Срок хранения приказов на отпуск

Какой срок хранения приказов на отпуск?

Содержание:

Для того чтобы сотрудник мог уйти в отпуск, необходимо подготовить соответствующий приказ. При этом не нужно полагать, что после его подготовки и перечисления выплат сотруднику о приказе можно забыть: такая документация в обязательном порядке должна храниться не менее установленного срока.

Если вам необходима консультация по вопросам подготовки и хранения приказов на отпуск, всегда можно обратиться за помощью к специалисту. Своевременная правовая поддержка поможет избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих структур.

Нет времени читать статью?

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Право на отдых является одним из важнейших для каждого работника, поэтому в задачи руководителя входит не только обеспечение возможности предоставления своим сотрудникам очередных отпусков, но и правильное оформление всей документации. Процесс отправки сотрудника в отпуск состоит из следующих этапов:

  • работник пишет заявление;
  • заявление согласовывается руководителем;
  • кадровая служба готовит соответствующий приказ;
  • приказ передается в бухгалтерию;
  • работник получает все полагающиеся выплаты.

Значительная часть вопросов у сотрудников кадровых служб возникает по поводу хранения «отпускной» документации (в частности, приказов). Обязательной для любой компании является организация хранения кадровой документации в соответствии с действующими правилами (в личном деле сотрудника или в специальной папке) и в течение определенного срока. Для хранения документация отправляется в архив.

Что касается сроков хранения, то, прежде всего, нужно отметить, что единый срок, на протяжении которого хранятся «отпускные» приказы, отсутствует. Продолжительность хранения может составлять:

От чего это зависит? Меньший срок хранения — 5 лет — устанавливается для документов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о переносе отпусков. Гораздо большая продолжительность — 75 лет — предусмотрена для документации об отдыхе сотрудников, работающих в опасных условиях.

Также длительного хранения (срок — 75 лет) требуют приказы об отпусках по уходу за ребенком и предоставлении «отпускных» дней без сохранения заработной платы.

Необходимость в том, чтобы хранить некоторые виды отпускной документации в течение 75 лет, объясняется влиянием опасных условий труда и декретов на трудовой стаж. Поэтому при выходе на пенсию сотруднику могут потребоваться эти приказы.

Как организуется хранение приказов на отпуск?

Для соблюдения правил делопроизводства значение имеет не только продолжительность периодов, в течение которых должна сохраняться документация. Также необходимо правильно организовать хранение на протяжении всего срока.

Строгих правил здесь нет, однако оптимальным считается выделение различных категорий документов в отдельные ячейки или папки.

Важно! При издании каждый документ должен быть пронумерован в хронологическом порядке. При этом каждая компания может разработать свою систему регистрации. После издания документы следует сразу подшивать в дела (это удобно и исключает путаницу).

Необходимо обратить внимание, что сами распорядительные акты и основания к ним (например, заявления сотрудников) лучше хранить отдельно. Заявления подшивают к личным делам сотрудников.

Некоторые компании принимают правила, согласно которым и распорядительные акты, и основания должны находиться в личном деле. В этом случае «отпускная» документация сохраняется на протяжении 75 лет независимо от своей категории.

Таким образом, срок, на протяжении которого должно быть организовано хранение приказов об отпуске, зависит от разновидности последнего и от условий труда сотрудников (но, как правило, срок сохранности «отпускной» документации или 5, или 75 лет).

Если у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или у вас есть другие вопросы в сфере делопроизводства и трудового права, рекомендуем обратиться за профессиональной помощью к юристу.

Срок хранения приказов на отпуск

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов на отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты. Срок хранения приказов на отпуск

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Срок хранения приказов на отпуск

Статья: Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы
(Демидов Г.И.)
(«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 11) Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу, касающиеся:

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Статья: Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров
(Кожанова Е.)
(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 12) Примечание. Подробнее о последних изменениях в продолжительности хранения документов по личному составу читайте в статье «Сроки хранения документов по личному составу» на с. 48 журнала N 5, 2016.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности .

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков +7 (499) 288 16 73 (Москва)

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации .

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника .

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов .

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Срок хранения заявлений на отпуски соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции .

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск — применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Читайте также:  Регистрация ООО в 2020 году

Важно! В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения 5 лет. например:

  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О предоставлении учебного отпуска
  • и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет. регистрируются отдельно (например, в Журнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
  • и т.д.

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
  • Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
  • Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации приказов на отпуск НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Срок хранения приказов об отпуске

Ежедневно предприятие сталкивается с ведением большого количества документации и важно делать это правильно. Как правильно хранить всю документацию, и какие бывают виды кадровых документов, каким образом ведется учет и хранение приказов об отпуске. Сколько хранятся приказы об отпуске, и каким образом проводить их уничтожение после истечения срока хранения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каким образом вести учет и хранение приказов об отпуске;
  • каков срок хранения приказов об отпуске в 2017 году;
  • как уничтожаются приказы об отпусках из архива по истечении срока.

Срок хранения приказов об отпуске

Люди или организации, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны соблюдать все условия по сохранности документов, участвующих в документообороте компании. Все договоры, заявления, приказы, документы о зарплате и отпусках, больничных должны храниться в течение установленного законом времени.

Эта необходимость останавливает кадровиков от удаления ненужной, на их взгляд, документации и сохранения только новой. Правда, бывают случаи, когда работники кадровых отделов впадают в другую крайность и для того, чтобы не удалить лишнего начинают складировать всю документацию. Это приводит к накоплению большого количества ненужных документов, в которых сложно ориентироваться и невозможно что-то найти по первой необходимости.

Именно для таких случаев, чтобы систематизировать существующую документацию, упростить доступ и не накапливать лишнее нужно знать сроки хранения каждого документа.

Читайте по теме в электронном журнале

Приказы об отпуске: учет и хранение

Законодательством установлен срок хранения тех или иных документов и важно их соблюдать, так как они содержат персональные данные сотрудников. На которые те в свое время давали разрешение.

Сроки хранения документации распространяются на все организации в независимости от того, где впоследствии эти самые документы будут архивированы. В некоторых случаях архивация происходит внутри организации, например, в кабинете в специально отведенном месте. Если организация будет расформирована, то вся документация, подлежащая хранению, будет направлена на хранение в государственный архив.

Кадровые документы подразделяют на три типа: организационные, распорядительные (приказы, указания, решения по личному составу), информационно-справочные.

К приказам по личному составу можно отнести документы, касающиеся приема, перевода, увольнения, отпуска, либо командировок. Эта категория документов считается наиболее важной и основополагающей в кадровой деятельности. Так как именно на основании приказов руководителя формируются личные дела сотрудников, трудовые книжки и другие документы работников. Согласно законодательству, эти документы имеют два типа хранения: 75 лет и 5 лет. Поэтому важно для удобства хранения и их последующего нахождения хранить их в разных папках.

К приказам долгосрочного хранения относят документы, регулирующие трудовые отношения. Например, о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по беременности и родам, о смене должности, документы о назначении руководителей.

К краткосрочным относят приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовых функций. Например, о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, об отзыве из отпуска, о переносе отпуска, о привлечении работника в выходные дни, об объявлении выговора.

Приказы подшиваются в отдельные папки в зависимости от удобства ведения документации для каждой отдельно взятой компании.

Приказы об отпуске: сроки хранения

Согласно официально классификации приказов, существует два типа: по основной деятельности и по личному составу. Причем приказы по личному составу делятся на типы по срокам хранения. Одни из них длительные — 75 лет. Другие кратковременные — 5 лет. К первому типу относятся приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении личных данных, в том числе фамилии.

Ко второму типу можно отнести приказы об отпусках, взысканиях, дежурствах и краткосрочных командировках внутри страны. Именно эти правила закреплены в нормативных актах по хранению документов.

Таким образом, приказы об отпусках должны храниться около 5 лет.

Документы должны быть подшиты и переплетены таким образом, чтобы всегда оставался доступ и возможность свободного чтения.

Стоит отметить, что ответственность за хранение документации лежит на руководителе. В то же время он может переложить обязанности на другого сотрудника. Но это никоим образом не снимает ответственность с главы организации.

После того, как документы достигли окончательного срока хранения, руководителю подается перечень документов на уничтожение и он издает приказ. На основании приказа документы уничтожаются.

Стоит также отметить, что нужно очень внимательно относиться к правилам ведения и хранения документации, в том числе приказов об отпусках. Это необходимо, чтобы избежать необоснованных претензий со стороны работника и штрафов со стороны инспекции за ненадлежащее ведение документации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям

  • Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc

Доступно только подписчикам

  • Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (образец).doc

Сколько составляет срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2019 году

Документы, на основании которых создаются приказы на ежегодный отпуск, отправляются на хранение отдельно.

Срок хранения приказов на отпуск

Трудовое законодательство постановляет ряд правил, исходя из которых должен осуществляться документооборот на любом предприятии. В случае, если алгоритм составления и хранения деловых бумаг нарушается, это грозит санкциями по отношению к нанимателю. На этом основании у кадровых служащих возникает вопрос, каков срок хранения приказов на отпуск.

Правовая база срока хранения приказов на ежегодные отпуска

В контексте алгоритма формирования и сохранности документов, предприятиям и частным предпринимателям следует опираться на такую законодательную базу, представленную следующими нормативами:

  • ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 22.10.2004г.;
  • Приказом Министерства культуры РФ № 526 от 31.03.2015г.;
  • Распоряжением Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г.

Отдельные нюансы относительно порядка сохранности распоряжений на отпуска персонала также содержатся в следующих нормативах:

  • ст. 12 и ст. 50 ФЗ № 14 от 08.02.1998г. «Об обществах с ограниченной ответственностью». В обозначенном правовом акте фиксируется обязанность компаний хранить документацию касательно трудоустроенного персонала, а также распорядительные бумаги в соответствии с правилами, отраженными в уставе предприятия;
  • ФЗ № 208 от 26.12.1995г. «Об акционерных обществах». Указанный закон является основным регламентирующим порядок сохранности документации нормативом в акционерных объединениях.

При этом законодательство не запрещает устанавливать локальные правила публикации и порядка хранения документов. Однако с этой целью нанимателям обязательно нужно создавать специальные нормативы местного характера. Правила, прописываемые в подобных нормативах, не должны противоречить установленным в федеральном законодательстве правилам.

Сроки хранения приказов по отпускам в организации

В соответствии с положениями Приказа Министерства культуры № 558 от 25.08.2010г., бумаги, касающиеся различных типов отдыха трудоустроенных субъектов, принято причислять к документам личного состава предприятия. В частности, в приведенную классификацию включаются следующие документы:

  • приказ об обеспечении работнику регулярного (и дополнительного) отдыха, оплачиваемого нанимателем;
  • приказ о переносе дней отдыха или отзыве кадра из регулярного отпуска;
  • распоряжение об обеспечении отпуска с целью ухода за отпрыском;
  • приказ о назначении добавочного отпуска субъекту за его счет;
  • приказ об отпуске для лиц, трудоустроенных в компании, которая предполагает для конкретных должностей пагубные и сложные условия трудовой деятельности.

Так, все бумаги, которые соответствуют штатным документам, должны находиться в сохранности минимум 5 лет. Впрочем, существуют следующие нюансы:

  • срок хранения приказов на учебные отпуска насчитывает 5 лет, если они не подшиваются в личные дела персонала. В условиях, когда на предприятии фиксируются такие положения документооборота, в соответствии с которыми, распоряжения и заявки на отпуск должны подшиваться в личные дела, то подобные бумаги должны находиться в сохранности на протяжении 50 или 75 лет. Конкретный срок сохранения документов зависит от того, когда приказ был опубликован – ранее 2003 года или позднее (на основании ст. 656 Приказа № 558);
  • срок хранения приказов о предоставлении отпуска для субъекта, трудящегося в пагубных условиях работы, для лица, который собирается осуществлять уход за детьми, а также приказа на предоставление бесплатного отпуска составляет 50 или 75 лет. Конкретный срок также зависит от периода публикации (до или после 2003 года).

Организация хранения приказов и заявлений на отпуск

Возможности срока хранения приказов и заявлений на ежегодный отпуск зависят от организации должных условий для содержания бумаг в архиве. Уместно выделить следующие рекомендации относительно сохранности бумаг на предприятии:

  1. Нанимателю необходимо понимать, что любой из архивных документов может потребоваться в любой момент по запросу контролирующей инстанции. На этом основании рекомендуется разделить документы по папкам, классифицировав их таким образом.
  2. Проводить сортировку документов в каждой отдельной папке рекомендуется по одному установленному критерию: по дате публикации, по фамилиям персонала или на основании иного фактора, удобного для конкретной ситуации.
  3. Объемные документы следует разделять на несколько папок или томов, после чего сортировать по алфавиту. Это поможет в случае необходимости оперативного поиска.
  4. В момент регистрации приказа на предоставление сотруднику отпуска, подобные документы фиксируются в соответствии с их хронологией. При этом актуальная для компании система регистрации должна содержаться в соответствующем локальном нормативе.
  5. Подлинники документов, которые законодательно должны храниться длительный период времени, следует подшивать в дела работников, после чего передавать в архив. Важно отметить, что все дела должны быть заранее внесены в соответствующую номенклатуру предприятия.
  6. По завершению установленного периода хранения документов, экспертный комитет должен провести экспертизу на предмет выявления ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком годности ликвидируются. Ликвидация приказов и заявлений на отпуск происходит на основании соответствующего акта и распоряжения управленца.

Таким образом, срок хранения приказов на отпуск определяется законодательством. Нанимателям рекомендуется детально изучить правила содержания в сохранности деловых бумаг, а также порядок их ликвидации после истечения срока годности.

Сколько составляет срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2019 году

Хранение приказов на отпуск сроки

Срок хранения приказов на отпуск


Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

В качестве основания к приказам могут выступать: Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения.

Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника . Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком:

«Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)»

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Остальные приказы относятся к приказам по основной деятельности.

Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия: эксплуатация зданий, помещений; транспортное обслуживание, внутренняя связь; охрана. 1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение; 2) утверждение (изменение) штатного расписания; 3) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов); 4) планирование деятельности; 5 контроль за деятельностью (отчетность); 6) установление режима работы и внесение изменений в него; 7) финансирование деятельности;

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг.

Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться.

Каковы особенности хранения и сроки хранения приказов на отпуск?

Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

Общие рекомендации: Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.

Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.

Читайте также:  Режим и учет рабочего времени

Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки. Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков.

Сколько хранятся заявления на отпуск

Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, создаст он отдельные папки, куда будут включены соответствующие заявления, или включит их в состав личного дела сотрудника.

Личные дела руководителей, в которые помещены заявления о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ)

Срок хранения приказов на отпуск

Впрочем, существуют следующие нюансы:

  1. срок хранения приказов на учебные отпуска насчитывает 5 лет, если они не подшиваются в личные дела персонала. В условиях, когда на предприятии фиксируются такие положения документооборота, в соответствии с которыми, распоряжения и заявки на отпуск должны подшиваться в личные дела, то подобные бумаги должны находиться в сохранности на протяжении 50 или 75 лет. Конкретный срок сохранения документов зависит от того, когда приказ был опубликован – ранее 2003 года или позднее (на основании ст. 656 Приказа № 558);
  2. срок хранения приказов о предоставлении отпуска для субъекта, трудящегося в пагубных условиях работы, для лица, который собирается осуществлять уход за детьми, а также приказа на предоставление бесплатного отпуска составляет 50 или 75 лет. Конкретный срок также зависит от периода публикации (до или после 2003 года).

Срок хранения приказов на отпуск

Порядок установлен статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года под №125-ФЗ.

Если распоряжения о предоставлении отпусков хранят отдельно от личных дел, период хранения краткосрочный, он ограничен до пяти лет.

Распоряжения на учебный отпуск, которые не помещены в личные дела сотрудников, хранят в течение 5 лет.

Если приказы находятся в составе личных дел, период хранения увеличивается до 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Приказ об учебном отпуске с сохранением среднего заработка особого вида, включая периоды по уходу за маленькими детьми, дополнительные дни, предоставляемые для сотрудников, работающих в опасных, вредных условиях, регламентируется в специальном порядке перечнем № 558. В течение последних лет в нормативную базу внесены определенные изменения:

Срок хранения приказов на отпуск

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.

Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу . Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки. Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован.

Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года.

В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела. Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком).

Или же общая подшивка приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет, например, приказов о предоставлении ежегодного отпуска и приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Приказы по основной деятельности и кадровые приказы Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

В дело подшиваются:

  1. только оформленные и исполненные документы
  2. один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  3. изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Периоды сохранения документации приведены в таблице. Период хранения Наименование 1 год данные лиц, не принятых на работу графики отпусков 3 года учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника записи о трудовой дисциплине 5 лет акты, предписания, отчеты по технике безопасности выписки по

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Тем не менее, во всех случаях такой документ должен быть снабжен подписью руководителя компании и самого работника, который простановкой своей подписи подтверждает факт ознакомления с его содержанием.

Ключевым нормативным документом, регламентирующим срок хранения приказов на отпуск, является Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В частности, вопросу о том, сколько хранятся приказы на отпуск, посвящены статьи 19 и 665 этого документа.

Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно этим нормативно-правовым актам, приказы по отпускам относятся к категории документов по личному составу. Рекомендуем прочитать наш материал, чтобы узнать, какие еще бывают виды приказов, и как отличить их друг от друга.

Сколько составляет срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2020 году

Опись дел по личному составу включает источники со сроком от 75 лет. Приказы на ежегодный отпуск и прочие кадровые документы с оперативным сроком хранения не более 5 лет, находятся в структурном подразделении.

Организация осуществляется таким образом, чтобы доступ к делам был свободный, а поиск нужного источника упрощен. Кроме того, только уполномоченные сотрудники, имеющие производственную необходимость, получают прямой доступ.

Распределение по папкам производится по различным признакам, на первом месте находится срок хранения по видам. Внутри папки организовать источники удобно по фамилиям сотрудников, году издания.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 21 мая 2020 Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован, а за его несоблюдение могут применяться санкции. В статье мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей . Советуем прочитать Последнее с форума

Срок хранения приказов на отпуск

Читайте о тонкостях ведения архивов таких документов, а также о правилах их уничтожения Читайте в нашей статье: отличается в зависимости от вида отдыха и регулируется Федеральным законом от 02.03.2016 No 43-ФЗ.

Приказы о предоставлении хранятся пять лет, как и приказы на : Срок хранения приказов о переносе очередного оплачиваемого отпуска и отзыве из него — также не более пяти лет.

Значительно дольше работодателям РФ по нормам, действующим в 2020 году, нельзя избавляться от приказов, касающихся отпусков с особыми условиями.

Читайте также: Законом установлен срок хранения в 75 лет для приказов на следующие виды отпусков:

  • для работающих в опасных условиях
  • по уходу за ребенком
  • (заработной платы)

Причина в том, что продолжительность и оплата этих видов отдыха напрямую влияют на срок трудового стажа и размер пенсионных начислений сотрудников.

Помимо общих правил безопасности работы с документами, содержащими персональные данные, условия хранения приказов на отпуск не регламентируются законом.

Здесь действуют только практические рекомендации. Поэтому система организуется максимально удобно для самих кадровиков и руководителя. Читайте также: Необходимо учесть, что бумаги могут в любой момент понадобиться проверяющей структуре или работникам для справочных сведений.

Для документов разного срока хранения, приказов на отпуска в том числе, стоит выделить отдельные папки или ячейки.

Подразделять ли приказы на более специализированные группы, кадровые работники решают, в зависимости от объема делопроизводства организации. Главная новость Тема номера Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

При регистрации приказы на отпуска нумеруются в хронологическом порядке, согласно тому способу, который выработан в конкретной организации и удобен для отдела кадров. Например, для приказов по личному составу часто применяется комбинированная цифровая и буквенная нумерация. Разработанную систему регистрации компания может закрепить для исполнения внутренним актом.

Читайте также: Оригиналы приказов по личному составу длительного хранения, в том числе приказов на отпуск с особыми условиями, аккуратно подшиваются в дела. Фактически после этого они готовы к дальнейшей передаче в архив. Каждое дело нужно внести при этом в номенклатуру дел организации.

Приказы по личному составу, в том числе на предоставление отпусков, и основания к ним лучше хранить отдельно. Перед помещением в архив организации основания к приказам – заявления работников, докладные и служебные записки, представления, акты, копии документов и пр., — подшиваются к личному делу работника.

Когда временный срок хранения приказов по отпускам в организации подходит к концу, экспертная комиссия, утвержденная руководством, производит экспертизу ценности бумаг.

Ссылка на основную публикацию