Журнал регистрации служебных записок в организации

Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.

Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:

  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

На картинке пример записей:

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий

Уважаемые коллеги, мы выпустили “пустой” журнал – с незаполненными шапками граф.

Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Уважаемые коллеги, мы выпустили “пустой” журнал – с незаполненными шапками граф.

Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:

  • Журнал регистрации справок, выданных работникам
  • Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
  • Журнал регистрации служебных заданий
  • Журнал регистрации актов
  • Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
  • Журнал регистрации и учета личных карточек

Журнал «пустой» – с незаполненными шапками граф выпущен в удобном формате (А4, книжный).

Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ).

Бумага белая качественная 80 г. 72 страницы

Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 2100 строк для записей. Ширина граф удобная.

Титульная страница «пустого» журнала – с незаполненными шапками граф выглядит следующим образом:

Таким образом, на титульной странице «пустого» журнал – с незаполненными шапками граф самостоятельно заполняется наименование работодателя, а также пишется, что регистрируется/учитывается в журнале. Приведем примеры.

Графа «Начат: «___»_________20___г.» заполняется при открытии журнала. Графа «Окончен: «___»_________20___г.» заполняется при закрытии журнала.

На второй и третьей страницах журнала размещен раздел «Работники, ответственные за ведение журнала».

Остальные страницы журнала содержат пустые графы – по 5 граф на каждой странице. Первая графа немного уже, остальные – одинаковой ширины. Помимо строки-«шапки» на каждой странице 30 строк для заполнения.

Если Вы хотите вести журнал, имеющий мало граф (1-5), то можно делать записи на каждой странице. Если Вы планируете вести журнал, имеющий больше граф (6-10), то можно его вести «на разворот», строки на страницах слева и справа находятся ровно друг напротив друга.

Примеры заполнения содержательной части «пустого» журнал – с незаполненными шапками граф

Пример 1. Журнал регистрации справок, выданных работникам

Пример 2. Журнал регистрации служебных заданий

Пример 3. Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам

Пример 4. Журнал регистрации актов

Пример 5. Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)

Пример 6. Журнал регистрации и учета личных дел

Пример 7. Журнал регистрации и учета личных карточек

«Пустой» журнал – с незаполненными шапками граф пронумеровывается самостоятельно. Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). В таком случае на последней странице журнала об этом можно сделать соответствующие записи.

Журнал регистрации служебных записок

Для стабильной и правомерной деятельности любая компания должна наладить внутреннюю систему документооборота. Среди небольших организаций популярен способ журнальной регистрации бумаг. В свою очередь, когда количество документов за год превышает 650-750 штук, большинство из подобных предприятий переходят на регистрационно-карточную систему. Тем не менее, даже при таких условиях регистрационные журналы должны находиться в сохранности еще длительный период. С целью упрощения работы управленец небольшой компании должен позаботиться о наличии образца журнала регистрации служебных записок.

Читайте также:  Трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений

Понятие и назначение журнала регистрации служебных записок

Регистрация служебных записок в организации происходит посредством заполнения соответствующего журнала. Данный документ должен носить целенаправленный характер и не содержать сведений о других бумагах (если иное не установлено локальными нормативами).

Вести подобный журнал рекомендуется, так как регистр является целесообразным простым инструментом грамотного документооборота в компании, а отсутствие доказательной базы наличия той или иной бумаги может привести к неблагоприятным последствиям в дальнейшем.

В случае, когда управленец допускает отсутствие рассматриваемого регистра, данное административное решение необходимо закрепить в локальном нормативе (в перечне документов, не подлежащих оформлению).

Ответственными субъектами за ведение рассматриваемого регистра выступают кадровые служащие. Однако, в отдельных ситуациях данные обязанности могут возлагаться на секретаря или делопроизводителя. Конкретное решение относительно выбора ответственного сотрудника принимается также управленцем.

Преимущества регистрации служебных записок в организации посредством журнала

В основном, служебные записки являются документами внутреннего пользования, отражающими многие факты хозяйственной жизни (отсутствие тех или иных сотрудников на рабочих местах, необходимость в выдаче предметов труда и так далее).

Следовательно, любая компания, рано или поздно, столкнется с проблемой их фиксации. Если на вопрос, нужно ли регистрировать служебные записки внутри организации, управленец ответит положительно, журнал заводится. Но это – далеко не единственная причина его оформления.

Так, журнал регистрации служебных записок позволяет организации:

  • оперативно выявлять число входящих бумаг;
  • быстро получать требуемую информацию относительно конкретного сотрудника или происшествия;
  • прослеживать в разрезе дат исполнительность субъекта, который является ответственным лицом за визирование служебных записок;
  • предупреждать неправомерное проведение документов задним числом;
  • подтверждать, что документ был подан в конкретную дату, а также рассмотрен впоследствии должностным лицом.

Впрочем, в небольших фирмах журнал оформляется с целью фиксации как служебных, так и докладных бумаг. Особенно это актуально для тех компаний, где ведется активная переписка между коллегами, а также где сотрудников регулярно поощряют.

Так, докладные бумаги составляются, в основном, для донесения до руководителя негативной информации относительно работы или поведения члена коллектива. В свою очередь, служебные документы являются средством коммуникации между штатными единицами.

Особенности оформления журнала

Поняв, как регистрировать служебные записки, необходимо разобраться с внешним видом регистра. Следует отметить, что этот вопрос также не регулируется законодательством. Практически во всех случаях компании используют готовый шаблон, который закрепляют, как образец, в локальном нормативе.

В обязанности управленца, помимо прочего, также входит обеспечение подчиненным свободного доступа к тексту образца, инструкциям и иным внутренним нормативам, регламентирующим оформление документа.

К наиболее распространенным рекомендациям по оформлению шаблона журнала можно отнести следующие:

  • сведения необходимо вносить в заранее составленную таблицу;
  • одна строка предполагает внесение записи только об одном документе. Подразумевается, что даже три записки, поданные одновременно по одному и тому же поводу, должны регистрироваться отдельно;
  • в журнале должна проставляться индивидуальная порядковая нумерация;
  • один журнал должен заполняться на протяжении одного календарного года, после чего документ необходимо обновить.

К рекомендуемым реквизитам для оформления регистра относятся:

  • дата регистрации бумаги и ее номер по порядку;
  • наименование документа;
  • автор. При этом подразумевается ФИО составителя, его должность, а также структурное подразделение, где лицо работает;
  • спектр рассылки/адресат. Подразумевается, что записка может быть распространена на один или несколько отделов (в соответствии с чем и ставится отметка, например, «По всем сотрудникам маркетингового подразделения»), либо на одного субъекта (в данном случае ставится ФИО и должность адресата);
  • примечания.

Дополнительно в журнал также могут вноситься следующие данные:

  • номер бумаги. Важно отметить, что данный номер отличается от порядкового / регистрационного, и должен указываться отдельно;
  • ФИО и должность субъекта, который подписал записку;
  • дата предоставления/визирования документа. Важно подчеркнуть, что указанная информация может отличаться от даты составления записки;
  • отметка об исполнении. Хотя, как демонстрирует практика, некоторые субъекты проставляют указанные сведения в графе «примечания».

Порядок заполнения журнала регистрации служебных записок

Журнал должен иметь твердый переплет, что обусловлено необходимостью длительной сохранности подобных документов. При этом ликвидация журнала ввиду того, что он обветшал, противозаконна. В частности, исходя из Приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010г., срок хранения журнала регистрации служебных записок составляет 5 (пять) лет после окончания его ведения не зависимо от состояния.

Наличие нумерации страниц, клеевой прошивки и безопасные условия хранения позволят предотвратить изымание или добавление листов в регистр. Также уместно концы нитей, которыми прошивают документ, склеить на обороте обложки бумажным квадратом, где следует указать количество страниц и проставить подписи ответственных лиц. В случае наличия печати, необходимо проставить штамп так, чтобы часть заходила на приклеенный квадрат, а часть – на заднюю обложку документа.

На лицевой стороне журнала требуется обозначить полное название компании, а также дату, когда регистр был заведен.

В целом, рекомендуется опираться на стандартные правила оформления регистрационных журналов для внутренней переписки. В частности:

  • уместно проставлять альбомную ориентацию страницы с угловым расположением нумерации в верхней части листа;
  • рекомендуется использовать стандартный шрифт Times Now Roman, 14 pt;
  • дату формирования журнала и дату окончания его действия следует проставлять в нижнем правом углу;
  • наименование компании должно располагаться по центру документа;
  • нумерация должна начинаться со второго листа.

По факту окончания журнала ставится подпись ответственного лица, ее расшифровка и штамп компании, если таковой имеется.

Образец оформления журнала регистрации служебных записок

После теоретического описания того, как регистрировать внутренние служебные записки, необходимо обозначить, как выглядит образец журнала регистрации рассматриваемых документов на практике:

Номер документаДата регистрацииЗаголовок к текстуАвторАдресатСрок исполненияПримечание
5402.02.2019О предоставлении информацииНачальник инженерного подразделения Сухов А.М.Начальник производст-венного подразделения Куров К.С.07.02.2019
5505.02.2019О внесении корректировок в штатное расписаниеНачальник бригады № 5 Караулов А.В.Кадровый служащий Лидиева Л.Е.
5605.02.2019О редакции строительного проектаНачальник проектного отдела Янопуло Д.К.Сметчик Железняк И.Ф.06.02.2019Срочная

Таким образом, журнал регистрации служебных записок является удобным документом для фиксации внутреннего перемещения служебных записок. Управленцам рекомендуется заводить рассмотренный регистр с целью предотвращения нарушений и повышения оперативности передачи информации внутри коллектива.

Журнал регистрации справок, выданных работникам

Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.

Заявления

Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.

На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.

Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Составные части журнала

Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.

Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

  • Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
  • Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
  • ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
  • Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
  • Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
  • Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
  • Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.
Читайте также:  Задача Генри Форда при приеме на работу

Разновидности журналов

Существуют три основные разновидности журналов:

  • Документы по кадровому делопроизводству.
  • Журналы по общему делопроизводству.
  • Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.

Хранение

При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.

После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).

Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.

Оборотная сторона

С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).

Ответственный за заполнение

Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.

В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

  • Регистрационном номере справки отдельно.
  • ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
  • Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Допустимы ли исправления

При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.

Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.

Журнал регистрации служебных записок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Журнал регистрации служебных записок». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.

С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Традиционно докладную пишет руководитель отдела на имя руководителя организации. В данном случае излагается факт дисциплинарного проступка сотрудника (сотрудников) в конкретном подразделении. Однако не исключена и обратная ситуация, когда работник (или работники) составляют аналогичный документ на своего непосредственного руководителя, если считают его действия неправомерными.

Объяснительная записка составляется работником от руки или набирается в электронном виде, в единственном экземпляре, на листе бумаги А4 формата, а затем адресуется лицу, потребовавшему ее. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения законодательно не закреплены. Такой документ может быть составлен структурным подразделением или определенным должностным лицом.

Форма книги учета трудовых книжек не приспособлена для учета дубликатов трудовой книжки. Тем не менее данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6.

Какие данные указывать при заполнении

ЖУРНАЛ учета служебных документов (наименование воинской части) Начат «__» ___________ 20__ г. Окончен «__» ___________ 20__ г. На листах.

Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

Журнал изготовления буроинъекционных свайЖурнал изготовления буроинъекционных свай содержит следующи..

Совместители и работники, выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работающие по внутреннему совместительству учитываются в общих документах по учету списочного состава работников предприятия.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Вахтенный журнал грузоподъемного кранаВахтенный журнал грузоподъемного крана содержит следующие граф..

Журнал регистрации поступления арматурной сталиЖурнал регистрации поступления арматурной стали содер..

Скачать ПРИКАЗ Минобороны РФ от 23-05-99 170 (ред от 27-05-2004) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ…

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графах карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что трудовые книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

Мы напечатаем и оформим для Вас любой журнал с оптимальным количеством листов для Вашей организации. У нас Вы можете выбрать два вида обложки Журнала и воспользоваться дополнительными услугами. Мы предлагаем Вам прошнуровать и опечатать Журнал, пронумеровать страницы и заламинировать обложку.

Оформление реквизитов докладной записки. При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Обеспечение исполнения контракта

Текст объяснительной записки должен содержать:

  • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
  • аргументы, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны.

Они подписываются обязательно руководителем. Ко второй группе относят записки, которые поясняют причины неположенного поведения сотрудника, нарушения технологии производства, неисполнения поставленных задач.

Таким образом, на титульной странице «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф самостоятельно заполняется наименование работодателя, а также пишется, что регистрируется/учитывается в журнале.

Информация о банковском и (или) казначейском сопровождении контракта

В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, независимо от способа их создания, передачи или доставки.

И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки. С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний.

Журнал регистрации докладных записок, для корректировки данных ИР «Таможенный союз — обмен».

С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Так, докладные бумаги составляются, в основном, для донесения до руководителя негативной информации относительно работы или поведения члена коллектива. В свою очередь, служебные документы являются средством коммуникации между штатными единицами.

Читайте также:  Увольнение по инициативе работодателя - Делать дело

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия.

Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации.

Журнал регистрации служебных записок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Ответственными субъектами за ведение рассматриваемого регистра выступают кадровые служащие. Однако, в отдельных ситуациях данные обязанности могут возлагаться на секретаря или делопроизводителя. Конкретное решение относительно выбора ответственного сотрудника принимается также управленцем.

Альбомный, разворот — две смежные страницы левая и правая, двухсторонняя печать, формата А4, переплетный картон бумвинил толщиной не менее 1,7 мм, блок – бумага офсетная белого цвета, плотностью не менее 80 гр/м2, красочность 1+1.

Впрочем, регистрация документов рассматриваемым способом не является обязанностью компании, закрепленной законодательно. Как следствие, контролирующие инстанции не вправе требовать ведение книги учета подобных бумаг, а также привлекать управленцев к ответственности ввиду отсутствия регистра учета служебных записок.

Служебная записка – что это за документ?

При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.

К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.

Служебные документы, созданные для внутреннего пользования (внутренние документы) и подлежащие в дальнейшем хранению в делах, учитываются в журнале учета служебных документов (входящих).

В соответствии с п. 139.9 Инструкции по делопроизводству журнальная форма регистрации ведется в организациях с небольшим объемом документооборота (до 600 документов в год).

Альбомный, двухсторонняя печать, формата А4, переплетный картон бумвинил толщиной не менее 1,7 мм, блок – бумага офсетная белого цвета, плотностью не менее 80 гр/м2, красочность 1+1.

С целью упрощения работы управленец небольшой компании должен позаботиться о наличии образца журнала регистрации служебных записок.

И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки. С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению. [contents] Как оформить?

Бесплатная юридическая помощь

Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.СодержаниеВид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя.

Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные

advokatymurmanska.ru

  1. Протоколы
  2. Приказы по основной деятельности
  3. Отчеты
  4. Распоряжения (указания)
  5. Графики
  6. Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.
  7. Акты
  8. Инструкции
  9. Положения
  10. Планы
  11. Регламенты

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга.

Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением. Журнал регистрации внутренних документов Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала.

Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

Инфо Я хочу обратить внимание

Журнал универсальный.

«Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф. Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф. Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему. Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:Журнал регистрации справок, выданных работникам Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам Журнал регистрации служебных заданий Журнал регистрации актов Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)

Что такое журнал регистрации служебных записок.

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой. Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учета служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к.

Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе?

На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Журнал регистрации записок, представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов.

Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению. По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Как ведется журнал регистрации служебных записок

> > Вопрос: ?Ответ: Порядок оформления журнала регистрации служебных записок не регламентирован, как и не установлена типовая форма документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате.Обоснование: Служебная записка — это внутреннее деловое письмо, с помощью которого решаются текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки — обмен служебной информацией между работниками одной организации.Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения

Служебная записка. Образец написания

25000 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.

Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию. ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

Журнал регистрации справок, выданных работникам

4288 Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Ссылка на основную публикацию