналогичным окладом.

Недостатками же можно назвать:

  • Необходимость обеспечения ряда гарантий переводимому сотруднику.
  • Фактическое уменьшение трудового ресурса предприятия, так как в результате него окажется свободным место переведенного работника, и он не будет исполнять свои обязанности по основному месту работы.

Срочный трудовой договор для замещения сотрудника в отпуске

Правовые нормативы ТК РФ предполагают возможность замещения работника в отпуске сотрудником, нанятым по срочному трудовому договору. Правовое регулирование подобного трудоустройства рассматривается положениями статьи 59 ТК РФ. При этом основания для заключения срочного трудового договора работодателю искать не нужно – сама необходимость замещения отсутствующего работника является полноценным обоснованием срочности трудовых взаимоотношений.

Срочный трудовой договор автоматически прекращает свое действие при выходе на работу основного работника по возвращении его из отпуска.

К преимуществам срочного трудового договора можно отнести следующие факторы и особенности:

  • Эффективное оформление взаимоотношений только на период отпуска.
  • Возможность установки иных трудовых условий, чем были у работника, ушедшего в отпуск, в том числе и меньшего уровня оплаты с соответствующим изменением должностного расписания.

Однако срочный трудовой договор имеет и ряд определенных недостатков. К таковым можно отнести:

  • Необходимость обеспечения полного пакета трудовых гарантий нанимаемому сотруднику.
  • Дополнительная нагрузка на кадровый отдел предприятия.
  • Наличие рисков при несвоевременном расторжении договора.
  • Сложность в подборе кандидатов, так как не все соискатели согласятся с временным характером работы.

Замещение работника в отпуске совместителем

Статьей 60.1 ТК РФ, а также Главой 44 ТК РФ устанавливается возможность работы по совместительству – при этом она может осуществляться как у одного работодателя, так и у разных. Совместительство предполагает работу на ином месте, помимо основного, в режиме неполного рабочего времени. Часто совместительства бывает достаточно, чтобы полностью заменить отсутствующего сотрудника или по крайней мере нивелировать негативные последствия его отсутствия. Однако подобное трудоустройство также имеет свои преимущества и недостатки.

К плюсам совместительства для замещения работника на время отпуск можно отнести:

  • Простоту в поиске соискателей. На совместительство может согласиться большее число соискателей, чем на срочный договор.
  • Экономию. За счет того, что работа по совместительству не может превышать 50% от основного рабочего времени, соответствующим образом уменьшается и зарплата совместителя – так, она может быть ниже МРОТ в пропорциональном соотношении к рабочему времени.
  • Отсутствие необходимости оформлять трудовую книжку. При работе по совместительству работодатель не обязан требовать от работника трудовую книжку, а запись в нее может быть внесена лишь по желанию самого совместителя.

Недостатками же подобной замены отсутствующего работника являются следующие факторы:

  • Меньший объем работы. За счет невозможности работать по совместительству в режиме полного рабочего дня, может потребоваться привлечение двух совместителей для исполнения работы одного человека.
  • Необходимость обеспечения определенных гарантий совместителю. В частности – предоставления ему отпуска в то же время, как и на основном месте работы вне зависимости от графика.

Совмещение должностей при замене сотрудника в отпуске

Законодательством в положениях статьи 60.2 ТК РФ предусматривается возможность возложения дополнительных должностных обязанностей по совмещению работы и исполнению работы иных работников на сотрудников предприятия. При этом таковое совмещение может как оплачиваться дополнительно, так и не требовать никакой дополнительной оплаты – однако ключевым фактором совмещения должностей является добровольное согласие сотрудника.

К преимуществам подобного подхода можно отнести:

  • Возможность изначально предусмотреть замещение определенных работников и должностей иными.
  • Значительную экономию средств при незначительном или отсутствующем уменьшении эффективности работы.

Недостатками же совмещения являются:

  • Меньшая мотивация замещающих работников.
  • Необходимость предварительного указания обязанности замещения сотрудников.

Аутсорсинг и аутстаффинг для замещения работника в отпуске

Чтобы заместить работника в отпуске, работодатель вправе обратиться к организациям или частным предпринимателям, которые предлагают услуги аутсорсинга и аутстаффинга персонала. В данном случае фактически будет иметь место не заключение трудового договора, а гражданско-правового соглашения о предоставлении определенных услуг, которыми могут являться и непосредственные должностные обязанности сотрудника. Данный подход имеет ряд плюсов и минусов. В частности, к положительным его сторонам можно отнести:

  • Быстрый подбор специалистов в крупных городах.
  • Возможность гибкого указания обязанностей.
  • Отсутствие необходимости соблюдения трудовых гарантий и норм трудового законодательства в отношении заместителя.

Недостатками же подобных методов организации труда являются:

  • Более высокая стоимость в сравнении с трудом постоянного сотрудника.
  • Отсутствие рычагов влияния на исполнителя в рамках трудового законодательства.
  • Невозможность или риски при попытке использовать подобные методики при доступе к конфиденциальной информации в соответствии со служебными обязанностями.

Читайте также:  Стороны трудовых отношений: кто может выступать
Ссылка на основную публикацию