Штатное расписание ООО: образец

Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Составляем штатное расписание: образец унифицированной формы для организация ООО, ИП и пример кадровой структуры

Нормативный документ устанавливает основные правила и принципы , затрагивающие различные виды деятельности или их результаты. Таковым является и штатное расписание. Оно содержит свод данных о должностной иерархии, заработной плате каждой штатной единицы, количестве рабочих мест (занятых и вакантных) и отражает структуру кадрового состава.

Этот документ необходим для эффективного разделения труда, контроля за уровнем оплаты (оклад или тарифная ставка на одну единицу не должна быть меньше МРОТ), оптимизации трудовых ресурсов, оформляется в письменном виде и даёт возможность контролировать потребность в дополнительных единицах и принимать решение о расширении персонала либо о его сокращении, отслеживать средний уровень оплаты труда всего предприятия в целом, регулировать загруженность кадрового состава.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Обязательно ли для организаций и ИП?

Работодателем является организация, ООО или физическое лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, которые заключили с сотрудником договор: трудовой или гражданско-правовой. Каждый сотрудник при устройстве на работу обязан ознакомиться и с штатным расписанием, составленным в письменном виде, и расписаться.

Из содержания статьи 15 и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что по условиям трудового договора трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, которая должна соответствовать штатному расписанию, а сам работодатель, следовательно, должен иметь такое расписание.

Такую необходимость подчёркивает и статья 5.27 КоАП РФ, в которой говорится, что прием на работу на должность в отсутствие штатного расписания может быть квалифицирован как нарушение работодателем законодательства о труде независимо от его организационно-правовой формы.

Многие фирмы пренебрегают составлением штатного расписания. Но неоднократно различные ведомства во время проверки запрашивают эту бумагу.

При сокращении сотрудника в связи с реструктуризацией могут возникнуть конфликты, которые неразрешимы и влекут за собой обращение в арбитражный суд.

  • Во-первых, будет затребовано именно штатное расписание.
  • Во-вторых, основное назначение документа будет заключаться в том, чтобы организация могла доказать, что у нее не было возможности предоставить сокращенному работнику замещающую должность, а следовательно, увольнение этого сотрудника было законным. Без штатного расписания доказать мотивированность и обоснованность увольнения практически невозможно.

Кем разрабатывается, утверждается?

Данный документ может быть разработан руководителем отдела, директором, главным бухгалтером или иным ответственным лицом, на которое возложены эти функции. Утверждает его приказом и закрепляет подписью руководитель.

Как составить и оформить?

Существует унифицированная форма Т-3 для оформления штатного расписания организации или физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя. Она носит рекомендательный характер и не является обязательной к применению.

Необходимо присвоить номер и дату для этого документа, а также указать срок действия.

Разрабатывая штатное расписание и заполняя информацию, необходимо указать следующее:

  1. Наименование организации. Указывается в точном соответствии с учредительными документами.
  2. Дата составления документа (начало деятельности, отчётного периода: года, квартала, месяца), исходя из потребностей работодателя.
  3. Номер. При первичном составлении присваивается номер один. Далее применяется сквозная нумерация.
  4. Временной период: с момента вступления в силу до истечения срока действия.
  5. Код. предполагает написание номеров подразделений в том порядке, который поможет определить значимость, подчиненность и структуру всей организации.
  6. Наименование должностей. Обязанность обращаться к классификатору должностей и профессий закреплена для организаций с вредными и опасными для жизни условиями труда, а также для государственных учреждений, для остальных таких критериев нет.
  7. Оклад или тарифная ставка. Они устанавливаются в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.

Важно следить за соответствием такому показателю как МРОТ (минимальный размер оплаты труда), он изменчив и закреплён законодательно.

  • Количество штатных единиц, приходящихся на каждую занимаемую должность. Работодатель имеет право указывать не только целую единицу, но и дробную (0,5; 0,25; 0,75). Такая потребность возникает в случае неполного рабочего дня, неполной занятости, сезонности работ, совмещении (внешнем или внутреннем).
  • Надбавки и премии, если таковые предусмотрены. Они необходимы для стимулирования работников и поощрения за заслуги в трудовой деятельности, могут быть указаны в виде фиксированной суммы или выражены в процентах от оклада.
  • Итоговые значения: общее количество штатных единиц, суммарная оплата труда, средняя заработная плата, приходящаяся на одну штатную единицу.

    Возможность заполнить графу «всего» появляется, если оклады и надбавки указаны исключительно в рублях, без применения процентов и коэффициентов.

    Подробную инструкцию, как сделать новое штатное расписание, вы найдете тут.

    Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

    Об утверждении штатного расписания на год читайте здесь, а в этой статье вы найдете бланк и описание документа.

    Изменение документа

    На практике изменению штатное расписание подвергается при следующих обстоятельствах:

    • Сокращение или увеличение штата в количественном выражении.
    • Повышение или уменьшение оклада, надбавки, премии.
    • Введение новых должностей или ликвидация старых.

    Новое штатное расписание или его изменение влечёт за собой создание приказа по основной деятельности, который утверждается аналогично первично созданному.

    В случае введения режима сокращенного рабочего времени для определенного человека необходимо в индивидуальном порядке сократить количество часов в день или в смену, которые человек должен отработать, ввести неполную рабочую неделю или применить оба способа.

    Такой режим работы может быть установлен в связи с решением работодателя, обращением сотрудника или по согласию сторон.

    Сотрудник имеет право выразить желание уменьшить рабочее время, что может быть связано с личными или семейными обстоятельствами, при которых он просто не может работать по ранее утвержденному графику. Для этого целесообразно написать личное заявление, принять и утвердить приказ, заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, следовательно при этом необходимо изменить и штатное расписание.

    Сроки хранения

    Ввиду принадлежности документа к типовым управленческим, срок его хранения, как установило Федеральное архивное агентство, составляет три года после утраты им своей силы.

    Таким образом, штатное расписание не только отражает фактическое наличие рабочих кадров, но и потребность в них, дает возможность смотреть на перспективу, вносить соответствующие коррективы и всегда иметь оптимальную структуру в своём предприятии.

    Полезное видео

    Из видео узнаете, как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Как правильно составить штатное расписание в 2019 году

    Что это такое

    Штатное расписание, или сокращенно ШР, — это локальный нормативный акт, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Разрабатывается, как правило, на основании унифицированной формы Т-3 (образец заполнения мы приводим в этой статье). В штатном расписании, кроме наименования профессий и должностей, указывается размер заработной платы по каждой из них.

    Скачать штатное расписание на 2019 год вы сможете ниже, а сейчас поговорим, что оно собой представляет.

    Как уже сказано, форма штатного расписания (2019) может быть утверждена по стандартной унифицированной форме, но это не значит, что работодатель стеснен данной формой. Руководитель предприятия может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему. Если он не хочет заниматься разработкой сам, он может поручить это ответственному лицу, например бухгалтеру.

    Образец штатного расписания на 2019 год, скачать

    Обратите внимание, в рассматриваемом документе в обязательном порядке должны быть:

    • наименование подразделения;
    • наименование должностей;
    • количество штатных единиц;
    • размер оклада;
    • надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

    Скрывать какие-либо сведения в ШР нельзя. Если единица есть, она обязательно указывается в форме. Образец заполнения штатного расписания на 2019 год вы сможете увидеть ниже.

    Для чего нужно штатное расписание в организации

    Данный локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

    • дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
    • используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
    • полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
    • необходим при взаимодействии с проверяющими органами. Его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках: отсутствие может быть рассмотрено как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
    • требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

    Образец штатного расписания на 2019 год: оформляем по всем правилам

    Шаг 1. Заполняем шапку

    Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год, либо просто пишут, что он применяется с такой-то даты, без указания терминального срока.

    Шаг 2. Указываем штатные единицы

    Здесь вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в фирме. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание, что если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который дает право на досрочное назначение пенсии, то в этом документе наименование должности или профессии должны быть строго идентичными профстандарту или списку.

    Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки

    Указываем цифры. Обратите внимание, что если у вас используются только оклады, как, например, в данном образце, то разделы надбавки и компенсации не заполняются. Пускай вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.

    Шаг 4. Подписываем

    Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих сможет расписаться и один, например, тот же бухгалтер.

    Шаг 5. Утверждаем

    Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

    Когда составляется и как внести изменения

    Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

    Изменения вносятся, как правило, в случае:

    • переименования структурных подразделений или должностей,
    • изменения оклада,
    • при реорганизации предприятия,
    • в случае сокращения численности или штата работников.

    Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные штатные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению согласно соответствующим статьям ТК РФ.

    Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания может быть указана одна из следующих причин:

    • усовершенствование организационной структуры компании;
    • улучшение работы отдельных структурных подразделений;
    • реорганизация компании;
    • расширение или сокращение компании;
    • изменение законодательства;
    • оптимизация организационных процессов;
    • планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
    • устранение дублирования функций.

    Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

    Обязательно ли использовать образец штатного расписания

    В настоящее время наличие этого документа обязательно, согласно ТК РФ, где оно упоминается дважды: в статье 15, содержащей определение трудовых отношений, и в статье 57, согласно которой важным условием трудового договора является трудовая функция, а именно работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Поэтому образец, как правильно составить штатное расписание 2019 года, вам пригодится в работе.

    Как составить штатное расписание по форме Т-3?

    Штатное расписание – это локальный корпоративный документ, определяющий и оформляющий штатную структуру организации, который часто не принимается во внимание начинающими предпринимателями, потому что Российское законодательство якобы лояльно относится к данному документу и к вопросу о его составлении.

    Однако это не более чем миф. В данной статье мы рассмотрим все законодательные вопросы, связанные со штатным расписанием в РФ, рассмотрим виды и подвиды данного типа документов, примеры заполнения, а также узнаем самое основное: как правильно составить штатное расписание?

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

    Подвиды штатного расписания

    Для чего нужно штатное расписание читайте в нашей статье.

    Для ООО

    Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:

    Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.

    Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.

    Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.

    Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.

    Графа 3 «должность (профессия, специальность), ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.

    Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.

    Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.

    Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.

    Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

    Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).

    (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

    Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.

    Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.

    Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.

    Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.

    Пример штатного расписания для производственного предприятия.

    (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

    Для бюджетной организации

    Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам.

    Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.

    Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией, регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.

    (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

    Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.

    В п.35 “рекомендаций” рекомендуется создание целостного штатного расписания в организации, вне зависимости от характера финансовой активности подразделений организации.

    Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.

    Для индивидуального предпринимателя

    В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет, в отличие от бюджетных учреждений и ООО.

    Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие — оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.

    (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

    Заключая с сотрудником трудовой договор предприниматель учитывает его трудовые должностные обязательства, соответствующие штатному расписанию (статья 57 Федерального Трудового кодекса).

    ИП, в ведомстве которого отсутствует штатное расписание, может быть расценен нарушителем трудового законодательства и оштрафован от одной до пяти тысяч рублей.

    Унифицированная форма Т3 – как правильно заполнить?

    Стандартная форма №Т3 “Штатное расписание” подтверждена распоряжением Госкомстата Российской федерации от Пятого Января 2004 года №1. Как правило при оформлении штатного расписания используется эта форма.

    Шаблон штатного расписания в формате WORD можете скачать здесь.

    Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.

    Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.

    (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

    Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.

    Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.

    Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).

    Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.

    Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?

    Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.

    Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.

    При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.

    Кто составляет штатное расписание?

    Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?

    В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

    Также руководством может быть составлен приказ, перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.

    В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.

    Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.

    Структура штатного расписания и срок действия

    В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

    Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

    Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

    Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

    Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

    С чего начать – порядок оформления

    Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

      Издается приказ о разработке проекта документа.

    В случае, если руководство компании перекладывает обязательство о составлении документа на сотрудника компании, у которого в трудовом соглашении отсутствуют какие-либо условия, касающиеся этого вопроса, то в таком случае данный субъект может быть уполномочен с помощью специального распоряжения (приказа), касающегося его основной трудовой деятельности.

    Пример приказа о переложении на сотрудника обязательств:

    ПРИКАЗ

    О передаче полномочий и обязательств по разработке плана штатного расписания из-за срочной потребности организации в штатном расписании.

    Уполномочить настоящего зам. ген. директора Фёдорова И. А. выступить в качестве формирующего штатное расписание лица.

    Согласовать данный план расписания с руководством структурных подразделений.

    Определить и утвердить период окончательного формирования штатного расписания до 02.12.17.

    При ее создании используются все локальные нормативные акты предприятия.

    Разрабатывается проект штатного расписания, за основу принимается структура предприятия.

    К примеру, для разработки документа для проектной организации можно использовать следующую структуру:

  • Проект документа согласовывается с руководителями подразделений.
  • Издается приказ об утверждении и введении документа в действие.

  • Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
  • к содержанию ↑

    Правила и инструкция заполнения

    Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.

    Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.

    В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.

    Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.

    Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.

    Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

    Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

    То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.

    Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

    В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.

    Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.

    Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:


    Это быстро и бесплатно !

    Как составить штатное расписание, образец заполнения формы Т-3

    Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.

    Что такое штатное расписание

    Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.

    В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.

    На основании чего заполняется

    При заполнении штатного расписания рекомендуется руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20).

    Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

    Ответственный за составление

    Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.

    Ознакомление с данным документом

    Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.

    Основные требования

    Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

    Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.

    В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

    Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП

    Реквизиты

    • полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
    • ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
    • номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
    • дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
    • указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
    • в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

    Бланк штатного расписания 2020 года

    Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.

    Скачать бланк штатного расписания на 2020 год (форма Т-3) можно ЗДЕСЬ (файл Excel).

    Порядок заполнения формы Т-3

    Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

    К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.

    Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

    Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.

    Графа 2 «Код подразделения»

    Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.

    Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

    Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.

    Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.

    Графа 4 «Количество штатных единиц»

    Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.

    Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.

    Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.

    Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

    Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.

    Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.

    Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»

    Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:

    • надбавка за работу в ночное время;
    • уборка санузлов;
    • северные надбавки;
    • прочие доплаты и надбавки.

    В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).

    Графа 9 «Всего в месяц»

    Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.

    Графа 10 «Примечание»

    Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)

    Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.

    Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

    Образец заполнения формы Т-3 можно скачать ЗДЕСЬ (файл Excel).

    О чем следует помнить

    При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).

    То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.

    Кто подписывает

    Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.

    Сроки и место хранения

    Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

    Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

    Внесение изменений

    Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

    Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий по сокращению. В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

    Итоги

    Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

    Прочитав эту статью вы узнаете как назначить ответственного за пожарную безопасность.

    Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С:

    Штатное расписание на 2020 год

    В соответствии с Трудовым кодексом иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на этот материал и рассмотрим, как выглядит штатное расписание, подробнее.

    Для чего составляют «штатку»

    В первую документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

    На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

    На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета.

    Когда разрабатывается и какие сведения содержит

    Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

    Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

    Перечень обязательных сведений, которые обязательно включить в этот локальный акт, является небольшим:

    • структурные подразделения;
    • должности;
    • сведения о количестве штатных единиц;
    • должностные оклады;
    • месячный фонд заработной платы.

    Если компания решила разработать свою форму расписания, то такой шаблон не должен противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

    Порядок принятия штатного расписания

    Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

    • Устав;
    • утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
    • учетную политику;
    • профессиональные стандарты;
    • расчеты месячных должностных окладов;
    • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

    Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

    Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

    Важные нюансы

    При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение ( постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

    Другая сложность возникает, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

    Внештатные сотрудники

    Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

    Порядок внесения изменений

    Изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:

    • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
    • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
    • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
    • изменением окладов;
    • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

    Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Д ата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2010). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

    Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

    Заполнение формы Т-3

    Рассмотрим образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 строительной организации, в которой 11 штатных единиц.

    Показанный в качестве иллюстрации пример штатного расписания является приблизительным, в документ при наличии включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

    Читайте также:  Северный стаж для выхода на пенсию для мужчин и женщин – какой должен быть
    Ссылка на основную публикацию