Резолюция на служебном письме: когда можно писать

Оформление резолюции

  • Мольков Г.Г. | доцент кафедры информационных систем Государственного университета управления

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

    указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

указание сроков ожидаемого исполнения;

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюцииадресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

  • «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
  • «дополнительно переговорить»;
  • «подтвердить получение»;
  • «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

  1. Ситуация является стандартной
  2. Ситуация не является стандартной.
  3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

    Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:


Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Резолюция на письме: когда нужно писать

Уровень трудовой дисциплины и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия. Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок. Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами. Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе.

Резолюция: что это такое

В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным. Сам факт появления резолюции на документе является свидетельством того, что руководитель с ним ознакомился и отправил далее на исполнение.

Резолюция на письме ставится на каждый документ, который приходит из разных точек:

  • от коллег;
  • от партнеров;
  • от поставщиков;
  • от вышестоящего руководства;
  • от представителей средств массовой информации (СМИ);
  • от социальных или общественных организаций.

Документы, поставляемые руководству, могут прийти как от физического, так и от юридического лица. В любом случае работодатель должен с ним ознакомиться и принять какое-то решение по дальнейшему движению данного документа.

Прежде всего, каждое письмо, поступающее в канцелярию, должно быть зарегистрировано. Письменная регистрация — это гарантия исключения конфликтных ситуаций в дальнейшем. Иногда содержание поступаемых документов имеет колоссальное значение для работодателя.

Это могут быть, например, извещения от инспектирующих или налоговых органов, которые проигнорировать нельзя ни в коем случае. Не менее важны сообщения о федеральных тендерах и аукционах. Пропустить такую корреспонденцию, значит, потерять шанс стать участником глобального государственного проекта.

Вместе с этим унифицированная система документации предполагает регистрацию также заявлений от рядовых сотрудников с просьбой о предоставлении отпуска, отгулов и так далее.

Движение деловой корреспонденции с резолюцией руководителя

Итак, на деловом письме, прошедшем регистрацию, ставится резолюция руководителя, определяющая дальнейшее движение документа. Прежде всего, руководителю должны поступать документы, нуждающиеся в незамедлительном рассмотрении.

К первоочередной относится деловая корреспонденция от:

  • руководителей субъектов государственной власти;
  • различных министерств и их региональных подразделений;
  • надзорных органов;
  • налоговой службы.

Многие обращения из вышеперечисленных инстанций требуют быстрых решений, которые напрямую определяют производственный успех компании и личную репутацию руководителя.

Кроме того, подавая деловую корреспонденцию руководителю к рассмотрению, опытный секретарь, прежде всего, акцентирует его внимание на наиболее важных для компании документах. Это могут быть письма от значимых клиентов или наиболее важных для компаний партнеров.

Для руководителя особенно важно своевременно знакомиться с перепиской, которая длится уже некоторое время. Бывает, что пройдя определенный производственный цикл, деловое письмо возвращается опять к руководителю, поскольку последний адресат нуждается в официальном разрешении или в запрете на выполнение какого-то профессионального действия.

Такие письма относятся к деловой корреспонденции, которая представляет собой неформальную обратную связь. Кроме того, для работодателя принципиальной и особенно значимой является переписка, освещающая сделки и услуги, которые курирует он сам. Если секретарь учитывает данные нюансы, то документооборот осуществляется без задержек, а производственный цикл остается непрерывным.

Резолюция: правила оформления

Резолюция налагается от руки. Ее место наложения может быть любым, но она не должна перекрывать имеющийся на странице текст. Иногда допускается оформление резолюции на отдельном листе. В этом случае он прикрепляется к деловой корреспонденции.

Если на письмо накладывается несколько резолюций, то секретарь обязан их размножить и направить указанным адресатам. В этом случае оригинал (1-й документ) должен получить тот адрес, который указан в резолюции первым. Остальные адресаты получают копии. Часто в резолюции содержится не собственно руководство к действию, но требование дать оценку изложенным в письме фактом.

Но чаще работодатель должен определить, что именно надо предпринять по факту, изложенному в письме. Поэтому его основная задача — определить ответственного. Это может быть руководитель удаленного филиала, начальник цеха, лаборатории или любого производственного отдела. Все зависит от фактического содержания делового письма.

Содержание резолюции может быть разным, но, как правило, она соответствует схеме:

  1. Фамилия исполнителя, на которого возлагается решение озвученной в письме производственной задачи.
  2. Лаконичное описание поручения (если вопрос поднимается систематически и относится к ежедневной «текучке», то руководитель может не описывать задание, подразумевая, что оно известно исполнителю).
  3. Сроки исполнения поручения.
  4. Дата.
  5. Роспись руководителя.

После того как на письме поставят резолюцию, оно должно быть переправлено к определенному исполнителю. Если задача возложена конкретно на данного человека, то он оставляет письмо у себя как руководство к действию. Но в большинстве случаев руководитель отдела или начальник лаборатории, в свою очередь, определяют ответственных из числа подчиненных.

Читайте также:  Сколько зарабатывают дворники в России

В этом случае на деловом письме может появиться еще одна резолюция. В ней опять-таки указывается фамилия исполнителя, описание задания и оптимальные сроки исполнения. Повторная резолюция также должна быть завизированной.

Тем самым обеспечивается контроль над исполнением распоряжений руководителя, а также контроль над движением деловой корреспонденции внутри предприятия.

Множественная резолюция: пример

В сети есть много профильных сайтов, на которых можно ознакомиться с образцом резолюции на письме. Интересно, что в зависимости от сложности поставленной задачи, резолюций может быть несколько.

Например:

Генеральному директору строительной компании «Стрела», выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.

Руководитель компании «Стрела» накладывает резолюцию с требованием выяснить причину продления договора и адресует ее прорабу объекта. Прораб, в свою очередь, накладывает резолюцию с рекомендацией проведения правового анализа новых требований заказчика (дополнительных работ) и адресует ее юридическому отделу компании «Стрела».

Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования компании «Вертикаль» безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения компания «Вертикаль» и выделила дополнительное финансирование.

Резолюцию на служебном письме можно писать одновременно нескольким исполнителям. Например, руководителю пищевого комбината «Мясная поляна» поступило деловое письмо от поставщиков с уведомлением о сдвиге срока поставок.

Генеральный директор комбината наложил сразу три резолюции:

  1. Одна из них было адресована шеф-повару с требованием скорректировать выпускаемую продукцию с учетом недопоставки мясного фарша.
  2. Вторая резолюция была адресована финансовому директору с требованием определить размер материального ущерба от факта недопоставка мясного фарша.
  3. Третья резолюция была адресована юридическому отделу предприятия с требованием проведения правового анализа создавшейся ситуации.

При этом всегда приоритетной считается та задача, которая озвучивается в первой резолюции. То есть, все усилия данного предприятия пищепрома были положены на то, чтобы на рынок был поставлен весь объем запланированной продукции с оптимальными корректировками.

Комбинат «Мясная поляна» достойно вышел из ситуации, факт срыва поставок был доказан в суде. Причина сдвига поставок мясного фарша была признана неуважительной, что дало основание генеральному директору «Мясной поляны» впоследствии потребовать полное возмещение ущерба и выплату материальной компенсации за причиненный моральный ущерб.

Все этапы этой производственной ситуации последовательно прослеживаются в резолюциях, наложенных на первое письмо от поставщиков.

Резолюция: нестандартная форма

Иногда в силу производственной ситуации имеет место расхождение со стандартной моделью наложение резолюции: «Исполнитель — Действие — Срок».

Например, к деловой корреспонденции относятся записки с формулировкой «Прошу дать указание». Они касаются текущих производственных вопросов, но не могут решиться в цехе, в лаборатории или на стройплощадке, поскольку нуждаются в личном визировании или распоряжении руководителя.

Иногда бывает достаточно одного слова руководителя «Утверждаю» и его подписи, чтобы вопрос был решен. Однако такое лаконичное объяснение с персоналом возможно при отлаженной системе учета документации и при условии, что работодатель хорошо знает ситуацию на местах.

Чаще всего резолюция генерального директора адресуется первым заместителям или топ-менеджерам фирмы. Причем работодатель обычно адресует резолюцию тому сотруднику, который ранее выполнял аналогичное задание. В этом случае прослеживается четкая зона ответственности за исполнение, и оптимизируются сроки решения производственной задачи. Производственное общение на этом уровне бывает иногда таким тесным, что работодателю достаточно буквально двух слов, чтобы его заместитель понял, что надо делать.

К нестандартным резолюциям без указания срока исполнения относятся элементы неформальной, но при этом очень продуктивной связи:

  • Срочно оплатить
  • Не согласен
  • Согласовать с юристом
  • Не целесообразно
  • Требует обоснования

Постороннему человеку такой способ общения может показаться странным. Но в рамках внутрикорпоративной практики он работает и приносит свои результаты.

Наконец, к нестандартной резолюции относится рекордно лаконичное одобрение, которое выражается всего лишь в подписи руководителя без каких-либо комментариев и переадресации. Это означает только одно — автор делового письма заручился полной поддержкой руководителя.

Также на деловом письме могут быть всего лишь инициалы исполнителя и подпись руководителя. Это значит, что документооборот в компании хорошо проработан, и потенциальному исполнителю не требуется многословное объяснение его задачи. Такое чисто техническое распределение деловой корреспонденции означает безоговорочное доверие работодателя к своим заместителем исполнителям. Часто руководитель может даже не открывать письмо, а просто переадресовать его коллеге, зная, что тот ознакомится и сделает, все, что необходимо.

Таким образом, весь документооборот компании является фактором производственных процессов. В этой связи огромное значение отводится компетентности и лояльности секретаря. От того, как быстро он рассортирует корреспонденцию, зависит общий рабочий темп документопотока компании.

Оформление резолюции

  • Мольков Г.Г. | доцент кафедры информационных систем Государственного университета управления

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

    указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

указание сроков ожидаемого исполнения;

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюцииадресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

  • «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
  • «дополнительно переговорить»;
  • «подтвердить получение»;
  • «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

  1. Ситуация является стандартной
  2. Ситуация не является стандартной.
  3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

    Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:


Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Читайте также:  Самые скучные профессии в России и мире

Резолюция на письме: когда нужно писать

Уровень трудовой дисциплины и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия. Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок. Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами. Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе.

Резолюция: что это такое

В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным. Сам факт появления резолюции на документе является свидетельством того, что руководитель с ним ознакомился и отправил далее на исполнение.

Резолюция на письме ставится на каждый документ, который приходит из разных точек:

  • от коллег;
  • от партнеров;
  • от поставщиков;
  • от вышестоящего руководства;
  • от представителей средств массовой информации (СМИ);
  • от социальных или общественных организаций.

Документы, поставляемые руководству, могут прийти как от физического, так и от юридического лица. В любом случае работодатель должен с ним ознакомиться и принять какое-то решение по дальнейшему движению данного документа.

Прежде всего, каждое письмо, поступающее в канцелярию, должно быть зарегистрировано. Письменная регистрация — это гарантия исключения конфликтных ситуаций в дальнейшем. Иногда содержание поступаемых документов имеет колоссальное значение для работодателя.

Это могут быть, например, извещения от инспектирующих или налоговых органов, которые проигнорировать нельзя ни в коем случае. Не менее важны сообщения о федеральных тендерах и аукционах. Пропустить такую корреспонденцию, значит, потерять шанс стать участником глобального государственного проекта.

Вместе с этим унифицированная система документации предполагает регистрацию также заявлений от рядовых сотрудников с просьбой о предоставлении отпуска, отгулов и так далее.

Движение деловой корреспонденции с резолюцией руководителя

Итак, на деловом письме, прошедшем регистрацию, ставится резолюция руководителя, определяющая дальнейшее движение документа. Прежде всего, руководителю должны поступать документы, нуждающиеся в незамедлительном рассмотрении.

К первоочередной относится деловая корреспонденция от:

  • руководителей субъектов государственной власти;
  • различных министерств и их региональных подразделений;
  • надзорных органов;
  • налоговой службы.

Многие обращения из вышеперечисленных инстанций требуют быстрых решений, которые напрямую определяют производственный успех компании и личную репутацию руководителя.

Кроме того, подавая деловую корреспонденцию руководителю к рассмотрению, опытный секретарь, прежде всего, акцентирует его внимание на наиболее важных для компании документах. Это могут быть письма от значимых клиентов или наиболее важных для компаний партнеров.

Для руководителя особенно важно своевременно знакомиться с перепиской, которая длится уже некоторое время. Бывает, что пройдя определенный производственный цикл, деловое письмо возвращается опять к руководителю, поскольку последний адресат нуждается в официальном разрешении или в запрете на выполнение какого-то профессионального действия.

Такие письма относятся к деловой корреспонденции, которая представляет собой неформальную обратную связь. Кроме того, для работодателя принципиальной и особенно значимой является переписка, освещающая сделки и услуги, которые курирует он сам. Если секретарь учитывает данные нюансы, то документооборот осуществляется без задержек, а производственный цикл остается непрерывным.

Резолюция: правила оформления

Резолюция налагается от руки. Ее место наложения может быть любым, но она не должна перекрывать имеющийся на странице текст. Иногда допускается оформление резолюции на отдельном листе. В этом случае он прикрепляется к деловой корреспонденции.

Если на письмо накладывается несколько резолюций, то секретарь обязан их размножить и направить указанным адресатам. В этом случае оригинал (1-й документ) должен получить тот адрес, который указан в резолюции первым. Остальные адресаты получают копии. Часто в резолюции содержится не собственно руководство к действию, но требование дать оценку изложенным в письме фактом.

Но чаще работодатель должен определить, что именно надо предпринять по факту, изложенному в письме. Поэтому его основная задача — определить ответственного. Это может быть руководитель удаленного филиала, начальник цеха, лаборатории или любого производственного отдела. Все зависит от фактического содержания делового письма.

Содержание резолюции может быть разным, но, как правило, она соответствует схеме:

  • Фамилия исполнителя, на которого возлагается решение озвученной в письме производственной задачи.
  • Лаконичное описание поручения (если вопрос поднимается систематически и относится к ежедневной «текучке», то руководитель может не описывать задание, подразумевая, что оно известно исполнителю).
  • Сроки исполнения поручения.
  • Дата.
  • Роспись руководителя.

    После того как на письме поставят резолюцию, оно должно быть переправлено к определенному исполнителю. Если задача возложена конкретно на данного человека, то он оставляет письмо у себя как руководство к действию. Но в большинстве случаев руководитель отдела или начальник лаборатории, в свою очередь, определяют ответственных из числа подчиненных.

    В этом случае на деловом письме может появиться еще одна резолюция. В ней опять-таки указывается фамилия исполнителя, описание задания и оптимальные сроки исполнения. Повторная резолюция также должна быть завизированной.

    До того как отдать письмо исполнителю, секретарь обязан внести нужные пометки в базу данных о передислокации корреспонденции.

    Тем самым обеспечивается контроль над исполнением распоряжений руководителя, а также контроль над движением деловой корреспонденции внутри предприятия.

    Множественная резолюция: пример

    В сети есть много профильных сайтов, на которых можно ознакомиться с образцом резолюции на письме. Интересно, что в зависимости от сложности поставленной задачи, резолюций может быть несколько.

    Например:

    Генеральному директору строительной компании «Стрела», выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.

    Руководитель компании «Стрела» накладывает резолюцию с требованием выяснить причину продления договора и адресует ее прорабу объекта. Прораб, в свою очередь, накладывает резолюцию с рекомендацией проведения правового анализа новых требований заказчика (дополнительных работ) и адресует ее юридическому отделу компании «Стрела».

    Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования компании «Вертикаль» безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения компания «Вертикаль» и выделила дополнительное финансирование.

    Резолюцию на служебном письме можно писать одновременно нескольким исполнителям. Например, руководителю пищевого комбината «Мясная поляна» поступило деловое письмо от поставщиков с уведомлением о сдвиге срока поставок.

    Генеральный директор комбината наложил сразу три резолюции:

  • Одна из них было адресована шеф-повару с требованием скорректировать выпускаемую продукцию с учетом недопоставки мясного фарша.
  • Вторая резолюция была адресована финансовому директору с требованием определить размер материального ущерба от факта недопоставка мясного фарша.
  • Третья резолюция была адресована юридическому отделу предприятия с требованием проведения правового анализа создавшейся ситуации.

    При этом всегда приоритетной считается та задача, которая озвучивается в первой резолюции. То есть, все усилия данного предприятия пищепрома были положены на то, чтобы на рынок был поставлен весь объем запланированной продукции с оптимальными корректировками.

    Комбинат «Мясная поляна» достойно вышел из ситуации, факт срыва поставок был доказан в суде. Причина сдвига поставок мясного фарша была признана неуважительной, что дало основание генеральному директору «Мясной поляны» впоследствии потребовать полное возмещение ущерба и выплату материальной компенсации за причиненный моральный ущерб.

    Все этапы этой производственной ситуации последовательно прослеживаются в резолюциях, наложенных на первое письмо от поставщиков.

    Резолюция: нестандартная форма

    Иногда в силу производственной ситуации имеет место расхождение со стандартной моделью наложение резолюции: «Исполнитель — Действие — Срок».

    Например, к деловой корреспонденции относятся записки с формулировкой «Прошу дать указание». Они касаются текущих производственных вопросов, но не могут решиться в цехе, в лаборатории или на стройплощадке, поскольку нуждаются в личном визировании или распоряжении руководителя.

    Иногда бывает достаточно одного слова руководителя «Утверждаю» и его подписи, чтобы вопрос был решен. Однако такое лаконичное объяснение с персоналом возможно при отлаженной системе учета документации и при условии, что работодатель хорошо знает ситуацию на местах.

    Чаще всего резолюция генерального директора адресуется первым заместителям или топ-менеджерам фирмы. Причем работодатель обычно адресует резолюцию тому сотруднику, который ранее выполнял аналогичное задание. В этом случае прослеживается четкая зона ответственности за исполнение, и оптимизируются сроки решения производственной задачи. Производственное общение на этом уровне бывает иногда таким тесным, что работодателю достаточно буквально двух слов, чтобы его заместитель понял, что надо делать.

    К нестандартным резолюциям без указания срока исполнения относятся элементы неформальной, но при этом очень продуктивной связи:

    • Срочно оплатить
    • Не согласен
    • Согласовать с юристом
    • Не целесообразно
    • Требует обоснования

    Постороннему человеку такой способ общения может показаться странным. Но в рамках внутрикорпоративной практики он работает и приносит свои результаты.

    Наконец, к нестандартной резолюции относится рекордно лаконичное одобрение, которое выражается всего лишь в подписи руководителя без каких-либо комментариев и переадресации. Это означает только одно — автор делового письма заручился полной поддержкой руководителя.

    Также на деловом письме могут быть всего лишь инициалы исполнителя и подпись руководителя. Это значит, что документооборот в компании хорошо проработан, и потенциальному исполнителю не требуется многословное объяснение его задачи. Такое чисто техническое распределение деловой корреспонденции означает безоговорочное доверие работодателя к своим заместителем исполнителям. Часто руководитель может даже не открывать письмо, а просто переадресовать его коллеге, зная, что тот ознакомится и сделает, все, что необходимо.

    Таким образом, весь документооборот компании является фактором производственных процессов. В этой связи огромное значение отводится компетентности и лояльности секретаря. От того, как быстро он рассортирует корреспонденцию, зависит общий рабочий темп документопотока компании.

    Оформление резолюции на отдельном листе

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Оформление резолюции на отдельном листе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

    Во втором случае текст резолюции должен содержать три час­ти: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручает­ся — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

    студент 3 курса, гр.13/БУЗ-3,5

    Служебная проверка проводится в течение тридцати дней со дня принятия решения о ее проведении. Срок проведения служебной проверки по решению руководителя федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел или уполномоченного руководителя может быть продлен, но не более чем на тридцать дней.

    При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.

    Сообщите заказчику об изменении цен. На мой взгляд, отдел сбыта не поставил завод в известность о корректировке прейскуранта. Срок исполнения — 23.04.95. Либерт 21.04.95.

    Самые важные изменения этой весны!

    Строка распоряжения должна коротко и ясно отображать суть поручения по данному документу. Как правило, само распоряжение начинается с глагола, отображающего основное действие. К примеру, » Подготовить ответ…Внести предложения…Принять участие…Подготовить комплексную программу…Связаться с отправителем и согласовать дату визита.

    Составные части даты указывают арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

    В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.

    Проект резолюции – представляется на неформальное рассмотрение членов организационного комитета самими авторами документа. Он может быть написан в вольной форме или в соответствии с требованиями оформления резолюций ООН.

    Совет 2: Как оформить резолюцию

    Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах.

    При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.

    Если предполагается надзор над исполнением документа, то в резолюции может указываться конкретный служащий, ответственный за него. Если контроль распространяется на часть акта, в реквизите отражаются номера соответствующих пунктов или разделов. В любом случае на документе должна стоять отметка. Это может быть слово «Контроль» или просто буква «К».

    В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии).

    Само по себе публичное мероприятие играет роль раздражителя масс, возбудителя общественной активности. Но и только-то.

    Допускается оформление резолюции (в Методических рекомендациях этот реквизит назван «Указания по исполнению документа») на отдельном листе (п. 3.17 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации…

    Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта. Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр.

    Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). В данном случае целесообразно (во избежание возможной путаницы) указать на этом листе регистрационный номер и дату документа, к которому относится резолюция.

    Читайте также:  Сдельно-премиальная система оплаты труда по ТК РФ - что это такое

    Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам.

    Существуют ли какие-нибудь требования к тому, как правильно написать резолюцию руководителю организации на заявлении работника?

    Шаблоны «Входящее письмо» и «Входящее письмо (резолюции и исполнения)»

    Раздел 3 «Оформление стандартных реквизитов документов» конкретизирует требования настоящего стандарта к оформлению реквизитов документов.

    Раздел 4 «Подготовка текстов документов» содержит рекомендации по содержательной части документа, обеспечивающие краткость и ясность изложения управленческого действия.

    Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст с датой введения 1 июля 2003 г.

    Существуют различные варианты данного реквизита, которые зависят от типа принятого решения в отношении определенного документа, а оно, в свою очередь, может быть отрицательным или положительным. Помимо этого, резолюции на документах могут содержать решение вопроса или устанавливать порядок его решения.

    Следует отметить, что многие руководители частных компаний (особенно небольших) не любят издавать по любому поводу распорядительные документы. В таком случае устные распоряжения руководства не только становятся трудно исполняемыми, но и могут быть вовсе позабыты сотрудниками. Подобная халатность очень часто становится причиной многих проблем и задержек в исполнении поручений.

    Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным ли­цом, и содержащая принятое решение».* Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на получен­ном документе.

    Заявление как документ, виды заявлений и правила их составления. Определение понятия «резолюция». Общая структура и элементы резолюции. Правила написания резолюции по ГОСТу. Адресность и управленческие операторы как обязательное требование к резолюции.

    Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

    Порядок утверждения документов, виды утверждения

    Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

    Если на документе несколько резолюций, и для их размещения в заголовочной части документа места недостаточно, резолюция может быть оформлена на любом свободном от текста месте документа.

    Проекты приказов, указаний визируются на первом экземпляре на оборот­ной стороне последнего листа документа.

    При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации.

    Образец бланка резолюции руководителя управления (межрегиональной инспекции)

    При наличии листка-резолюции его в дальнейшем подшивают в дело вместе с документом поверх документа, как отдельный лист (не приклеивая листок к документу и не скрепляя его с документом металлической скобкой или скрепкой).

    Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе.

    Рабочий документ – документ, официально представленный на рассмотрение в ходе общественного мероприятия. Ему присваивается номер, и только после этого на данный документ можно ссылаться в официальных выступлениях.

    Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны.

    Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

    Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

    К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса.

    Любые резолюции на документе состоят из трех строк: исполнитель (исполнители), распоряжение, дата и подпись руководителя. В том случае, если к исполнению распоряжения привлекается несколько сотрудников, первой необходимо указать фамилию ответственного исполнителя.

    Резолюция на служебном письме: когда можно писать

    Резолюция, как правило, проставляется в верхнем правом углу над текстом. Однако, если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
    Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

    Резолюция правила оформления

    Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.

    Пример Бурикову О.В. Прошу подготовить бюджетную заявку по науке до 15.07.2008. Подпись автора резолюции Дата (первая резолюция) Байкулову А.Е. Подготовить проект сводного плана НИР на 2009 год до 01.07.2008 Заговорной Т.Г. Подготовить финансовые расчеты к бюджетной заявке до 13.07.2008. Подпись Бурикова О.В.

    Как правильно резолюция на письмо или к письму?

    Это могут быть, например, извещения от инспектирующих или налоговых органов, которые проигнорировать нельзя ни в коем случае. Не менее важны сообщения о федеральных тендерах и аукционах. Пропустить такую корреспонденцию, значит, потерять шанс стать участником глобального государственного проекта.

    Итак, на деловом письме, прошедшем регистрацию, ставится резолюция руководителя, определяющая дальнейшее движение документа. Прежде всего, руководителю должны поступать документы, нуждающиеся в незамедлительном рассмотрении.

    Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

    Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах — между реквизитами «адресат» и «текст».

    Неопытные руководители часто в резолюциях, адресованных в свою партийную или профсоюзную организацию, избирают неправильный стиль к руководителям этих организаций они обращаются как к своим подчиненным. Во многих резолюциях отсутствуют сроки выполнение задания, а в некоторых вместо сроков указывается ошибочно». Призыв к срочности — обычно свидетельство отсутствия системности.

    Совет 2: Как оформить резолюцию

    Следует отметить, что в обязанности секретаря входит проверка срока исполнения. Вполне возможно, что срок отчета исполнителя может выпасть на праздничные или выходные дни.

    Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается. Побуждение к действию Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении.

    Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно.

    Например: Комбинат принимает на себя обязательства…; Комитет … считает необходимым … ; Комиссия установила, что… .

    Многие обращения из вышеперечисленных инстанций требуют быстрых решений, которые напрямую определяют производственный успех компании и личную репутацию руководителя.

    Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования компании «Вертикаль» безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения компания «Вертикаль» и выделила дополнительное финансирование.
    Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата A4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы).

    Все этапы этой производственной ситуации последовательно прослеживаются в резолюциях, наложенных на первое письмо от поставщиков.

    Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы государства и народа, помогают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных учреждений, организаций, предприятий и др. Целесообразность может проявляться и на языковом уровне.

    Наименование адресата (лицо или организация, на имя которых подается заявление) указывается в правом верхнем углу листа. Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, например: «В финансовый отдел НПО «Квант»»; если это название должностного лица — в дательном падеже, например: «Директору школы №12 И.А. Иванову».

    Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата A4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы).

    После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога «от». Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки.

    Заявление — документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

    Текст резолюции формулируется предельно кратко и конкретно. В наиболее простых случаях допускается использование формулировок «К исполнению», «На контроль» и т. п. Более распространенный тип формулировок – глагол в повелительном наклонении, дополненный существительным: «Подготовить предложения», «Направить ответ» и т. д.

    Рекомендации по написанию резолюций

    В) Совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации работы с документами в этих учреждениях.

    В) Лист бумаги с напечатанным названием учреждения, предприятия, организации или с частично напечатанным текстом, предназначенным для составления документов по определенной форме.

    Резолюция налагается от руки. Ее место наложения может быть любым, но она не должна перекрывать имеющийся на странице текст. Иногда допускается оформление резолюции на отдельном листе. В этом случае он прикрепляется к деловой корреспонденции.

    Если в резолюции определяется несколько исполнителей, первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

    Существуют различные варианты данного реквизита, которые зависят от типа принятого решения в отношении определенного документа, а оно, в свою очередь, может быть отрицательным или положительным. Помимо этого, резолюции на документах могут содержать решение вопроса или устанавливать порядок его решения.

    Можно смело сказать, что резолюция на документах вполне может считаться полноценным распорядительным документом, но только в том случае, если она оформлена в соответствии со всеми правилами.

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Комбинат «Мясная поляна» достойно вышел из ситуации, факт срыва поставок был доказан в суде. Причина сдвига поставок мясного фарша была признана неуважительной, что дало основание генеральному директору «Мясной поляны» впоследствии потребовать полное возмещение ущерба и выплату материальной компенсации за причиненный моральный ущерб.

    В этом случае прослеживается четкая зона ответственности за исполнение, и оптимизируются сроки решения производственной задачи.

    Резолюцию на служебном письме можно писать

    Производственное общение на этом уровне бывает иногда таким тесным, что работодателю достаточно буквально двух слов, чтобы его заместитель понял, что надо делать.

    Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения.

    В то же Руководитель знает, что в управленческой работе имеется так называемое поле свободных действий. Чем выше квалификация исполнителя, тем большую свобод действий ему следует предоставить. Все это, несомненно учитывается при наложении резолюции.

    Часто резолюция оформляется как простое адресование «Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя или без).

    Резолюции и поручения руководителя

    1. Заявление о приеме на работу
    2. Заявление на отпуск за свой счет
    3. Заявление на отпуск по беременности и родам
    4. Заявление на оплачиваемый отпуск
    5. Заявление на увольнение

    УРОК 62. Платежное поручение В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8.2» проведение исходящих платежей осуществляется в два этапа.

    Мой руководитель просто расписывается, давая этим понять, что он ознакомлен с заявлением и я должна сделать приказ, согласно заявления.

    Глава 10 МХ Наиболее возбуждающая разновидность весенней лихорадки, особенно если вы живете в Токио, — «производная лихорадка».

    Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря.
    Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей.

    Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок.

    Любые резолюции на документе состоят из трех строк: исполнитель (исполнители), распоряжение, дата и подпись руководителя. В том случае, если к исполнению распоряжения привлекается несколько сотрудников, первой необходимо указать фамилию ответственного исполнителя.

    Все специалисты рекомендуют писать полностью «Справочник кадровика». Что бы не было проблем я сделала бланки заявлений в которых все прописала.

    Глава VI Услуги и рыночная система Глава VII Рыночная система и искусство Глава VIII Самоэксплуатация и эксплуатация Часть III.

    При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер.

  • Ссылка на основную публикацию