Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Автор докладной

    Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

    Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

    Как грамотно составить докладную

    Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    3. Выводы и рекомендации автора записки.

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
    • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
    • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
    • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
    • короткая суть докладной;
    • содержание тремя обособленными блоками;
    • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

    Особенности оформления внешней докладной

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе;
    • присвоенный документу номер;
    • город, в котором составлена докладная;
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

    Реакция адресата

    Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

    Конкретные образцы докладных записок

    Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

    Докладная о нарушении трудовой дисциплины

    Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

    Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

    Отдел кадров
    Генеральному директору
    ООО «Омега»
    Н.В. Грощенко

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

    О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

    В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

    Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

    Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

    Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

    Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

    Отдел метрологии
    Генеральному директору
    ООО «Росмашинстрой»
    Радковскому К.Л.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

    О невыполнении должностных обязанностей

    Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

    В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

    Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

    Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

    Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

    Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

    Административно-хозяйственный отдел
    Генеральному директору
    ООО «Просперити»
    Гиацинтовой А.В.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

    Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

    Оформление внутренней докладной записки: образец документа и правила составления

    Сама по себе внутренняя докладная записка представляет собой информационно – справочный документ, который адресуется руководителю предприятия, начальнику отдела, иному лицу, обладающему некоторыми полномочиями.

    В ней должна быть чётко обозначена определённая проблема с кратким описанием, выводами и прогнозами того, как будет развиваться ситуация, если не предпринять определённые меры.

    Автор подобной бумаги также должен указать свои предложения, которые помогут разрешить описываемую проблему.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-38-62 . Это быстро и бесплатно !

    Внутренняя докладная записка — что это?

    Внутренняя докладная записка – это документ, в котором, обычно, затрагиваются важные вопросы, имеющие прямую связь с производственными неприятностями организации.

    Он должен быть составлен на обычном листе бумаги формата А4 или на формальном бланке, характерном для определённого предприятия.

    Стоит помнить, что при составлении такого документа указание конкретного адресата является обязательным условием.

    Необходимо чётко прописать должностное лицо, которое имеет необходимые полномочия для рассмотрения подобной бумаги. Его полномочия должны подтверждаться должностной инструкцией, а также приписанными в ней функциональными обязанностями.

    Причины составления такого документа

    Если проанализировать основные ситуации, возникающие на производстве, то можно сделать вывод, что причинами для составления подобных документов могут послужить:

    • побуждение администрации к принятию определённых решений. В такой ситуации при составлении необходимо изложить 2 – 3 факта и краткий анализ того, как они влияют на производственную ситуацию. Необходимо сделать выводы, и изложить предложения относительно решения вопроса.
    • Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Подобные документы обычно пишутся периодически и имеют аналитический характер.
    • Предоставление отчёта. В записках такого типа обычно излагают результаты проделанной работы за конкретный период. Здесь также может быть изложено, насколько эффективно были проведены исследования, выполнены распоряжения руководителей или их указания. Стоит отметить, что правом на составление подобного документа обладают руководители отдельных и структурных подразделений.

    Однако подобное правило не должно ущемлять права рядовых сотрудников обращаться к начальству.

    Чем отличается от внешней?

    1. Как уже упоминалось выше, внутренняя записка представляет собой документ, посылаемый от одного руководящего лица другому в пределах одного предприятия. Примечательно, что при его оформлении допускается как использование фирменного бланка, так и простого листа бумаги.
    2. После составления подобная бумага подписывается составителем и отсылается адресату. При этом человек, составлявший документ должен в обязательном порядке обозначить свою фамилию, имя и должность.
    3. В отличие от своего внутреннего собрата внешняя записка всегда выходит за пределы одной фирмы. Такой документ, как правило, отправляется в вышестоящие инстанции.
    4. Стоит отметить существенное отличие подобной бумаги. Дело в том, что её составление должно обязательно производиться на бланке той организации, в которой производилось составление. Помимо стандартной информации, на нём должны быть обозначены реквизиты фирмы, а также её печать.
    5. Внешняя записка обязательно должна содержать подпись человека, занимающего должность руководителя предприятия.
    Читайте также:  Как придумать название фирмы, чтобы она была успешной

    Правила написания

    Внутренняя докладная записка обладает определённой юридической силой, поэтому стоит серьёзно отнестись к оформлению.

    Информация, которая в ней содержится, должна относиться сугубо к специфике работы, а также излагаться кратко и только по существу вопроса, изложение не относящихся к нему деталей не допускается.

    Специалисты выделяют и рекомендуют использовать при при составлении докладной записки для руководителя следующие правила составления:

    • стиль изложения должен быть сугубо информационным. Никаких проявлений чувств или эмоций подобная бумага содержать не должна.
    • Все обозначенные факты или рекомендации должны быть изложены по делу. Все детали должны быть чётко обозначены.
    • Документ должен составляться в соответствии с определёнными правилами. Если в нём обнаружатся явные ошибки или будет отсутствовать обязательная информация, то на основании этого бумагу могут признать недействительной.

    Помимо дополнительных сведений разного рода, документ должен содержать основную текстовую часть, которую можно разделить на:

    1. констатирующую часть, подробно описывающую все факты и обязательства вопроса.
    2. Аналитическую часть, содержащую возможные последствия.
    3. Рекомендательную часть, в которой составитель излагает свои советы и рекомендации.

    Пошаговая инструкция

    Как уже упоминалось выше, текст внутренней докладной записки состоит из двух частей:

    1. в вводной части прописывают состояние вопроса, факты которые послужили поводом для составления. Ещё необходимо показать результаты их анализа.
    2. Основная часть должна содержать выводы, предложения, просьбы. Завершить основную часть необходимо чётким предложением или просьбой.

    Что касается реквизитов, то бумага, о которой идёт речь, должна содержать:

    • дату, когда она была составлена и подписана составителем.
    • Обозначение конкретного адресата, а именно руководителя подразделения или организации.
    • Наименование документа, в конкретном случае докладная записка. Заголовок к тексту.
    • Сам текст, который в сжатом лаконичном стиле излагает суть вопроса, приводя конкретные факты, цифры, а также выводы и предложения.
    • Подпись человека, составившего документ.
    • Отметку об исполнителе.

    Если при рассмотрении будут обнаружены какие любо нарушения, то документ признают недействительным с большой долей вероятности. Если же составитель с ходу сможет соблюсти все правила, касающиеся написания бумаги, то он может не сомневаться, что вышестоящее руководство получит её и тщательно изучит.

    Пример оформления

    Для наглядности человеку, который никогда не писал ничего подобного, но собирается, стоит рассмотреть пример подобного документа. В конкретном примере будет изложено, как составить докладную записку, если человек нарушает дисциплину, то есть опаздывает или, вообще, не появляется на рабочем месте.

    Составляется бумага так:

    1. первым делом, необходимо в верхнем правом углу указать адресата и отправителя, например, директору ПАО АКБ «БАНК» Кострову И.П, руководитель отдела продаж Махнов К.С.
    2. Далее, нужно обозначить наименование документа в подобном случае докладная записка и чуть ниже, и левее поставить дату составления, например, 31.03.2015.
    3. Следующим шагом, нужно написать основную часть. Например: Довожу до вашего сведения, что менеджер по клиентам Митрохина М.А. отсутствовала на рабочем месте с 8:00 до 17:00. Это превышает допустимый порог в 4 часа и считается прогулом. Сотрудница не предоставила объяснений и не показала документов, которые подтвердили бы уважительность причины отсутствия. В связи с изложенным выше, предлагаю применить к Митрохиной М.А. дисциплинарное наказание, а именно увольнение.
    4. Последним шагом, составитель должен указать свою должность, фамилию, инициалы, подпись, а также дату.

    Пример на фото ниже:

    Подобный документ должен составляться, только если есть весомый повод для этого. Если составитель планирует с помощью такой бумаги чего – то добиться, то ему необходимо чётко следовать правилам составления.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:


    Как оформляется внешняя докладная записка: 9 правил

    В целом докладная записка необходима для сохранения на предприятии порядка и надлежащего течения рабочего процесса. Нередко в ходе работы происходят форс-мажорные ситуации, виной которым могут быть различные обстоятельства и лица.

    Что такое внешняя докладная записка

    Это документ, обладающий информационно-справочным характером, который может предназначаться для передачи только вверх по служебной цепочке к вышестоящему специалисту.

    Данный тип докладной записки встречается крайне редко, однако он является допустимым в качестве официального общение с вышестоящими инстанциями. Тут вы узнаете, по каким правилам составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника.

    Важно: для подобного рода общения между организациями используется официальное письмо.

    В чем разница между докладными и служебными записками – смотрите в этом видео:

    Отличия документа от внутренней записки

    Разница этих двух документов заключается в небольшом перечне:

    • Во-первых, внутренняя докладная записка при составлении должна содержать наименование подразделения, из которого адресована, в то время, как внешняя содержит реквизиты организаций получателя и отправителя, место составления и исходящий регистрационный номер;
    • Во-вторых, подписи на документах – внутреннюю подписывает, составитель, если она предназначена непосредственному начальству, если же на голову выше, то удостоверять ее должен начальник составителя, а вот внешняя всегда подписывается руководством организации;
    • В-третьих, предназначение – внешняя предназначена для доклада за пределами организации, с целью привлечения к решению вопроса специалистов из вне, в то время как внутренняя призывает руководство предприятия решить вопрос в его пределах;
    • В-четвертых, внутренняя докладная записка может иметь свободную форму, а вот внешняя составляется только согласно образцу.

    Кто является составителем

    Составителем документа может быть любой из работников предприятия, при этом необходимы основания для ее составления, которые могут заключаться в следующем:

    • Ухудшение производственных процессов по чьей-либо вине. Как составляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – читайте по ссылке;
    • Улучшение производственных показателей благодаря чьей-либо работе;
    • Отчет о выполненной работе, командированным человеком или сотрудником, которому вменялось выполнения любых процессов;
    • Изложение точки зрения по спорному вопросу, имеющему отношение к рабочему процессу;
    • Выражение несогласия, связанного с необходимостью выполнять поставленную задачу.

    Форма и реквизиты внешней докладной

    Форма документа может немного видоизменяться в зависимости от основания ее составления, так как она может быть:

    • Отчетной – когда составитель обязан отчитаться за результаты порученной к выполнению работы;
    • Информативная – обычно она применяется для ходатайства в поощрении кого-либо из сотрудников за достижения в труде;
    • Информационная – предназначена для просьб и требований к наказанию нарушителей трудовой дисциплины (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины) или проведению дополнительных мер по выявлению недостач, недочетов и прочих нарушений.

    Здесь вы узнаете, как правильно составить и оформить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.

    Пошаговая инструкция составления

    Важно: для составления внешнего документа всегда используется фирменный бланк с логотипом.

    Далее необходимо формировать шапку записки в правом верхнем углу, необходимо указать все реквизиты организации и инициалы руководителя, а также свои без ошибок.

    По центру следует указать название документа с основанием, чтобы изначально стало ясно в чем суть дела.

    Само изложение необходимо писать сжато в официальной форме, при этом если происходит жалоба необходимо указать на факт, почему действия, к примеру, начальства были оскорбительны. Требования или предложения необходимо подкрепить ссылками на статьи закона.

    Все свои изложения необходимо подкреплять документальными доказательствами в виде приложения к записке.

    Излагая свои требования необходимо быть предельно лаконичными, с употреблением слов типа «Прошу» и прочее.

    При составлении записки на нескольких листах необходимо их нумеровать. Формируется внешний документ, как правило, машинописным способом.

    Как избежать ошибок

    Начиная составлять подобный документ, особенно если он касается наказания кого-либо или взысканий с него, необходимо в первую очередь все хорошо взвесить – существует ли достаточное количество доказательств, оснований и при необходимости свидетелей, чтобы записка не показалась фальшью.

    Ведь, если начальство сочтет ее ложью, составитель рискует получить не только выговор, но и потерять место, привлечься к административной ответственности.

    Пример заполнения внешней докладной записки.

    Неплохо подкрепить документ не только приложениями, но и свидетельскими показаниями или видеосъемками, фотографиями.

    Пример внешней докладной записки

    ООО «АЛМАЗ» Генеральному директору ЗАО «Альтернатива»

    Отдел продаж Петрову Ивану Васильевичу

    Докладная записка №5 «О недостаче»

    Довожу, до Вашего ведома, что 1.01. 2017 года при инвентаризации склада были обнаружены неучтенные ящики с моторами для пусконаладочной установки на сумму 1 млн. рублей.

    Прощу издать указ об инвентаризации склада уполномоченной комиссией, на основании приложенных документальных доказательств.

    Директор по продажам ООО «АЛМАЗ»

    Антонец Егор Егорович (подпись)

    Заключение

    При этом форма и бланки документа – одинаковых вариантов для направления в любое вышестоящее учреждение.

    Какие дисциплинарные взыскания могут быть использованы после получения докладной записки – смотрите тут:

    Докладная записка, справка. Их реквизиты

    Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части: констатирующею и предлагающею.

    В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

    Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа зависит от адресата.

    Докладные записки могут быть двух видов: внешние и внутренние.

    Внешняя докладная записка, подписываемая руководством, печатается на общем бланке с заполнением следующих реквизитов:

    место составления или издания;

    заголовок к тексту;

    Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству, подписываемая ее составителем или руководителем структурного подразделения, печатается на стандартном листе бумаги. Машинописным способом воспроизводится реквизиты бланка:

    наименование структурного подразделения;

    вид документа (докладная записка);

    Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

    1) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

    2) учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

    Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности и т.п.

    Форма справки в приложении №4.

    Форма докладной записки в приложении №5.

    Приказ, порядок составление и его реквизиты

    Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

    Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главным, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия.

    Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

    Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

    Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

    наименование вида документа;

    заголовок к тексту;

    отметка о контроле;

    отметки об исполнении документа;

    отметка о переносе данных на машинный носитель.

    Текст приказа состоит из двух частей:

    Приказ – акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

    Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

    Читайте также:  Как открыть расчетный счет для ИП: где выгодней расчетно-кассовое обслуживание РКО, стоимость, документы, как снять деньги

    Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

    Процедура составления и оформления распорядительного документа должна быть описана в табеле форм документов конкретного учреждения или в ее инструкции по делопроизводству. В них излагаются последовательность над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

    Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии) привлекаться ученные или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

    Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступать с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

    Первая стадия разработки проекта любого распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают к изучению материалов по существу, прежде всего законодательных актов и решений правительства, затем ведомственных нормативных документов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.

    Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечивает правовую основу документа, его направленность государственную постановку проблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используется различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это в черновике, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

    Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей – констатирующей и распорядительной.

    Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего пересказ), В этом случае вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

    Распорядительная часть несет основную нагрузку в распорядительных документах, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами:

    «постановляет» – в постановлении;

    «предлагаю» – в распоряжении;

    «приказываю» – в приказе.

    Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной части. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора.

    Затем с новой строки абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д. Сформулированный таким образом текст, поручения расплывчат, проверка их выполнения затруднительна.

    Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в детальном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

    Следует учитывать время доведения информации до-конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративши силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

    Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных (например «О назначении. », «Об утверждении. », «О введении. »), предмет (например, «Об итогах. », «О мерах. »). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на работу, перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.

    Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению, Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства, наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

    Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования при наличии постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

    Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы подписываются руководителем или его заместителем.

    Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

    Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления Совета министров РФ публикуется в Собрании Правительства РФ, а в случае необходимости широкого обнародования доводятся до всеобщего сведения средствами массовой информации. Аналогично доводятся до сведения акты правительств других государств. Акты министерств и государственных комитетов публикуются в Бюллетене нормативных актов министерств и ведомств РФ – органе Министерства юстиции РФ и ведомственных изданиях. Решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

    Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

    • Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

    Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

    Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

    • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
    • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

    Докладная записка

    Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

    Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

    В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

    • внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
    • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

    Внутренняя докладная записка

    Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

    • наименование структурного подразделения;
    • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
    • дата;
    • регистрационный номер;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • адресат;
    • подпись составителя (с указанием должности).

    Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

    Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

    Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

    Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

    Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

    Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

    Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

    В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

    Читайте также:  Рекомендательное письмо секретарю

    Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

    Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

    Пример оформления внутренней докладной записки:

    Внешняя докладная записка

    Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

    Служебная записка

    В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

    Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне ,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

    Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

    Пример оформления служебной записки:

    Справка

    Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

    В зависимости от целей составления справки могут быть:

    • аналитические,
    • отчетные или
    • информационные.

    Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

    Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

    Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

    Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

    Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

    Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

    Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

    При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

    • полноты и достоверности фактов и сведений;
    • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
    • точности датирования;
    • соблюдения уровня подписания.

    Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

    Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

    Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
    Пример оформления справки служебного характера:

    Реквизиты докладной записки

    Трудовые отношения в коллективе не всегда протекают спокойно. Нередко управленцу подаются так называемые докладные записки относительно дисциплинарных проступков трудоустроенных лиц. Подобная бумага может помочь субъекту подстраховаться от различных конфликтов и споров на работе. Следовательно, докладные записки не только служат доказательством вины или невиновности конкретного субъекта, но также имеют информационный характер.

    Понятие, цели и основания для составления докладной записки

    Под докладной запиской понимается бумага, являющая составной частью внутреннего или внешнего документооборота компании. Она позволяет донести информацию до адресата посредством документирования факта производственной жизни.

    Главной особенностью рассматриваемой бумаги является иерархический характер ее подачи. Подразумевается, что она всегда поступает от подчиненных к начальникам (как к непосредственным руководителям, так и к генеральным), формируется по личному волеизъявлению работника, либо по запросу его нанимателя, и, зачастую, носит информационный характер.

    Ознакомление с ней позволяет управленцу в дальнейшем вынести определенное решение. Следовательно, докладная записка прямо влияет на систему менеджмента в компании.

    При составлении докладной записки важно указывать все требуемые реквизиты. Ввиду того, что стандартная форма подобного документа не регламентирована законом, составителям следует опираться на имеющуюся юридическую практику. Кроме того, образец докладной записки должен храниться в кадровом подразделении организации.

    В основном тексте записки не допускаются ни фактические, ни грамматические ошибки, а также помарки, исправления или описки. Если субъектом допускается ошибка при написании бумаги, ему рекомендуется составить документ заново, а не пытаться внести исправления.

    Основными целями составления докладных записок являются:

    • составление мнения нанимателя о конкретном сотруднике. В условиях, когда лицу стали известны определенные факты, которые противоречат нормальной и стабильной трудовой деятельности, ему необходимо оповестить об этом управленца, изложив все сведения в докладной. В основном тексте может содержаться не только описательная часть конкретной ситуации, но и личное мнение составителя относительно своего участия в указанных событиях. Последнее обстоятельство может как облагородить субъекта, так и дискредитировать его;
    • снятие ответственности с составителя. Подразумевается, что если субъект осознал какую-либо ошибку и добровольно оформляет докладную записку с разъяснениями причин своего поведения, наказание для него не будет, либо оно будет существенно смягчено;
    • защита своих прав и интересов. В данном контексте докладная записка может служить попыткой субъекта мирно разрешить возникшую неприятную ситуацию.

    Также важно отметить, какие проступки коллег или подчиненных служат основаниями для подачи вышестоящему руководителю докладной:

    • нарушения ими финансовой дисциплины;
    • прогул коллеги. Под прогулом понимается отсутствие лица на его рабочем месте более 4-х часов подряд за одну трудовую смену. В подобных обстоятельствах непосредственный начальник отдела, либо иной служащий подразделения, может составить докладную, где укажет конкретное время отсутствия прогульщика;
    • нарушение должностных обязанностей. Подразумевается отказ от исполнения или не исполнение лицом его должностных обязанностей, что может привести или уже привело к порче имущества нанимателя, финансовым убыткам и угрозе здоровью или жизни коллег нарушителя;
    • посягательства на честь и достоинство коллеги. В случае грубых ненормативных высказываний в сторону лица от другого работника, оскорбленный вправе составить докладную с прошением применить с обидчику меру взыскания. При этом, основанием для подачи записки является как публичное унижение, так и частное издевательство;
    • уход с рабочего места до окончания установленного времени;
    • факт прибытия гражданина на работу (подразумевается даже появление на территории компании) в состоянии опьянения химическими веществами, что никак не связано с пагубным влиянием условий его профессиональной деятельности;
    • поощрение. Подобный вид документа не так распространен, как предыдущие. К нему прибегают начальники отделов, если считают, что какой-то из подчиненных особенно отличился и заслуживает дополнительной премии или иного поощрения.

    Особенности оформления внутренней и внешней докладной записки

    По характеру докладных различают следующие виды:

    1. Информационная записка. Предполагается оповещение управленца о ходе каких-либо работ, а также о нюансах, сопровождающих производственную деятельность.
    2. Инициативная. Подразумевается, что данный вид бумаги должен стимулировать управленца принять какое-либо решение.
    3. Отчетная. В таких записках раскрывается информация о завершении работы или ее этапа, а также о порядке исполнения распоряжения нанимателя.

    В зависимости от места расположения адресата (на территории бизнес-субъекта или за его пределами), докладные могут быть внешними и внутренними.

    Внешняя документация формируется на имя управленца компании, в которой не трудоустроен составитель. Подобные бумаги в обязательном порядке должны оформляться на фирменном бланке, а также визироваться генеральным директором организации.

    Реквизиты докладной записки

    Реквизитами внешней докладной записки являются:

    • полное наименование компании, ее регистрационные данные, номер расчетного счета и название банка. Все указанные сведения должны содержаться на фирменном бланке;
    • название бумаги, в данном случае – «Докладная записка»;
    • дата и номер исходящего документа;
    • общая информация об адресате. Предполагается название компании, куда направляется бумага, ФИО и должность ее руководителя;
    • заголовок к основному тексту, основной текст. В него включается вся информация, являющаяся целью формирования бумаги;
    • общая информация об исполнителе, его контактные данные.

    В свою очередь, внутренняя докладная направляется на имя руководителя той компании, в которой субъект является штатным служащим. Подобная бумага может оформляться на простом листе А4, но обязательно должна содержать все требуемые реквизиты внутренней докладной записки. Несмотря на отсутствие регламентированной формы, нужные реквизиты фиксируются в ГОСТе 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

    К реквизитам внутренней докладной относятся:

    • полное название подразделения, где работает субъект;
    • название бумаги, в данном случае – «Докладная записка»;
    • дата и регистрационный номер;
    • основной текст документа;
    • перечень приложений доказательных бумаг, если подобное актуально для конкретной ситуации;
    • общие сведения об адресате. Подразумевается ФИО и должность непосредственного начальника лица или управленца компании;
    • виза документа, которая заключается в личной подписи составителя, а также в ее расшифровке.

    Подача внутренней докладной записки правомерна через служащего кадрового подразделения или секретаря управленца. Документ проверяется на наличие всей необходимой информации, после чего зарегистрируется.

    Докладная также может быть возвращена лицу на доработку, если в ней отсутствуют нужные данные или найдены какие-либо ошибки.

    Структура докладной записки

    Как уже было отмечено, при составлении докладной важны реквизиты. Впрочем, грамотная структура также немаловажна.

    Стандартными разделами документа являются:

    1. Фактический блок. В данном блоке приводятся основания для составления бумаги, детально описываются сопутствующие конфликту условия (если подобное актуально).
    2. Аналитический блок. Здесь субъект анализирует сложившуюся ситуацию.
    3. Резюмирующая часть. Составитель может предложить адресату свое видение решения проблемы. Однако, оно должно иметь рекомендательный характер, так как именно наниматель в последующем будет принимать независимое решение, основываясь на полученной информации.

    Составление докладной правомерно в текстовом и в табличном варианте, от руки и в печатном виде.

    Примеры составления докладных записок

    Пример 1. Внешняя докладная записка.

    Общество с ограниченной ответственностью «Губная помада»

    ООО «Губная помада»

    123456, г. Воронеж, ул. Белокаменная, д. 43, корп. 4, оф. 3001

    ОКПО 12345876 ОГРН 482899887

    р/с 20097896765764654654 ОАО «КейБанк»

    ООО «Минеральное ископаемое»

    Зотову Игорю Николаевичу

    О привлечении трудовых ресурсов

    Уважаемый Игорь Николаевич!

    Ввиду отсутствия достаточного количества кадров при основании управленческого аппарата для обособленного подразделения в г. Выборг, требуется дополнительное привлечение субъектов в срок до 10.04.2019г. Период проведения собеседований – до 30.04.2019г.

    Оплата всех сопутствующих трат будет осуществлена в соответствии с п. 4.2 соглашения о предоставлении услуг № 54 от 01.06.2018г.

    Начальник кадрового подразделения Сухов Н.С. Сухов Н.С.

    Пример 2. Внутренняя докладная записка.

    Маркетинговое подразделение Генеральному директору

    Пикалову Сергею Валерьевичу

    О прогуле маркетолога

    Уважаемый Сергей Валерьевич!

    Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 01.02.2019г., в маркетинговом подразделении мной был зафиксирован прогул маркетолога Ледневой Светланы Павловны, которая отсутствовала на рабочем месте с 10.00 до 16.30.

    Оправдательных документов, визирующих уважительность причины прогула Ледневой С.П., предоставлено не было.

    Прошу принять соответствующие меры.

    Начальник маркетингового подразделения Шестаков А.С. Шестаков А.С.

    Таким образом, оформить докладную записку вправе любой трудоустроенный гражданин, если на то есть достаточно оснований. Лицу необходимо отразить все требуемые реквизиты подобных бумаг, соблюсти структуру, а также не допускать ни фактических, ни орфографических ошибок.

    Ссылка на основную публикацию